Sabtu, 22 Maret 2014

Materi akuntansi fungsi permintaan



       BAB IX
       SISTIM AKUNTANSI PEMBELIAN

      SISTIM AKUNTANSI PEMBELIAN :

SISTIM AKUNTANSI PEMBELIAN :
          Digunakan Perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan , baik pembelian local dari pemasok dalam negri maupun pembelian import dari pemasok luar negri.
      SISTIM AKUNTANSI PEMBELIAN
       FUNGSI YANG TERKAIT :
          Fungsi gudang
          Fungsi pembelian
          Fungsi penerimaan
            Fungsi akuntansi
      FUNGSI YANG TERKAIT :

Fungsi gudang
         Betanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan menyimpan barng yang diterima dari fungsi penerimaan.( untuk barang yang langsung dipakai permintaan diajukan oleh pemakai barang tanpa diselenggarakan persediaan )

Fungsi pembelian
         Bertanggung jawab untuk memproleh informasi harga barang, menentukan pemasok , dan mengeluarkan order pembelian kpd pemasok yang dipilih

      FUNGSI YANG TERKAIT :

Fungsi penerimaan
         Bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis,mutu dan kuantitas barang yang diterima guna untuk mementukan diterima tidaknya barang tersebut oleh perusahaan.  Selain itu juga bertanggung jawab atas pengembalian barang dari transaksi return penjualan.

Fungsi akuntansi
         Pencatat utang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar, dan diarsip sbg dokumen sumber yang berfyngsi sbg catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sbg buku pembantu utang.
         Pencatat persediaan bertanggung jawab mencatat Hg Pokok Persed. yang dibeli kedalam Kartu Persediaan.


          Secara grs besar transaksi pembelian mencakup prosedur sbb.
          Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian
          Fungsi pembelian minta penawaran hrg dari berbagai pemasok
          Fungsi pembelian menerima penawaran hrg dr berbagai pemasok dan menentukan pemilihan pemasok
          Fungsi pembelian membuat order pembelian kpd pemasok yng dipilih
          Fungsi penerimaan menerima dan memeriksa brng yng dikirim oleh pemasok
          Fungsi penerima menyerahkan barang ke fungsi gudang unt disimpan
          Fungsi penerima melaporkan penerimaan barang kpd fungsi akuntansi
          Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok, dan atas dasar faktur tsb dicatat kewajiban yg timbul dari transaksi pembelian tsb

       JARINGAN PROSEDUR DALAM SISITIM AKUNTANSI  PEMBELIAN ( Gmb. 9.1 )
          Prosedur permintaan pembelian
          Bila brg perlu disimpan fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kpd fungsi pembelian
          Bila brg tak perlu disimpan, fungsi pemakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
          Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
          Fungsi pembelian mengirim surat permintaan penawaran hg kpd pemasok untuk memperoleh informasi ttg harga, dan berbagai syarat pembelian untuk pemilihan pemasok.
          Bisa dengan cara:
          Dengan  pengadaan langsung, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian  tanpa melalui penawaran harga.
          Penunjukan langsung , fungsi pembelian mengirimkan permintaan penawaran harga kpd paling sedikit tiga pemsok sbg bahan pertimbangan untuk dipilih
          Dengan lelang, yang dilakukan oleh panitia lelang yang diikuti oleh beberapa pemasok yang jumlahnya terbatas. 
          Prosedur order pembelian
          Fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitaukan kpd fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang dan fungsi pencatat utang mengenai order pembelian yang dikeluarkan.
          Prosedur penerimaan barang
          Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,kuantitas dan  mutu barang yang diterima dari pemasok, dan membuat laporan penerimaan barang.
          Prosedur pencatatan utang
          Fungsi akuntansi memeriksa dokukumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan catatan utang atau mengarsip dokumen sbg catatan utang.
          Prosedur distribusi pembelian
          Mendistribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
       JARINGAN PROSEDUR DALAM SISITIM AKUNTANSI  PEMBELIAN
Prosedur permintaan pembelian
          Bila brg perlu disimpan fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kpd fungsi pembelian
          Bila brg tak perlu disimpan, fungsi pemakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
          Fungsi pembelian mengirim surat permintaan penawaran hg kpd pemasok untuk memperoleh informasi ttg harga, dan berbagai syarat pembelian untuk pemilihan pemasok.
          Bisa dengan cara:
          Dengan  pengadaan langsung, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian  tanpa melalui penawaran harga.
          Penunjukan langsung , fungsi pembelian mengirimkan permintaan penawaran harga kpd paling sedikit tiga pemsok sbg bahan pertimbangan untuk dipilih
          Dengan lelang, yang dilakukan oleh panitia lelang yang diikuti oleh beberapa pemasok yang jumlahnya terbatas. 

       JARINGAN PROSEDUR DALAM SISITIM AKUNTANSI  PEMBELIAN
Prosedur order pembelian
         Fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitaukan kpd fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang dan fungsi pencatat utang mengenai order pembelian yang dikeluarkan.

Prosedur penerimaan barang
         Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,kuantitas dan  mutu barang yang diterima dari pemasok, dan membuat laporan penerimaan barang.

       JARINGAN PROSEDUR DALAM SISITIM AKUNTANSI  PEMBELIAN
Prosedur pencatatan utang
        Fungsi akuntansi memeriksa dokukumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan catatan utang atau mengarsip dokumen sbg catatan utang.

Prosedur distribusi pembelian
        Mendistribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

     

INFORMASI YANG DIPERLUKAN MANAJEMEN


        Jenis persediaan yang mencapai titik pesanan kembali ( reorder point )
        Order pembelian yang dikirim kpd pemasok
        Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
        Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
        Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
        Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian
      DOKUMEN YANG DIGUNAKAN :

       Surat permintaan pembelian
       Surat permintaan penawaran harga
       Surat order pembelian
       Laporan penerimaan barang
       Surat perubahan order
       Bukti kas keluar
      DOKUMEN YANG DIGUNAKAN :

Surat permintaan pembelian
         Formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis,jmh dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut, dan terdiri dari 2 lbr untuyk fungsi pembelian dan fungsi yang meminta barang.

Surat permintaan penawaran harga
         Digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tdk berulang-ulang serta jml.harganya besar.
      DOKUMEN YANG DIGUNAKAN :

Surat order pembelian
          Untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.yang terdiri dari berbagai tembusan :
          SOP lbr 1, dikirim ke pemasok sbg lembar resmi perusahaan
          Tembusan pengakuan oleh pemasok, yaitu tembusan ( lbr 2 ) yang dimintakan tanda tangan oleh pemasok dan dikirimkembali ke perusahaan sbg bukti telah diterima dan disetujui order pembelian, kesanggupan pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen
          Tembusan bagi unit peminta barang, dikirim kpd fungsi yang meminta pembelian bhw brg telah dipesan
          Arsip tanggal penerimaan, disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan yang diharapkan.
          Arsip pemasok, disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sbg dasar informasi mengenai pemasok.
          Tembusan fungsi penerimaan, dikirim ke fungsi penerimaan sbg otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu  kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen tsb.
          Tembusan fungsi akuntansi, dikirim ke fungsi akuntansi sbg salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian
      DOKUMEN YANG DIGUNAKAN :

Laporan penerimaan barang
         Dibuat oleh fungsi penerimaan, untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi ,mutu,dan kuantitas seperti yang tercantum dlm surat pembelian.

Surat perubahan order
         Dokumen ini dibuat apabila terjadi perubahan atas order pembelian baik mengenai kuantitas,jadwal penyerahan maupun spesifikasi. ( dibuat dlm lembar dan distribusi yg sama  dengan surat order )

Bukti kas keluar
         Dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian, dan berfungsi sbg perintah pengeluaran kas untuk membayar utang kpd pemassok,sbg surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

      CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
         Register bukti kas keluar
         Digunakan apabila perusahaan mencatat utang dengan  menggunakan voucher payable procedure
         Jurnal pembelian
         Digunakan apabila perusahaan mencatat utang dengan menggunakan account payable procedure.
         Kartu utang
         Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang , apabila perusahaan menggunakan account payable account. Apabila menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sbg catatan utang arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
         Kartu persediaan
         Digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.


0 komentar:

Posting Komentar

Posting Kami