Materi akuntansi fungsi permintaan

•       BAB IX

•       SISTIM AKUNTANSI PEMBELIAN

•      SISTIM AKUNTANSI PEMBELIAN :

SISTIM AKUNTANSI PEMBELIAN :

•          Digunakan Perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan , baik pembelian local dari pemasok dalam negri maupun pembelian import dari pemasok luar negri.

•      SISTIM AKUNTANSI PEMBELIAN

•       FUNGSI YANG TERKAIT :

•          Fungsi gudang

•          Fungsi pembelian

•          Fungsi penerimaan

•            Fungsi akuntansi

•      FUNGSI YANG TERKAIT :

Fungsi gudang

•         Betanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan menyimpan barng yang diterima dari fungsi penerimaan.( untuk barang yang langsung dipakai permintaan diajukan oleh pemakai barang tanpa diselenggarakan persediaan )

Fungsi pembelian

•         Bertanggung jawab untuk memproleh informasi harga barang, menentukan pemasok , dan mengeluarkan order pembelian kpd pemasok yang dipilih

•      FUNGSI YANG TERKAIT :

Fungsi penerimaan

•         Bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis,mutu dan kuantitas barang yang diterima guna untuk mementukan diterima tidaknya barang tersebut oleh perusahaan.  Selain itu juga bertanggung jawab atas pengembalian barang dari transaksi return penjualan.

Fungsi akuntansi

•         Pencatat utang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar, dan diarsip sbg dokumen sumber yang berfyngsi sbg catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sbg buku pembantu utang.

•         Pencatat persediaan bertanggung jawab mencatat Hg Pokok Persed. yang dibeli kedalam Kartu Persediaan.

•          Secara grs besar transaksi pembelian mencakup prosedur sbb.

•          Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian

•          Fungsi pembelian minta penawaran hrg dari berbagai pemasok

•          Fungsi pembelian menerima penawaran hrg dr berbagai pemasok dan menentukan pemilihan pemasok

•          Fungsi pembelian membuat order pembelian kpd pemasok yng dipilih

•          Fungsi penerimaan menerima dan memeriksa brng yng dikirim oleh pemasok

•          Fungsi penerima menyerahkan barang ke fungsi gudang unt disimpan

•          Fungsi penerima melaporkan penerimaan barang kpd fungsi akuntansi

•          Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok, dan atas dasar faktur tsb dicatat kewajiban yg timbul dari transaksi pembelian tsb

•       JARINGAN PROSEDUR DALAM SISITIM AKUNTANSI  PEMBELIAN ( Gmb. 9.1 )

•          Prosedur permintaan pembelian

•          Bila brg perlu disimpan fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kpd fungsi pembelian

•          Bila brg tak perlu disimpan, fungsi pemakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

•          Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

•          Fungsi pembelian mengirim surat permintaan penawaran hg kpd pemasok untuk memperoleh informasi ttg harga, dan berbagai syarat pembelian untuk pemilihan pemasok.

•          Bisa dengan cara:

•          Dengan  pengadaan langsung, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian  tanpa melalui penawaran harga.

•          Penunjukan langsung , fungsi pembelian mengirimkan permintaan penawaran harga kpd paling sedikit tiga pemsok sbg bahan pertimbangan untuk dipilih

•          Dengan lelang, yang dilakukan oleh panitia lelang yang diikuti oleh beberapa pemasok yang jumlahnya terbatas. 

•          Prosedur order pembelian

•          Fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitaukan kpd fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang dan fungsi pencatat utang mengenai order pembelian yang dikeluarkan.

•          Prosedur penerimaan barang

•          Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,kuantitas dan  mutu barang yang diterima dari pemasok, dan membuat laporan penerimaan barang.

•          Prosedur pencatatan utang

•          Fungsi akuntansi memeriksa dokukumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan catatan utang atau mengarsip dokumen sbg catatan utang.

•          Prosedur distribusi pembelian

•          Mendistribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

•       JARINGAN PROSEDUR DALAM SISITIM AKUNTANSI  PEMBELIAN

Prosedur permintaan pembelian

•          Bila brg perlu disimpan fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kpd fungsi pembelian

•          Bila brg tak perlu disimpan, fungsi pemakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

•          Fungsi pembelian mengirim surat permintaan penawaran hg kpd pemasok untuk memperoleh informasi ttg harga, dan berbagai syarat pembelian untuk pemilihan pemasok.

•          Bisa dengan cara:

•          Dengan  pengadaan langsung, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian  tanpa melalui penawaran harga.

•          Penunjukan langsung , fungsi pembelian mengirimkan permintaan penawaran harga kpd paling sedikit tiga pemsok sbg bahan pertimbangan untuk dipilih

•          Dengan lelang, yang dilakukan oleh panitia lelang yang diikuti oleh beberapa pemasok yang jumlahnya terbatas. 

•       JARINGAN PROSEDUR DALAM SISITIM AKUNTANSI  PEMBELIAN

Prosedur order pembelian

•         Fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitaukan kpd fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang dan fungsi pencatat utang mengenai order pembelian yang dikeluarkan.

Prosedur penerimaan barang

•         Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,kuantitas dan  mutu barang yang diterima dari pemasok, dan membuat laporan penerimaan barang.

•       JARINGAN PROSEDUR DALAM SISITIM AKUNTANSI  PEMBELIAN

Prosedur pencatatan utang

•        Fungsi akuntansi memeriksa dokukumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan catatan utang atau mengarsip dokumen sbg catatan utang.

Prosedur distribusi pembelian

•        Mendistribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

•     

INFORMASI YANG DIPERLUKAN MANAJEMEN

•        Jenis persediaan yang mencapai titik pesanan kembali ( reorder point )

•        Order pembelian yang dikirim kpd pemasok

•        Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok

•        Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu

•        Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu

•        Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian

•      DOKUMEN YANG DIGUNAKAN :

•       Surat permintaan pembelian

•       Surat permintaan penawaran harga

•       Surat order pembelian

•       Laporan penerimaan barang

•       Surat perubahan order

•       Bukti kas keluar

•      DOKUMEN YANG DIGUNAKAN :

Surat permintaan pembelian

•         Formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis,jmh dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut, dan terdiri dari 2 lbr untuyk fungsi pembelian dan fungsi yang meminta barang.

Surat permintaan penawaran harga

•         Digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tdk berulang-ulang serta jml.harganya besar.

•      DOKUMEN YANG DIGUNAKAN :

Surat order pembelian

•          Untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.yang terdiri dari berbagai tembusan :

•          SOP lbr 1, dikirim ke pemasok sbg lembar resmi perusahaan

•          Tembusan pengakuan oleh pemasok, yaitu tembusan ( lbr 2 ) yang dimintakan tanda tangan oleh pemasok dan dikirimkembali ke perusahaan sbg bukti telah diterima dan disetujui order pembelian, kesanggupan pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen

•          Tembusan bagi unit peminta barang, dikirim kpd fungsi yang meminta pembelian bhw brg telah dipesan

•          Arsip tanggal penerimaan, disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan yang diharapkan.

•          Arsip pemasok, disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sbg dasar informasi mengenai pemasok.

•          Tembusan fungsi penerimaan, dikirim ke fungsi penerimaan sbg otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu  kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen tsb.

•          Tembusan fungsi akuntansi, dikirim ke fungsi akuntansi sbg salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian

•      DOKUMEN YANG DIGUNAKAN :

Laporan penerimaan barang

•         Dibuat oleh fungsi penerimaan, untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi ,mutu,dan kuantitas seperti yang tercantum dlm surat pembelian.

Surat perubahan order

•         Dokumen ini dibuat apabila terjadi perubahan atas order pembelian baik mengenai kuantitas,jadwal penyerahan maupun spesifikasi. ( dibuat dlm lembar dan distribusi yg sama  dengan surat order )

Bukti kas keluar

•         Dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian, dan berfungsi sbg perintah pengeluaran kas untuk membayar utang kpd pemassok,sbg surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

•      CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN

•         Register bukti kas keluar

•         Digunakan apabila perusahaan mencatat utang dengan  menggunakan voucher payable procedure

•         Jurnal pembelian

•         Digunakan apabila perusahaan mencatat utang dengan menggunakan account payable procedure.

•         Kartu utang

•         Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang , apabila perusahaan menggunakan account payable account. Apabila menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sbg catatan utang arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.

•         Kartu persediaan

•         Digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.