Jul 16 Materi Sistem Informasi Akuntansi terbaru

žSistem informasi akuntansi
disajikan pada pelatihan pegawai
badan pemeriksa keuangan

ž Oleh:

ž Ririn wulandari, se, mm

ž Gambaran umum sia

ž Sia adl kesatuan struktur dalam entitas bisnis, misalnya prsh yg menggunakan sumberdaya fisik dan komponen komponen lain (teknologi inf) untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi

ž Tujuan sia adl:

•                       Unt mendukung operasi prsh

•                       Untk mendukung pengambiln keptsn mgr

•                       Unt memenuhi kewj berhub dg kepemilikan prsh

ž Gambaran umum sia

ž Fungsi fungsi dlm sia:

•                       Pengumpulan data

•                       Pemeliharaan data

•                       Manajemen data

•                       Pengendalian data

•                       Pembuatan laporan

ž Gambaran umum sia

ž Sia

      input               proses                   output

ž Pemakai sia:

•                       Pemakai internal, misalnya manajer

•                       Pemakai eksternal, misalnya pelanggan dan pemasok

ž Tipe penugasan penyusunan sistem akuntansi

ž Penugasan umum (general assignment)

•                       Menyusun organisasi

•                       Menyusun prosedur penysn anggaran

•                       Menyusun subsistem akuntn

•                       Menyusun subsistem penjualan atau sub sistem lainnya

ž Penugasan khusus  (special assignment)

      hanya menyusun sebagian dr sistem akuntansi dlm prsh, misalnya hanya menyusun subsistem logistik saja

ž Pengembangan sia

ž Pendekatan pengembangan

•                       Pendekatan top down vs bottm up

•                       Pendekatan in house vs outsourcing

•                       Pendekatan rekayasa ulang (reengineering)

•                       Pendekatan prototipe

ž Pengembangan sia

ž Siklus pengembangan sia

•                       Perencanaan sistem

•                       Analisis sistem

•                       Rancangan sistem

•                       Seleksi sistem

•                       Implementasi sistem

•                       Operasi sistem

ž Jenis sia

ž Sia manual

      input               proses                   output

                             (manual)

ž Sia terkomputerisasi

      input               proses                   output

                             (komputer)

ž Perbandingan sia manual dan komputerisasi

ž Manual

•                    Transaksi  biasa  & tdk sering

•                    Menetapkan tuj & penalaran pembuatan keputusan

•                    Masalah baru

•                    Pengawasan pegawai

•                    Membuat keputusan strategis dan kompleks

ž Komputerisasi

•                    Mengumpulkan & mengolah trans rutin dlm volume besar

•                    Menyimpan data & inf dlm jml besar

•                    Mengawasi & mengendalikan proses berkelanjutan

žBagan alir

ž Bagan alir data (data flow diagram)

žBagan alir dokumen

ž Bagan alir data
(data flow diagram)

ž Bagan alir data adl: suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses unt mengolah data dlm suatu sistem

     

      digunakan unt menyederhanakan prosedur atau sistem

•                       Gambaran sistem sec menyeluruh lebih mudah diperoleh

•                       Perubahan sistem lebih mudah

•                       Identifikasi kelemahan2 dlm sistem

•                       Dokumentasi sistem akuntansi

     

žDaftar simbol bagan alir data

ž Proses

ž Aliran

ž Penghubung

žSumber atau tuj

¤ Pengolahan data

ž  Aliran material

ž             

ž  Aliran data      

¡   hal lain

ž  Hal sama

                     barang

¡                                                          data pengiriman

¡              packing slip

ž          pesanan                     data pesanan

¡                                       

ž         

§  Faktur                                                        data faktur penj 

§  Pemabayaran                           penj

ž Bagan alir data

ž Aturan dasar pembuatan bagan alir

•                       Dimulai dr pojok kiri. Dr kiri ke kanan, atas ke bawah

•                       Gambaran yg jelas dan urut

•                       Simbol digunakan sec konsisten

ž Bagan alir dokumen
(dokument flowchart)

ž Bagan alir dokumen adl: suatu model yg menggambarkan aliran formulir yang ada pada prosedur atau sistem

      digunakan unt menyederhanakan prosedur atau sistem:

•                        Gambaran sistem sec menyeluruh lebih mudah diperoleh

•                        Perubahan sistem lebih mudah

•                        Identifikasi kelemahan2 dlm sistem

•                        Dokumentasi sistem akuntansi

     

ž Daftar simbol bagan alir formulir

§  Dokumen, nama dokumen dicantumkan di bag

§  Tengah

§  Dokumen dg tembusan

§  Catatan akuntansi, mis penjurnalan, posting

§  Penghubung hal yg sama

§  Penghubung hal yg berbeda

žDaftar simbol bagan alir formulir

§ Kegiatan manual, mis menerima pesanan, mengisi formulir

§ Arsip sementara

§ Arsip permanen

§ Ya           pengambilan keputusan

§ Tidak

ž  Bagian p

ž Sistem pengendalian
internal

ž Spi adl struktur, urutan pekerjaan, alat yang digunakan oleh manajemen untk menyediakan tingkat keamanan yg wajar agar tujuan tercapai

ž Tujuan spi:

•                       Efektifitas dan efisiensi

•                       Reliabilitas output

•                       Kepatuhan thd kebijakan mgt

•                       Menjaga aset perusahaan

•                       Akurasi dan reliabilitas data akuntansi

ž Unsur spi

ž Struktur organisasi yg memisahkan tanggungjawab fungsional secara tepat

ž Sistem wewenang dan prosedur yang baik

ž Praktek yg sehat didalam menjalankan tugas dan fungsi fungsi

žKecakapan dan loyalitas pegawai

ž Klasifikasi pengendalian

ž Klasifikasi menurut cara penanganan thd resiko:

•                       Pengendalian preventif

•                       Pengendalian detektif

•                       Pengendalian korektif

ž    Klasifikasi menurut setting:

•                       Pengendalian umum

•                       Pengendalian aplikasi

ž Spi umum

ž Struktur organisasi, hub antara kary dan bagiannya, pemisahan fungsi

ž Pengendalian dokumentasi

ž Pengendalianperangkat keras

ž Pengendalian keamanan fisik

ž Pengendalian keamanan data

žPengendalian komunikasi

ž Pengendalian aplikasi (application control)

ž Pengendalian masukan (input control), unt menyakinkan bhw data trans valid, lengkap, bebas dr kesalahan:

•                       Data capture

•                       Data preparation (penyiapan data)

•                       Data entry

ž Pengendalian aplikasi (application control)

ž Pengendalian pengolahan (processing control):

•                       Penyusunan, persortiran atau penggabungan, sebelum atau sesudah proses

•                       Pemrosesan transaksi, yi memproses data menjadi inf

•                       Perubahan file (file updating), yi mengubah data dlm file

ž Pengendalian aplikasi (application control)

ž Pengendalian pengeluaran (output control): menjamin ketelitian hasil dr data yg diproses & menjamin bahwa keluaran tsb hanya diterima oleh pihak yg berhak

ž `                    

§          rerangka sistem akuntansi

§           sumber: mulyadi: “sistem akuntansi”, hal 19

žKerangka sistem akuntansi pokok

ž Bukti trans          jurnal           lap keu

                                     bb & bp

    (input)                 (proses)          (output)

ž Sistem akuntansi pokok terdiri dari: klasifikasi rekening, buku besar, jurnal dan bukti transaksi

ž Klasifikasi dan kodifikasi

ž Metode kodifikasi:

•                       Kode urut nomor, mis: dimulai dr 0001 sampai dg 9999. Digunakan unt nomor dokumen

•                       Kode kelompok, mis: 1 aktiva, 11 aktiva lancar; 111 kas dan bank; 1111 kas               

•                       Kode blok, mis: 100 – 199 aktiva, 200 – 249 utang

•                       Kode desimal

•                       Kode mnemonik, mengkombinasikan huruf dg angka

•                       Kode bar, terdiri dari 5 digit pertama kode prsh; 5 digit kedua merupakan kode produk          

ž
buku besar & buku pembantu

ž Pertimbangan perencanaan dan perancangan bb & bp:

•                       Ukuran prsh

•                       Jumlah karyawan bag akuntansi

•                       Susunan  organisasi

ž Jurnal dan posting

ž Faktor yg perlu dipertimbangkan:

•                       Jumlah pegawai dan susunan org di bag akuntansi

•                       Jumlah rekening dan klasifikasi

•                       Jenis dan frekuensi transaksi

ž Jurnal dan posting

ž Metode jurnal dan posting: (manual)

•                       Metode tangan (pen & ink): setiap transaksi dicatat ke jurna, sec periodik jurnal diposting ke bb dan bp.

•                       Metode langsung (direct posting): bukti transaksi lgs diposting ke rekening buku pembantu setiap hr dan sec periodik jurnal & bp diposting ke bb

•                       Metode tanpa buku pembantu (ledgerless bookkeeping): jurnal diposting ke bb tanpa bp. Sbg pengganti bp digunakan map unt arsip.

ž Sistem akuntansi pokok
komputerisasi

ž Input:

•                        Data dicatat ke bukti transaksi, diubah sesuai dg komputer

•                        Data dicatat dg alat atau dimasukkan ke komputer melalui terminal

ž Proses (jurnal & bb& bp) dg komputerisasi

•                        Terminal entry/on line processing

•                        Terminal entry/batch processing

•                        Batch entry/batch processing

ž Formulir

ž Jenis formulir:

•                       Formulir satu set

•                       Formulir continues

•                       Formulir tanpa karbon

•                       Formulir dg tinta magnetis, dpt dibaca lgs oleh alat input yg diproses dg komputer

•                       Formulir optical character recognition (ocr), kode bar dpt dibaca oleh alat ini

•                       Turn around documents, berbentuk kartu plong atau ocr

ž Formulir

ž Faktor yg dipertimbangkan dlm merancang formulir:

•                       Nama formulir

•                       Nama perusahaan

•                       Nomor identifikasi

•                       Instruksi

•                       Ukuran spasi

•                       Judul bagian formulir

•                       Rancang kotak

•                       Kelompok dan urutan

•                       Ukuran

•                       Kualitas dan jenis kertas

•                       Nomor urut tercetak

•                       Formulir edp

•                       Penentuan otoritas dan akuntabilitas

•                       Tembusan formulir

ž Siklus pendapatan dan
penerimaan

ž Terdiri dari: sistem pengolahan penjualan & sistem pengolahan penerimaan kas.

ž Tujuan:

•                        Mencatat order penjualan dg tepat dan akurat

•                        Melakukan verifikasi kelayakan kredit pelanggan

•                        Mengirimkan produk atau jasa sesuai permintaan

•                        Menagih produk atau jasa pd waktunya dan dg benar

•                        Mencatat dan mengklasifikasi penerimaan kas dg benar dan akurat

•                        Memposting penjualan dan penerimaan kas dg rek pelanggan di rek piutrang usaha

ž Siklus pendapatan dan penerimaan

ž Input data: data berasal dari penjualan dan transaksi penerimaan kas: order penjualan, persetujuan order, packing slip, nota pengiriman, retur penjualan, memo kredit, aplikasi kredit & penerimaan cash register

ž Proses: manual dan komputerisasi. Komputerisasi dpt dg pendekatan on line dan batch

ž Output: lap dan daftar operasional, lap di layar komputer

žLap manajerial periodik

ž Siklus pendapatan dan
penerimaan

ž Manajemen data: file file yg perlu dirancang:

ž Pendekatan berorientasi file

•                       File master pelanggan

•                       File master piutang usaha

•                       File master persediaan

•                       File master persediaan

•                       File transaksi order penj

•                       File transaksi tagihan penj

•                       File transaksi penerimaan kas

•                       File refernce data pengiriman

•                       File wiraniaga

•                       File histori penj

Pendekatan berorientasi data base

ž    Data diorganisir dlm struktur record atau tabelternormalisasi

ž Siklus pembelian dan pengeluaran

ž Meliputi dua sistem yaitu: sistem pengolahan pembelian dan sistem pengeluaran kas

ž Tujuan:

•                       Memastikan brg & jasa diorder sesuai

•                       Menerima brg dan memferifikasi

•                       Menjaga barang sampai diperlukan

•                       Menentuka tagihan brg dan jasa

•                       Mencatat dan mengklarifikasi pengel dg benar

•                       Memposting utang dan pengel kas ke rek pemasok dg tepat

•                       Memastikan semua pengel

•                       Mencatat dan mengklasifikasikan pengel kas dg benar dan akurat

ž Siklus pembelian dan pengeluaran

ž Input data: permintaan pembeliaan,order pembelian, kartu persediaan

ž Pengolahan data: manual dan komputer

ž Output:

•                       Daftar dan lap operasional

•                       Lap di layar kom

•                       Lap manajerial periodik

ž Sia dg teknologi inf dan jaringan

ž Jaringan:

•                       Wide area network (wan), unt sec geografis berjarak jauh

•                       Jaringan terpusat

•                       Jaringan terdistribusi

•                       Local area network (lan), unt jangkauannya terbatas satu gedung. Disebut peer-to-peer yi konektifitas antar komputer

•                       Jaringan client/server

ž Sia dg teknologi inf dan jaringan

ž Topologi jaringan:

•                       Konfigurasi star, tiap workstation dihub server

•                       Ring, hub antar workstation sec tertutup

•                       Bus, hub antar workstation sec terbuka

ž Sia dg teknologi inf dan jaringan

ž Sistem /jaringan inter organisasional

•                       I-commerce (pemakaian internet unt pertukaran data elektronik) e-commerce (unt aplikasi perdag bisnis

•                       Pos/point of sales

•                       Sistem transfer data elektronik/ pin atm

•                       Sistem jaringan pertukaran data elektronik

ž Manajemen data

ž Sistem berorentasi file

žSistem berorentasi data base

ž Sistem berorentasi file

ž File berfungsi menyimpan data:

•                       Master file

•                       Transaction file

•                       History file

•                       Reference file

ž Sistem berorentasi data base

ž Hierarki data dlm sistem data base adl:

•                       Elemen data

•                       Record

•                       Data set (kumpulan record yg saling terkait)

•                       Database, struktur data sec keseluruhan yg terdiri dr beberapa data set yg memiliki relasi data

ž    Komponen sistem data base:

•                       Sistem manajemen data base (perangkat lunak unt berkomunikasi data)

•                       Data base adminisytrator (pengelola database: definisi data, penetapan struktur, aturan