Materi Pengendalian

•         Peta pembelajaran
“Pengendalian”

•         Peta pembelajaran
“Metode Pengendalian”

•        PENGENDALIAN

•         Pengendalian è Proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan

•         Tujuan pengendalian

–    Pengendalian membantu manajer memonitor keefektifan aktivitas perencanaan, pengeorganisasian, dan kepemimpinan mereka.

–    Bagian terpenting dari proses pengendalian adalah mengambil tindakan korektif yang diperlukan

•       Langkah-langkah pengendalian

•        Langkah-langkah dalam proses pengendalian

•             Tetapkan standar

•             Ukur prestasi kerja

•             Evaluasi kinerja

•             Tindakan korektif/evaluasi standar

•       Penentuan standar

•           Standar-standar fisik

–         Meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas produk

•           Standar moneter

–         Yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.

•           Standar-standar waktu.

–         Meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan

•       Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

•             Berapa kali pelaksanaan harus diukur ? (jam, hari, minggu, bulan, tahun) è siapkan jadwal

•             Dalam bentuk apa pengukuran dilakukan (lap tertulis, inspeksi visual, melalui telepon)

•             Siapa yang akan terlibat?, manajer/staff departemen/karyawan/dll.

•             Pengukuran sebaiknya mudah dilaksanakan, tidak mahal, dapat diterangkan kepada karyawan

•       Pengambilan Tindakan Koreksi

•          Mengubah standar mula-mula (mungkin terlalu tinggi atau terlalu rendah)

•          Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri)

•          Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.

•       Langkah-langkah dalam pengendalian

Contoh

•                 Min.Prod. 100 unit/employee

•                 Metode ukur è Unit

•                 Evaluasi

–        Cukup 100 unit è sesuai

–        Tidak cukup 100 unitè koreksi

•                  Apa yang salah?

–        Koreksi standarnya, apakah harus  diturunkan?

•       Tipe-tipe pengawasan

•       Tipe pengawasan

•        Feedforward control

–    Kesempatan untuk memperbaiki aktivitas sebelum dilaksanakan.

•        Concurent control

–    Mengawasi dan mengendalikan aktivitas pada saat dilaksanakan.

•        Feedback control

–    Memberi masukan terhadap aktivitas yang telah dilakukan.

•       Perlunya pengendalian

•                 Memonitor perubahan

•                 Apakah rencana sesuai hasil/kesalahan-kesalahan?

•                 Menambah nilai/daya saing

•                 Mempermudah delegasi dan kerja tim

•         Karakteristik-karakteristik Pengawasan Efektif

•               Akurat

•               Tepat waktu

•               Objektif dan menyeluruh

•               Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik

•               Realistik secara ekonomis

•               Realistik secara organisasional

•               Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi

•               Fleksibel

•               Bersifat sebagai petunjuk dan operasional

•               Diterima para anggota organisasi

•         Karakteristi-karakteristik Pengawasan Efektif

•               Akurat

–             Secara tepat mengukur apa yang hendak diukur, (ukuran, besaran, pencapaian, dsb)

–             Misal : untuk  mengukur produktivitas karyawan, yang harus diukur adalah output yang dihasilkan, bukan jumlah hadir.

•               Tepat waktu

–             Setiap aktivitas memiliki batas waktu, maka akan diukur pada waktu yang tertentu.

–             Misal : batas waktu, kecepatan produksi, kinerja pegawai, kalibrasi alat, kepuasan pelanggan, dll.

•               Objektif dan Menyeluruh

–             Fokus pada objek pengawasan dan menyeluruh pada aktivitas terkait

•         Karakteristi-karakteristik Pengawasan Efektif

•               Terpusat pada titik pengawasan strategis

–             Fokus pada titik pengawasan strategis.

–             Misal : pada aktivitas produksi, titik pengawasan strategis pada menjaga mutu.

•               Realistik secara ekonomis

–             Biaya; setiap aktivitas akan menimbulkan biaya.

•               Realistik secara organisasi

–             Sumber daya yang digunakan

•       Metoda Pengendalian

•       Metode pengendalian

•         Kualitatif

–     Pengamatan (Control by observation)

–     Inspeksi teratur dan langsung

–     Pelaporan Lisan dan Tertulis

–     Evaluasi pelaksanaan

–     Diskusi antara manajer dan bawahan

•         Kuantitatif

–     Anggaran (budget): PPBS, ZBB, HRA

–     Audit: Internal, Eksternal, Mgt Audit

–     Analisa BEP

–     Analisa rasio

–     Bagan dan teknik penjadwalan

•       Observasi

•         Tanpa sepengetahuan objek

•         Memantau item-item indikator yang menjadi pencapaian kinerja

–     Misal : Produksi, Perilaku karyawan,

•         Bisa dengan menugaskan orang lain yang tidak diketahui/dikenal oleh subjek yang diobservasi

•         Bisa dilakukan dengan : wawancara informal (mengobrol), merekam aktivitas produksi, dll.

•        CONTOH ANGGARAN

Anggaran adalah Laporan formal sumber daya-sumber daya keuangan yang disisihkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu selama periode waktu yang ditetapkan

Anggaran Pembelian 2008

• Mobil dinas (1 Buah)  Rp        100.000.000

• Komputer 10 Unit (@ 4 Jt)     Rp          40.000.000

• Alat Tulis Kantor         Rp          20.000.000

• Mesin baru     Rp          50.000.000

•Total Anggaran 2008   Rp        200.000.000

•        Metode pengendalian kuantitatif
(Analisis BEP)

•         Contoh Rasio Keuangan

•       Sekian
dan Terimakasih

•       Latihan

•       Jelaskan bagaimana pengawasan dapat dijadikan alat untuk memonitor perubahan!

•       Bagaimana akuratdan tepat waktu menjadi karakteristik pengawasan yang efektif!