Minggu, 30 Maret 2014

Materi Pengendalian

         Peta pembelajaran
“Pengendalian”

         Peta pembelajaran
“Metode Pengendalian”
        PENGENDALIAN
         Pengendalian è Proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan
         Tujuan pengendalian
    Pengendalian membantu manajer memonitor keefektifan aktivitas perencanaan, pengeorganisasian, dan kepemimpinan mereka.
    Bagian terpenting dari proses pengendalian adalah mengambil tindakan korektif yang diperlukan


       Langkah-langkah pengendalian

        Langkah-langkah dalam proses pengendalian
             Tetapkan standar
             Ukur prestasi kerja
             Evaluasi kinerja
             Tindakan korektif/evaluasi standar
       Penentuan standar
           Standar-standar fisik
         Meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas produk
           Standar moneter
         Yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
           Standar-standar waktu.
         Meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan
       Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
             Berapa kali pelaksanaan harus diukur ? (jam, hari, minggu, bulan, tahun) è siapkan jadwal
             Dalam bentuk apa pengukuran dilakukan (lap tertulis, inspeksi visual, melalui telepon)
             Siapa yang akan terlibat?, manajer/staff departemen/karyawan/dll.
             Pengukuran sebaiknya mudah dilaksanakan, tidak mahal, dapat diterangkan kepada karyawan
       Pengambilan Tindakan Koreksi
          Mengubah standar mula-mula (mungkin terlalu tinggi atau terlalu rendah)
          Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri)
          Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.
       Langkah-langkah dalam pengendalian
Contoh
                 Min.Prod. 100 unit/employee
                 Metode ukur è Unit
                 Evaluasi
        Cukup 100 unit è sesuai
        Tidak cukup 100 unitè koreksi
                  Apa yang salah?
        Koreksi standarnya, apakah harus  diturunkan?

       Tipe-tipe pengawasan
       Tipe pengawasan
        Feedforward control
    Kesempatan untuk memperbaiki aktivitas sebelum dilaksanakan.
        Concurent control
    Mengawasi dan mengendalikan aktivitas pada saat dilaksanakan.
        Feedback control
    Memberi masukan terhadap aktivitas yang telah dilakukan.
       Perlunya pengendalian
                 Memonitor perubahan
                 Apakah rencana sesuai hasil/kesalahan-kesalahan?
                 Menambah nilai/daya saing
                 Mempermudah delegasi dan kerja tim
         Karakteristik-karakteristik Pengawasan Efektif
               Akurat
               Tepat waktu
               Objektif dan menyeluruh
               Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik
               Realistik secara ekonomis
               Realistik secara organisasional
               Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
               Fleksibel
               Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
               Diterima para anggota organisasi
         Karakteristi-karakteristik Pengawasan Efektif
               Akurat
             Secara tepat mengukur apa yang hendak diukur, (ukuran, besaran, pencapaian, dsb)
             Misal : untuk  mengukur produktivitas karyawan, yang harus diukur adalah output yang dihasilkan, bukan jumlah hadir.
               Tepat waktu
             Setiap aktivitas memiliki batas waktu, maka akan diukur pada waktu yang tertentu.
             Misal : batas waktu, kecepatan produksi, kinerja pegawai, kalibrasi alat, kepuasan pelanggan, dll.
               Objektif dan Menyeluruh
             Fokus pada objek pengawasan dan menyeluruh pada aktivitas terkait
         Karakteristi-karakteristik Pengawasan Efektif
               Terpusat pada titik pengawasan strategis
             Fokus pada titik pengawasan strategis.
             Misal : pada aktivitas produksi, titik pengawasan strategis pada menjaga mutu.
               Realistik secara ekonomis
             Biaya; setiap aktivitas akan menimbulkan biaya.
               Realistik secara organisasi
             Sumber daya yang digunakan


       Metoda Pengendalian

       Metode pengendalian
         Kualitatif
     Pengamatan (Control by observation)
     Inspeksi teratur dan langsung
     Pelaporan Lisan dan Tertulis
     Evaluasi pelaksanaan
     Diskusi antara manajer dan bawahan
         Kuantitatif
     Anggaran (budget): PPBS, ZBB, HRA
     Audit: Internal, Eksternal, Mgt Audit
     Analisa BEP
     Analisa rasio
     Bagan dan teknik penjadwalan


       Observasi
         Tanpa sepengetahuan objek
         Memantau item-item indikator yang menjadi pencapaian kinerja
     Misal : Produksi, Perilaku karyawan,
         Bisa dengan menugaskan orang lain yang tidak diketahui/dikenal oleh subjek yang diobservasi
         Bisa dilakukan dengan : wawancara informal (mengobrol), merekam aktivitas produksi, dll.
        CONTOH ANGGARAN
Anggaran adalah Laporan formal sumber daya-sumber daya keuangan yang disisihkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu selama periode waktu yang ditetapkan

Anggaran Pembelian 2008
Mobil dinas (1 Buah)  Rp        100.000.000
Komputer 10 Unit (@ 4 Jt)     Rp          40.000.000
Alat Tulis Kantor         Rp          20.000.000
Mesin baru     Rp          50.000.000

Total Anggaran 2008   Rp        200.000.000
        Metode pengendalian kuantitatif
(Analisis BEP)
         Contoh Rasio Keuangan

       Sekian
dan Terimakasih

       Latihan
       Jelaskan bagaimana pengawasan dapat dijadikan alat untuk memonitor perubahan!
       Bagaimana akuratdan tepat waktu menjadi karakteristik pengawasan yang efektif!


0 komentar:

Posting Komentar

Posting Kami