Download Administrasi, organisasi dan Manajemen

§     oRGANISASI & MANAGEMEN

§     PELAYANAN KEBIDANAN

§      OLEH

§      S U K A R D I

§      DEPARTEMEN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

§      POLTEKKES DEPKES SURABAYA

§      JURUSAN KEBIDANAN

§      PROGRAM STUDI KEBIDANAN

§      MAGETAN

§   ORGANISASI & MANAJEMEN YAN KEB

§   PENGERTIAN   ke  1

•         Manajemen adl suatu pencapaian tujuan yang telah ditentukan dengan menggunakan orang lain ( Robert. D. Terry )

•         Manajemen adl proses dimana pelaksanaan dari suatu tujuan diselenggarakan dan diawasi. ( Encyclopedia of Social )

•         Manajemen adl suatu proses yg dilakukan oleh satu orang atau lebih untuk mengkoordinasikan kegiatan - kegiatan orang lain  guna mencapai  tujuan / hasil  (( Evancevich )  

•         Manajemen adl : membuat tujuan tercapai melalui kegiatan orang lain dan fungsi-fungsinya dapat dipecah sekurang-kurangnya 2 tanggung jawab utama yakni perencanaan dan pengawasan ( Evancevich )  

•         Manajemen adl suatu kegiatan atau seni untuk mengatur para petugas kesehatan kesht non kesht guna meningkatkan keshtn masy  melalui program kesehatan  ( Noto Atmojo )

§   Pengertian ( ke 2 )   ( Pola Umum Manajemen )

•                   Manajemen alat dari pada administrasi untuk mencapai tujuan sehingga disebut unsur dinamik.

•                   Manajemen bergerak / bekerja dalam unsur statik administrasi yaitu organisasi

•                   Manajemen menggerakan sumber daya  ( resources ) dalam setiap proses/kegiatan/ fungsinya.

•                   Penggerakan sumber-sumber  daya tersebut dalam masing fungsi manajemen

                       

                        Manajemen juga terkandung pengertian

•                   Manajemen adl suatu proses yang merupakan rangkaiankegiatan yang sistematis

•                   Fungsi manajemen merupakan bentuk kegiatan tersebut

•                   Dalam manajemen kegiatan tersebut diatur olh para manager ( Subur Prayitno )

§   Pengertian  Ke 3

         Manajemen  berasal dari kata  MANAGE  atau  MANAGIARE  ( romawi kono)  berarti melatih dalam melangkahkan kaki

         Terkandung 2 kegiatan  pikir ( mind ) dan laku  ( action )  Piet A. SAHERTIAN )

Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen adl ; Planing, Organizing, Actuiting, Controling dan Evaluasi

§        

         Macam Perencanaan menurut jangka waktunya
- Long range plan      :   10 – 20 tahun
- Medium term plan   :   5 – 7 tahun
- Short term plan       :   1 – 3 tahun
- Annual plan        ;   rencana tahunan

Syarat Peencanaan
- Tujuan dirumuskan secara jelas
- Sifatnya harus sederhana
- Bersifat fleksibel
- Penggunaan sumber dana harus efektif

Manfaat Perencanaan
- Metode untuk mencapai tujuan
- Sebagai petunjuk pelaksanaan bagi seluruh peserta
- Menjamin penggunaan sumber daya efektif

               

§   Langkah – langkah dalam perencanaan

•                   Measurement & Assesment

                Adalah kegiatan pengumpulan dan pengukuran data , mengukur besarnya masalah yang timbul sehingga menjadi indikator : mis indikator  KLB ( Kejadian Luar Biasa )

    Langkah- langkah Dalam Tahap ini adalah ;

•                   Merumuskan semua data yang dikumpulkan. Data tersebut dapat berupa data yang menggambarkan masa lampau, sekarang, atau masa yang akan datang 

•                   Analisa Situasi ;   anatara lain tentangresours( sumber daya ) Condioning factor :  antara lain  demografi, sanitasi, pendidikan, jumlah penduduk, perekonomian,  Indikator kesehatan  :  morbiditas, mortalitas, cacat

•                   Mendata tentang diagnosis komunitas,

                * demografi ( fital statistik )

                * sebab  morbiditas dan mortalitas

                * pemanfaatan yankes 

                * Pola gizi, penyapihan, asi eklusif, anak pra sekolah

§     * Budaya dan stratifikasi sosial
   *  Pola kepemimpinan komunias
   *  Kesehatan mmental dan penyebab stress

4. Karakteristik dari pada population at risk

§      Family composition : umur, jenis kelamin, status kawin, jml anggota keluarga

§      Sosial struktur : pekerjaan, klas sosial, pendidikan, ras, etnik

§      Health bilief

§      Sumber daya keluarga

§      Upaya mencari pengobatan  

5. Faktor dan Variabel dalam sistem Kesehatan Nasional

•                   Derajat Kesehatan Masyarakat

                - Umur harapan hidup

                - Kematioan/ mortalitas

                - Kesakitan /Morbiditas

                - Status gizi, Difisiensi Vit A, gondok endemik

                -Tingkat pendidikan masyarakat 

-         Sanitasi lingkungan
- Hunian rumah  : 2 orang/ kamar. Luas lantai minimal 3,5 m ²  / orang
- Air bersih : per orang . Pedesaan 60 liter, perkotaan 100 – 150 /orang

b. Upaya kesehatan

c. Perilaku penduduk

d. Pemanfaatan sumber daya

e. Potensi organisasi masyarakat

Beberapa Cara Pengumpulan Data :

§   II. PENGELOMPOKAN DATA : Mengelompokan indikator/ data yang dicari menururt sumber data  masing-masing

III. PENGUMPULAN DATA : Pengum,pulan data masing-masing dengan cara dan menurut kaidah riset penelitian

B. ANALISA DATA

§      Pengorganisasian/ pengelompokan data : data yang dari berbagai sumber data dan berbagai jeniss pengumpulan data, dikelompokan kembali menurut kategori, jenis-jenis variabel nya masing-masing

§      Penyajian Data :   Langkah berikutnya adalah menyajikan data tersebut dalam bentuk yang sesuai dengan karakteristik data untuk memudahkan dalam menarik kesimpulan.  Beberapa bentuk penyajian data :

                 a. Statiistik Diskriptif  : yaitu penyajian data untuk memperoleh gambaran dari suatu variabel :  contoh  > tabel distribusi frekuensi,  diagram garis,  pie           diagram , diagram lambang,  diagram pencar,  histogram

                b. Epedemiologi Diskriptif ; Penyajian data untuk menggambarkan masalah       pada masyarakat : waktu, tempat, rate, ratio, proporsi

§   3. Perumusan Masalah Kesehatan.

Model Perumusan Masalah

§   Perhatian  ( concern )  : terdapatnya suatu perhatian / ketidak puasan  administrator
                                       terhadap adanya gap yang berkonotasi negatif

Tanggung Jawab ( Responsibility )   : Tingkat pertanggungjawaban administrator dalam memgatasi massalah.

C. PREORITAS MASALAH

                Jika terdapat beberapa masalah secara bersamaan dan sumber daya untuk mengatasi tidak memungkinkan maka perlu adanya preoritas. Terdapat beberapa masalah untuk menentukan preoritas  masalah 

•                            Emergency  : ( kegawatan masalah ) ;  ukuran gawatnya masalah / cepat berkembangnya masalah atau kejadian tersebut

•                            Severity  ( akibat )  yaitu berat ringannya akibat yang ditimbulkan. Sering diukur dengan tingkat kefatalan / tingkat kematian

•                             Magnitude/ Greteet Member : ( anggota terbanyak ) Ukuran berapa bagian masyarakat telah terkena resiko keadaan. Ini diukur dalam prevalensi,  proporsi

               

§   4. Rate Of Increace  : (Kecepatan peningkatan ) ukuran kecepatan peristiwa itu        berkembanag. Sering diukur dengan kenaikan prevalensi

5. Expanding Scope  ( Luasnya perkembangan )

         Expanding scope horizontal  : meluas keprogram sektor lain  dari gizi ke KIA, KB

         Expanding scope longitudinal  : meluas menurut kurun waktu secara longitudnal (                                       berlanjut sehingga cenderung menjadi endemik

6.Publik Concern  ( Persepsi Masyarakat )

         Besarnya perhatian masyarakat  terhadap bahaya darai masalah yang ditimbulkan. Maka masalah ini perlu dipreoritaskan dalam penanganannya

7 Tehnological Feasibility  ( dapat kah dikerjakan ) Bisa tidak masalah itu dikerjakan sesuai dengan prosedur  dan kemampuan peralatan yang tersedia

8. Resources avaibility  ( tersedianya sumber daya yang ada )

§   Teknik Menentukan Skala Preoritas

•                             Scoring Technique  : dilakukan kuantifikasi dalam bentuk skor bersekala 1 – 5 jumlah skor rata- rata terbesar merupakan preoritas tertinggi

§       A   DHF                              E    Kader Kesht

§       B   ANC                              F    Dana Sehat       

§       C   Gizi Buruk

§       D   Imunisasi

§   2. Alteration Renking Technikque

§   3. Paired Comparisson Methode

§   Adalah caramenyikapi masalah dengan kkode berpasanagan yakni dengan memberi tanda   +   bila menganggap merupakan masalah  dan tanda   __  bila tidak menganggap merupakan masalah.  Jumlah tanda posistif yang paling banyak merupakan preoritas utama.

§   A :  DHF              C  : Scabies                  E. : Sampah

§   B  :  TB Paru                    D  ; Imunisasi                F  : Gizi

§   D  PENETAPAN  TUJUAN

§      Tahap penetapan tujuan dilakukan untukmencapai

•                            Memperoleh diskripsi tentan hasil akhir yang ingin dicapai

•                            Mengidennfikasi unit kegiatan dar rancangan suatu program

               

                Menetapkan tujuan harus menggunakan diskripsi yang spesifik tentang hasil akhir  yang ingin dicapai.  Khidah tujuan dengan menggunakan  5 W  +  1 H

                WHAT       ?   = apa yang harus dicapai

                WHOM      ?   = Populasi yang ingin dicapai/ dituju ( sasaran )

                WHO         ?   =  siapa yang bertanggung jawab

                WHERE    ?   =  dimana . ( tempat pelaksanaan )

                WHEN       ?  = kapan tujuan harus dicapai

                How many?  = Berapa banyak yang harus dicapai

§  PENGORGANISASIAN (  Organizing )

§   Pengorganisasian adalah proses pengelompokan terhadap  : Tenaga ( orang ), Alat- alat / facilitas,  jenis tugas dan wewenang,  dan tanggungjawab

         Proses pengorganisasian dapat dirinci sebagai berikut

§   Memahami tugas

§   Penetapan tugas pokok dari rincian kegiatan

§   Pengelompokan tugas / jabatan

§   Penyususnan struktur organisasi

§   Penyususnan otoritas organisasi

§   Pengisisan jabatan/ stafing

§   Facilitating   : memfacilitasi  kebutuhan baik terhadap tenaganya maupun kegiatannya

§   A. Pemahaman Tujuan
     Tujuan diuraikan secara jelas serta tolok ukurnya sesuai dengan herargi tujuan    

B. Penetapan Tugas Pokok

    Tugas pokok dirumuskan secara jelas

C. Pengelompokan Tugas Jabatan

    Rumusan pengelompokan tugas a.l :

§   Job analysis ( analisis tugas )          dianalisa sesuai dengan keahliannya

§   Job diskription  ( uraian tugas ) apa saja jenis tugas yangdiberikan

§   Job spesifikation  ( syarat tugas ) syarat dan persiapan yang harus dipenuhi

§   Job evaluation  ( evaluasi tugas ) mengidentifikasi apakah jenis tugas sesuai

D. Struktur Organisasi

    Kelompok jabatan di ubah menjadi satuan organisasi atas dasar  ;

      Departemen Horizontal  :  adalah

§    Kesamaan fungsi dan jabatan       .  Kesamaan kelompok konsumen

§   Kesamaan proses dan cara kerja     .  Kesamaan  lokasi

§   Kesamaan hasil produksi                  .  Kombinasi dalam bentuk matrik

     Departemen Vertikal      :    Adalah herarki dan koordinasi

    

§   E. OTORITAS ORGANISASI

         Adalah kekuasaan / hak untuk bertindak / memberi perintah kepada orang lain. Otoritas ini harus tercantum dengan jelas baik pada job diskription maupun struktur organisasi : mis

§   Ketetntuan perundangan

§   Posisi dalam kontiilasi  ( kedudukan dalam  organisasi )

§   Pelimpahan otoritas /mandat

§   Perintah atasan

F. STAFFING  Proses staffing meliputi

§   Mempelajari organisasi

§   Memperkirakan kebutuhan staff : kualifikasi tenaga  dan jumlah staf

§   Rekruetment staf

§   Seleksi penerimaan dan penempatan staf

§   Job training : Preservice Training = sebelum kerja. In service training = selama kerja

§   G. FACILITATING  : memberi bekal/ facilitas al ; peralatan, material, keuangan

§      ACTUATING   ( Penggerakan ) adalah

a. Rangkaian kegiatan yang bberhubungan dengan aktivitas yang bisa mempengaruhi orang lain agar mereka suka melaksanakan usaha sesuai tujuan.

b.  Alat-alat Penggerakan bisa berupa ;

     - Perintah                 -  Surat edaran

     - Petunjuk                -  Rapat koordinasi

     - Bimbingan                          - Pertemuan loka karya ( workshop )

c. Motivasi

•                            Pengertian   : Proses pemberian motive / penggerak bekerja kepada bawahannya sehingga mereka mau bekerja sebaik-baiknya sesuai kehendak pimpinan, karenanya manager harus mengetahui basic personal Need bagi anggotanya 

•                            Basic Personal Need  ( kebutuhan dasar manusia )  al

§   2. Basic Personal Need ( kebutuhan Dasar manusia adalah :

•                            Kebutuhan material  : yang bersifat eknimik adalah  makan , perumahan, pakaian

                Kebutuhan material ; yang bersifat  biologic  adalah kebutuha untuk keperluan hidup ( survival ) untuk keperluan perkembangan dan pertumbuhan

•                            Kebutuhan Noon Material:  bisa berupa

§      Pengakuan  ( recoqnation )

§      Kasih sayang  ( affection )

§      Keharuman nama  ( prestige )

§      Kehormatan  ( honour )

§      Nama baik ( reputation )

•                            Sosiaologik

§      Jaminan keamanan

§      Persahabatan

§      Semangat solidaritas

§   3. Teknik Motivasi

•                            Motivasi Tidak Langsung

•                            Siinkronisasi aspirasi individu dengan tujuan organisasi. Adalah :

§      Pengertian mendalam tentang tujuan organisasi akan memberi manfaat pad pekerja

§      Pengertian bahwa organisasi tidak bertentangan dengan aspiarasi  individu

§      Pemberian kesempatan pekerja untuk menentukan cara pencapaian tujuan

•                            Kondisi organisasi menciptakan keadaan favourible berprestasi : mis

                -- Sosial condition,      --  associatio condition    -- customary condition

•                            Motivasi Langsung

1.             Intensi Material  : dasar pemberian terhadap  : waktu  ; mis cuti.

                                           Hasil kerja   : yang berprestasi baik diberi imbalan

                                           Gabungan keduanya .

                                           Jaminan sosial  : bisa berupa  : rumah dinas, ONH, biaya                          tugas belajar , pengobatan gratis                

§   2). Intensif Material ; Pemberian gelar, tanda jasa,/medali, pujian lesan atau tertulis,
                dipromosikan , diberi hak menggunakan atribut jabatan, hak                       dimakamkan di taman makam pehlawan

CONTROLING    ( Pengawasan )

         Adalah tindakan mene;iti apakah segala sesuatu tercapai atau berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan,  atau intruksi- intrujsi yangtelah ditetapkan. Pengawasan bertujuan menunjukan atau menemukan kelemahan- kelemahan agar dapat diperbaiki dan mencegah terulangnya kelemahan tersebut. ( Fayol )

         Dengan demikian dapat diartikan bahwa pengawasan adalah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilaksanakan serta mengoreksi apakah pekerjaan dimaksud telah dikerjakan sesuai dengan rencana

A.      Syarat/ prinsip pengawasan

         a. Harus ada rencana yang jelas

         b. Harus mampu menjamin adanya tindakan perbaikan

         c. Harus bersifat fleksibel

         d. Dapat dimengerti

         e. Dapat merefleksikan pola organisasi

§   B. Proses Pengawasan Meliputi
    a. Menetapkan alat pengukur  ( standar ) dan mengumpulkan data / fakta
   b. Mengadakan penilaian  : membandingkan hasil kegiatan dengan standar yang 
       telah      ditetapkan
   c. Sekaligus mengadakan perbaikan pada setiap alpha

C. Standar Yang Digunakan Dalam Pengawasan

    a. Norma  : Standar yang ditetapkan atas dasar pengalaman yang lalu. 

                   -- Proyek yang lalu,  atau proyek yang lain yang bentuk dan situasi sama

    b. Kriteria : Standar yang ditetapkan dan diharapkan sebagai ukuran pelaksanaan  

                       program secara memuaskan.  Dalam hal ini penyimpangan terhadap

                       standar masih daam tahap toleransi 

D. Jenis /kategorisasi  Pengawasan

    a. Waktu

        --  Preventif     : Bersifat mencegah penyimpangan

       --   Repressif    : Bersifat menekan terjadinya penyimpangan

   

§   b. Subyek pengwasan
    --  intern  ( dari dalam organisasi )
    -- ektern  ( dari luar organisasi )

c. Obyek pengawasan

    -- produksi,     --  keuangan,    --  waktu,    -- manusianya

d. Cara pengumpulan datanya.

    --  personal observasi  :  pengawsan perorangan

   --   oral report                : laporan lesan

   --   writen report                   :  la[pran tertulis

   --   control by exeption  :  pengawasan khusus terhadap hal-hal khusus 

§   EVALUATION  ( Penilaian )
A. Pengertian :  Adalah prosedur penilaian / pelaksanaan hasil kerja/ dampak secara systematik, dengan membabndingkannya dengan standart dan mengikuti kreteria / metode / tujuan guna menilai dan sekaligus pengambilan keputusan selanjutnya.

B. Tujuan   : 

    1. sebagai alat untuk memperbaiki pelaksanaan program dan perencanaan program

    2. sebagai alat  untuk memperbaiki pelaksanaan suatu kegiatan yang sedang 

        berjalan

    3. sebagai alat untuk memperbaiki alokasi sumber daya

    4. sebagai alat untuk mengadakan perencanaan kembali yang lebih baik dari semula

       Berdasarkan waktunya, evaluasi dapat digolongkan ;

       a. evaluasi formative

           yaitu evaluasi yang dilaksanakan saat kegiatan sedang berlangsung : ini dibagi

           2 bentuk  -- Critical review evaluation   : kegiatan evaluasi dengan cara 

                              menanyakan bagian penting sebelum kegiatan dimulai

                     -- Midterm Evaluasi   : evaluasi saat kegiatan sedang berjalan         

            

§   b. Eavaluasi Sumative   :  adalah evaluasi dilakuakansaat kegiatan telah selesasi dilakukan. Evaluasi ini dikelompokan menjadi 2 macam

§      Evaluasi Output : yaitu evaluasi untuk menilai hasil kegiatan program

§      Evaluasi dampak/ impact/ outcome  : yaitu evaluasi untuk menilai dampak dari hsil pelaksanaan program

B. ProsesEvaluasi  ;: Tahapan – tahapanya

•                            Kegaiatan berfikir konseptual

§      Formulasi tujuan, sasaran dan manfaat evaluasi

§      Formulasi sumber dan jenis informasi yang diperlukan

§      Formulasi kriteria evaluasi

§      Formulasi modal / kerangka kerja / rancang bangun

•                            Kegiatan Operasional

§      Pengumpulan data informasi

•                                         Kegiatan penilaian  :
-- Formulasi derajat keberhasilan
-- Formulasi faktor penunjang / penghambat

•                            Kegiatan tindak lanjut

§      Formulasi tindakan pemecahan masalah

§      Feed back evaluasi kepada user

§      Follow up/ corective action/ tindakan perbaikan           

C. Kriteria Evaluasi

•                            Relevansi

                Relevansi dipakai untuk memeriksa rasionalisasi suatu program . al

                --  masalah                                        --  kegiatan

                --  kebijaksanaan                               --  unit kerja , dsb

                -- tujuan/ jawaban masalah

Relevansi juga dapat dipakai untuk menilai pengadaan/ penghentian suatu prigram yang didasarkan pada  :

§   a. Harus diadakan program

@ Adanya relevansi Sosial

         -- Tujuan program sesuai dengan tujuan nasional kesehatan

         -- Terdapatnya kontribusi yang jelas dari program tersebut terhadap kesehatan 

          masyarakat

         -- Metode cukup sederhana

         -- Program tersebut dapat menjawab need/ kebutuhan

@ Adanya program negatif jika program tiada

b. Penghentian Program didasarkan :

         -- bila masalah sudah hiang sama sekali

         -- usaha yangdilakukan tidak memberi hasil sama sekali

§   2. Tingkat Kecukupan  : ( adequacy )  : adalah
     Tingkat kecukupan sejumlah kegiatan suatu program dan menunjukan seberapa
     banyak masalah yang bisa diatasi

•                            Tingkat kecukupan sejumlah kegiatan ( adquacy of effort )

                = jmlah kegiatan yang dilaksanakan       X  100 %

                   jumlah kegiatan yang dibutuhkan

•                            Tingkat kecukupan Akktifitas dan Pencapaian ( adequacy of performance)

                Jumalah hasil / penca[aian kegiatan    X 100 %

                                   coverage

                coverage adalah perkiaraan jumlah hasil yang seharusnya dicapai  dari pelaksanaan program

3. Ukuran Tingkat  Kemajuan program adalah :

                 penilaian dengan cara membandingkan rencana / kenyataan suatu program  secara berkala pada waktu pada waktu program sedang berjalan guna mengetahui

                # Monitoring tingkat kemajuan pelaksanaan

                # Identifikasi dan koreksi hambatan pelaksanaan

§   Contoh :  grafik ukuran tingkat kemajuan program

         output                              target

                                                time     

§   III. UNSUR MANAJEMEN  : Unsur adalah komponen, sarana , tenaga        yangakan dilibatkan dalam melakukan suatu kegiatan manajemen

§   Peterson : Menggolongkan unsur, dengan konsep  3 M ( man, material,

   money

§     Terry     : Menambahkan jadi   5 Mditambah dengan Motode, Machine

§   Sarwoto : Menambahkan jadi 6 M  ditambah dengan  market

Diciptakan

Dng/dari

Dimodali

Distribusi

kepada

§   IV TINGKATAN MANAJEMEN

                Manager  berdasarkan herarki tugasnya dikelompokan sbb :

•                            Manager tingkat pertama ( Lower Manager )  adalah  manager yang langsung berhubungan dengan pekerjaan ( worker ) yang langsung menjalankan mesin ataupun memberikan pelayanan llangsung kepada konsumen. Manager tingkat ii disyaratkan memiliki proporsi peranan TECHNICEL SKILL  yang kebih besar dari pada konseptual skill.

•                            Manager tingkat menengah  ( MIDLE MANAGER )   adalah manager yang mengisi jenjang antara top manager dengan lower manage. Manager ini menjadi saluran infrmasi dan komunikasi timabl balik, sehingga manager tingkat ini diutamakan memiliki kemampuan untuk mengadakan hubungan antar manusia

•                            Manager tingkat puncak ( TOP MANAGER ) adalah manager yang menduduki kewenangan organisasi tertinggi dan sebagai penanggung jawab utama pelaksanaan organisas.  Manager ini  diisyaratkan memiliki proporsi peranan konseptual skill lebih besar dibanding technical skill

§   GOLONGAN MANAGER

§   TOP MANAGER  manager tingkat ini diperlukan kemampuan berfikir abstrak dan kemampuan generalis dan dan menanggung jawab beban mental yang berat

Pada low manager diperlukan kemampuan : merancang , melakuakn teknik skill yang specific dengan  mantap

Tugas Top Manager :

•                            Sebagai pengambil keputusan

•                            Sebagai pemikul tanggung jawab

•                            Mengerahkan sumber daya untuk mencapai tujuan

•                            Sebagai pemikir konseptual

•                            Sebagai diplomat

§   Menurut ( HENRY MINTZBERG )  peranan dan tugas manager diuraikan sbb :

§   1. Peranan Interpersonal

•                            Figur head  ( kepala )  : seseorang yang mempunyai atribut  simbul sebagai unsur kepala organisasi

•                            Leader/ pemimpin : orang yang mempunyai kewenangan formal sebagai pemimpin bagi anggotanya

•                            Liasion  / penghubung  : peranan mangadakan hubungan keluar organisasi

2. Peranan Informasional

a. Monitor / pengamat  : melakukan pengamatan segala informasi didalam organisasinya

b. Desimination / penyebar  : menyebarkan informasi yang diperoleh kedalam satuan kerjanya

c. spokerman/ juru bicara : penyampai informasi

§   3. Peranan Pengambil Keputusan

•                            Enterpreuner     :  upaya memperbaiki / menigkatkan organisasi terhadap pelayanan dan selalu beradaptasi terhadap perubahan dalam perbaikan

•                            Desturbence handler  / penenganan gangguan  : mampu meredam dan menangani gangguan dalam organisasi

•                            Resource allocator   : penyalur alokasi sumber daya  atau mengalokasikan sumber daya secara tepat

•                            Negoitator / ahli negoisasi  :  melakukan hubungan kerja sama timbal balik yang saling menguntungkan dengan instansi lain

§   PENGERTIAN ORGANISASI

•                            Organisasi adalah sistem perserikatan formal , berstruktur dan terkoordinasi dari kelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu ( Malaya Hasibuan )

•                            Organisasi adalah : setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama ( James D, Mooney )

•                            Organisasi adalah : sistem kerja sama yang terkoordinasi secara sadar dan dilakukan oleh dua orang atau lebih ( Chaster I, Barnard )

•                            Organisasi adalah : pembinaan hubungan wewenang dan dimaksudkan untuk koordinasi struktural, baik secara vertikal maupun horizontal diantara posisi-posisi  yang telah diserahi tugas-tugas khusus yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi ( Koonz  & Donnel )

•                            Organisasi adalah : suatu system yang dinamis yang selelu berubah dan menyesuaikan diri dengan tekanan internal, ekternal dan selelu dalam proses evolusi kontinyu ( Philip, Senznick ) 

§   ASPEK PENTING DALAM ORGANISASI

•                            Adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai

•                            Adanya system kerja sama yang terstruktur dari sekelompok orang

•                            Adanya pembagian kerja dan hubungan kerja antara sesama karyawan

•                            Adanya penetappan dan pengelompokan pekerjaan yang terintegrasi

•                            Adanya keterikatan formal dan tatatertib yang harus ditaati

•                            Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas.

•                            Adanya unsur-unsur dan alat-alat organisasi

•                            Adanya penempatan orang-orang dan alat-alat organisasi

§   PRISIP-PRINSIP ORGANISASI

•                            Prinsiple of Organisasi  ( Azas Tujuan Organisasi )   Menurut azas ini organisasi harus jelas dan rasional, apakah bertujuan untuk memperoleh  laba ( busenis organization ) ataukah untuk memberi pelayanan publik ( publik organization ) Hal ini bagian penting dalam menentukan struktur organisasi

•                            Priciple Unity of Obyektive ( azas kesatuan tujuan )  Menurut asas ini, didalam suatu organisasi  harus ada kesatuan tujuan yang ingin dicapai. Organisasi secara keseluruhan dan tiap-tiap bagiannya harus berusaha untuk mencapai tujuan tersebut

•                            Principle of Unity of commando ( azas kesatuan perintah ) azas ini hendaknya setiap bawahan menerima perintah ataupun memberikan pertanggungjawaban hanya kepada satu orang atasan. Tetapi satu atasan dapat memerintah lebih dari satu orang.

•                            Priciple of The span of managemen ( azas rentang kendali ) Azas ini seseorang manager hanya dapat memimpin secara efektif sejumlah bawahan tertentu. Misalnya 3 orang sampai dengan 9 orang . Jumlah bawahan ini tergantung kecakapan dan kemampuan manager yang bersangkutan 

§   5. Priciple of delegation of authority ( azas pendelegasian wewenang) Pimpinan dibenarkan memberikan / melimpahkan sebagian wewenang kepemimpinanannya kepada seorang atau sekelomok orang lain agar pencapaiantujuan leboh efektif. Pendelegasian harus jelas sehingga mengetahui wewenangnya. 

6. Principle of parity of authority and reponsibility  ( azas kewenangan dan tanggung jawab)  Azas ini hendaknya wewenang dan tanggung jawab hendaknya seimbang. Wewenang  yang didelegasikan dengan tanggung jawab yang timbul karenanya harussama besarnya. Misalkan wewenang yang diberikan X maka tanggung jawab juga sebasar X.

7. Principle   of Responsibility : (azas tanggung jawab)  Menurut azas ini, pertanggungjawabannya dari bawahan terhadap atasan harus sesuai dengan garis wewenang ( line authority ) dan pelimpahan wewenang.Seseorang hanya bertanggung jawab kepada orang yang memberikan tanggung jawab.

8. Principle of departementation ( principle of devision of work ) = azas pembagian kerja. Menurut azas ini, pengelompok tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan yang sama ke dalam satu unit kerja ( departemen) hendaknya didasarkan atas eratnya hubungan pkerjaan tersebut    

§   9. Principle of personnel placement ( azas penempatan personalia ) Menurut azas ini, hendaknya penempatan orang-orang pada setip jabatannya harus didasarkan atas kecakapan, keahlian, dan ketrampilannya  ( the right man, in the right job ) oleh karena itu harus dilakukan seleksi sesuai dengan kebuthan

10. Principle of scalar chain ( azas jenjang berangkai ) : Saluran perintah dari atas kebawah harus merupakan mata rantai vertikal yang jelas dan tidak terputus dan sebaikny menemouh jarak yang terpendek., dan sebaliknya pertanggungjawaban bawahan ke atasan juga serupa.

11. Princip of effiiciency ( asas eficiensi )

         Suatunorganisasi dalam mencapai tujuannya  harus dapat mencapai hasil yang optimal dengan pengorbanan yang minimal

12. Principle of continuity  ( azas kesinambungan ) Organisasi harus mengusahakan cara-cara untuk menjamin kelangsungan hidupnya.

13. Priciple of coordination : ( asas koordinasi )

         Asas ini merupakan tindakan lanjut dari asas-asas organisasi launnya. Koordinasi dimaksudkan untuk mensikronisasikan dan mengintegrasikan segala tindakan

§   BENTUK ORGANISASI

§      Struktur organisasi adalah suatu gambar yang menggambarkan bentuk organisasi, pedepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, dan hubungan pekerjaan , garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali dan sistem rentang kendali dan sistem pimpinan kendali.

                Suatu struktur organisasi akan memberikan informasi tentang :

•                            Tipe organisasi, arinya struktur organisasi akan memberikan informasi tentang tipe  informasi : yang digunakan ; apakah line organization, line and staff organization, atau functional organization

•                            Pedepartemenan orgnisasi : akan memberikan informasi mengenai dasar pendepartemenan  ( bagian ) apakh didasarkan fungsi-fungsi manajemen, wilayah produksi, shif dsb

•                            Kedudukan : memberikan informasi tentang apa seseorang termasuk kelompok managerial atau karyawan operasional   

§   4. Rentang kendali  : memberikan informasi mengenai jumlah karyawan daalam setiap departemen ( bagian )

5.             Manajer dan bawahan :  organisasi yang menberikan informasi tentang garis perintah dan tanggung jawab siapa yang menberi perintah dan siapa yang memberi tangung jawab dengan kata lain siapa ataan dan siapa bawahan.

•                            Tingkatan Manajer : memberika informasi tentang kebradaan top manajer, midle manajer, dan low manajer

•                            Bidang pekerjaan : artinya setiap kotaj dalam struktur organisasi memberikan informasi mengenai tugas –tugas dan pekerjaan serta tanggung jawab yang dilakukan dalam pekerjaan tersebut

•                            Tingkat manajemen  : artinya sebuah bagan tidak hanya menunjukan herarji manajer bawahan dan atasan secara perorangan tetapi juga herarki manajemen secara keseluruhan

•                            Pimpinan organisasi : struktur organisasi yang memberikan informasi apa pimpinan tunggal atau pimpinan kolektif atau presidium