download materi Proses-Perencanaan

•         Peta pembelajaran
“Proses Perencanaan”

•        PROSES PERENCANAAN

•         Perencanaan adalah “Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa”

•       PERENCANAAN DASAR
SEMUA KEGIATAN

•        ALASAN-ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN

•      Setiap bisnis perlu rencana, bahkan setiap orang perlu rencana

•      Protective benefits, yaitu yang bertujuan untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan

•      Positive benefits, dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi

•       Apa yang harus dipertimbangkan?

•       Tipe-tipe Perencanaan
 (Berdasarkan Waktu)

•       4 Tahap Perencanaan

•       Perencanaan Perusahaan

•       Secara umum perencanaan perusahaan terbagi 2

–   Perencanaan Strategik

•     Strategi Umum yang akan dilakukan, misalnya hal yang tercantum pada visi misi.

–   Perencanaan Operasional

•     Strategi yang spesifik, bersifat operasional, misal : perencanaan SDM, Operasi perusahaan, Marketing, Keuangan.

•        RENCANA STRATEGIK
DAN OPERASIONAL

•       Visi Misi dan Tujuan

•       Visi è Impian

•       Misi  Bagaimana cara mewujudkannya?

•       Tujuan  Hasil akhir yang ingin dicapai

–   Visi harus dapat menjawab “What is our business?”

–   Misi Harus dapat menjawab “What do we want to become?”

•        RENCANA SEKALI PAKAI
(SINGLE USE PLAN)

•         Program, yaitu serangkaian kegiatan yang sifatnya lebih luas yang terdiri dari pokok langkah-langkah.

•         Proyek, yaitu sifatnya lebih kecil atau jika sudah tercapai tujuan maka proyek dibubarkan.

•         Anggaran, yaitu laporan keuangan yang disusun dalam kegiatan dan dilakukan pada waktu tertentu. Berfungsi sebagai alat pengendali dari setiap kegiatan dalam organisasi.

•       RENCANA TETAP
(STANDING PLAN)

•         Kebijaksanaan, merupakan pedoman umum dalam pengambilan keputusan.

–     Contoh : Mengutamakan pekerja berpengalaman dan profesional

•         Prosedur, yaitu urutan-urutan kegiatan yang harus kita lakukan yang tergambar dalam instruksi yang terperinci.

–     Contoh : Prosedur penerimaan karyawan, Prosedur Penggajian Karyawan, Prosedur Promosi Jabatan.

•         Peraturan, yaitu pernyataan bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu.

–     Contoh : Peraturan Disiplin Karyawan

•        Langkah-langkah
dalam perencanaan strategis

•                  Penentuan misi dan tujuan organisasi.

•                  Pengembangan profil perusahaan.

•                  Analisa lingkungan ekstern perusahaan.

•                  Analisa internal perusahaan.

•                  Identifikasi kesempatan dan ancaman strategik.

•        Langkah-langkah
dalam perencanaan strategis

•                  Pembuatan keputusan strategik.

•                  Pengembangan strategi perusahaan.

•                  Implementasi strategi.

•                  Peninjauan kembali dan evaluasi.

•       KEBAIKAN RENCANA STRATEGIS

•         Perencanaan strategik memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi.

•         Memberikan tujuan-tujuan yang dirumuskan secara jelas dan metode-metode bagi pencapaian tujuan tersebut.

•         Membantu manajer memecahkan masalah dan membuat keputusan.

•         Meminumumkan kemungkinan kesalahan karena tujuan dan strategi dirumuskan dengan sangat cermat.

•       KELEMAHAN RENCANA STRATEGIS

•         Memerlukan investasi dalam waktu, uang, dan orang yang cukup besar.

•         Penetapan dan pemeliharaan suatu sistem formal melibatkan banyak biaya.

•         Perencanaan strategik kadang-kadang cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko.

•         Perencanaan strategik memakan waktu bertahun-tahun agar berfungsi dengan lancar, sehingga dapat kehilangan kesempatan.

•   Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

•   Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama

•   Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

•   Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

•   Memberikan perintah untuk beroperasi

•   Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi

•   Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

•   Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

•   Menghemat waktu, usaha dan dana

•       Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata

•       Perencanaan cenderung menunda kegiatan

•       Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

•       Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi

•       Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

•       Latihan

•       Jelaskan mengapa saat membuat perencanaan, paling tidak kita harus mempertimbangkan

–   Kondisi yang akan datang

–   Kegiatan yang akan dilakukan

–   Waktu pelaksanaan

•       Tujuan Organisasi
(Organization Goals)

•        Tujuan adalah suatu hasil akhir, atau segala sesuatu yang akan dicapai. 

•        Tujuan mempunyai pengertian yang lebih luas dibandingkan dengan sasaran.

•        Sasaran mencangkup hal-hal yang lebih khusus.

•      Unsur-unsur Tujuan

•                 Hasil-hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang.

•                 Adanya usaha atau kegiatan yang dilakukan.

•      Fungsi Tujuan Organisasi

•                 Sebagai pedoman bagi kegiatan.

•                 Sumber legitimasi.

•                 Standar Pelaksanaan.

•                 Sumber Motivasi.

•                 Dasar Rasional Pengorganisasian.

•       8 Bidang Pokok Dasar Penetapan Tujuan

1. Posisi pasar

2. Produktifitas

3. Sumber daya fisik dan Keuangan

4. Profitabilitas

5. Inovasi

6. Prestasi dan pengembangan manajer

7. Prestasi dan sikap karyawan

8. Tanggung jawab sosial dan publik

•       Ketentuan Tujuan
Perumusan Tujuan

•           Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang bertanggung-jawab terhadap pencapaian tujuan.

•           Manajer puncak sebagai perumus tujuan umum hendaknya bertanggung jawab untuk menurunkan tujuan tujuan pada tingkatan lebih rendah.

•           Tujuan harus realistik, diselaraskan dengan lingkungna internal dan eksternal baik sekarang maupun di waktu yang akan datang.

•           Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang para anggota organisasi.

•           Tujuan-tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami dan diingat oleh para pelaksana.

•           Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum

•           Manajer harus selalu meninjau kembali tujuan yang telah ditetapkan.

•      Management By Objectives (MBO)

•                   Komitmen pada program.  Program MBO yang efektif mensyaratkan komitmen para menejer di setiap tingkatan organisasi terhadap pencapaian tujuan-tujuan pribadi dan organisasi.

•                   Penetapan Tujuan Manajemen Puncak.  Program-program perencanaan efektif biasanya mulai dengan para manajer puncak, yang menetapkan tujuan-tujuan pendahulu.è TERUKUR

•                   Tujuan-tujuan Perseorangan.è Sasaran Mutu Individu

•                   Partisipasi è Besanya tingkat partisipasi?

•                   Otonomi dalam implementasi Rencana è Keleluasaan individu mencapai tujuan dengan caranya sendiri

•                   Peninjauan Kembali Prestasi è Sejauh mana rencana telah dilaksanakan, bila diperlukan tujuan dapat dirubah.

•       Pertanyaan

•       Mengapa manajer puncak harus mempertimbangkan aspirasi dari stakeholder dalam perumusan visi-misi?

•       Mengapa setiap kegiatan perusahaan harus mengacu kepada visi misi?

•       Buatkan sebuah contoh target pencapaian yang mempertimbangkan unsur SMART!

•      Visi

VISI UNSRI

•         Universitas Sriwijaya pada dasawarsa kedua abad ke 21 merupakan perguruan tinggi yang terkemuka di Indonesia yang berbasis riset, memiliki keunggulan di berbagai cabang ilmu, khususnya di bidang pengembangan sumberdaya alam, menghasilkan manusia yang bertaqwa kepada Tuhan YME, berkualitas, berakhlak tinggi, berbudaya, bersemangat ilmiah, dan menguasai serta mampu mempergunakan ilmu pengetahuan, teknologi, informasi, dan kesenian untuk meningkatkan kesejahteraan umat manusia

•       Misi Unsri

•                  Menyelenggarakan, membina dan mengembangkan pendidikan tinggi dalam upaya menghasilkan manusia terdidik yang dapat menerapkan, mengemban dan/ atau menciptakan dan/ atau kesenian

•                  Menyelenggarakan, membina dan mengembangkan penelitian dalam rangka menghasilkan pengetahuan empirik, teori, konsep, metodologi, model, informasi baru atas cara kerja baru, yang memperkaya ilmu pengetahuan dan teknologi iptek dan/atau kesenian

•                  Menyelenggarakan, membina dan mengembangkan pengabdian kepada masyarakat dengan menerapkan ilmu pengetahuan sebagai upaya memberikan sumbangsih demi kemajuan masyarakat

•                  Menyelenggarakan administrasi pendidikan tinggi yang modern dan efisien

•      Tujuan Unsri

•                 Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mandiri sesuai dengan kebutuhan masyarakat

•                 Menghasilkan tenaga kerja terdidik dan terlatih yang terampil dan andal untuk menopang pembangunan bangsa

•                 Menghasilkan pengetahuan empirik, teori, konsep, metodologi, model, atau cara kerja baru, yang dapat mempercaya ilmu pengetahun teknologi dan kesenian

•                 …8