Pertemuan ke-13
Topik: Produksi, operasi dan produktivitas
Tujuan: Mahasiswa memahami istilah produksi, manajemen operasi, proses operasi, kegiatan perencanaan operasi, dan alat pengendalian proses operasi.
Pokok Bahasan:
1. Menerangkan istilah produksi atau operasi
2. Menjelaskan empat jenis utilitas yang diberikan oleh produksi
3. Menjelaskan manajemen operasi
4. Menjelaskan proses operasi
5. Menjelaskan perbedaan operasi jasa dan manufaktur
6. Mengenali faktor-faktor yang terlibat dalam perencanaan operasi
7. Menjelaskan penjadwalan dan pengendalian operasi
Tugas: Studi Kasus “Mengapa Kaca Berwarna Merah Mawar Menyebabkan Kepusingan dalam Organisasi”
Buku Rujukan: Introduction to Business, Griffin, W.R / Ch.14
Deskripsi:
1. Menjelaskan istilah produksi atau operasi
Anda akan selalu bertemu dengan kegiatan bisnis yang menyediakan barang dan jasa bagi pelanggan. Anda terbangun di pagi hari karena siaran dari stasiun radio kesukaan anda. Anda membeli Koran sewaktu anda berjalan menuju halte bis, tempat anda menunggu bis yang anda tumpangi ketika pergi bekerja atau ke sekolah. Dosen Anda, pengemudi bis, karyawan di toko Ramayana, dan penyiar radio di pagi hari adalah contoh orang-orang yang bekerja dalam operasi jasa (service operation). Bisnis-bisnis tersebut menyediakan produk-produk jasa atau produk-produk layanan yang berwujud maupun tidak berwujud kepada Anda, seperti hiburan, transportasi, pendidikan, dan penyediaan makanan. Perusahaan yang membuat produk-produk berwujud: radio, koran, bis, buku terlibat dalam memproduksi barang (goods production).
Walaupun istilah produksi secara historis mengacu pada perusahaan yang terlibat dalam produksi barang-barang, konsep ini sekarang juga mengacu pada jasa. Banyak kebutuhan dan kenyamanan yang kita perlukan, dari pemadam kebakaran dan perawatan kesehatan hingga pengantaran surat dan makanan cepat saji, diproduksi oleh operasi jasa. Secara tradisional, para manajer sektor jasa kurang berfokus pada peralatan dan teknologi. Sebaliknya mereka lebih menekankan elemen manusia dalam aktivitas mereka. Mengapa? Karena keberhasilan dan kegagalan perusahaan bergantung pada hubungan dengan pelanggan selama penyampaian jasa. Karyawan yang berhadapan langsung dengan pelanggan memiliki kesempatan untuk mempengaruhi perasaan pelanggan terhadap jasa yang diberikan. Salah satu perbedaan antara produksi dan operasi jasa adalah keterlibatan pelanggan dalam operasi jasa.
Akan tetapi dewasa ini, pelanggan semakin terlibat dalam produksi barang dan jasa karena adanya komunikasi elektronis. Pelanggan dapat berhubungan langsung secara elektronis ke tempat produksi (pabrik) melalui internet, di mana pesanan mereka atas telepon selular, musik, hingga mobil dikirimkan dan diterima dalam waktu yang sangat cepat dan pengiriman secara online.
Pertumbuhan operasi barang dan jasa
Persaingan global telah mengubah proses produksi menjadi aktivitas bisnis yang cepat dan rumit. Walaupun pabrik tetap menjadi pusat manufaktur, kondisi pabrik telah banyak berubah bila dibandingkan dengan kurun waktu kurang lebih satu dasawarsa yang lalu. Asap, oli, dan kebisingan di banyak perusahaan manufaktur telah digantikan dengan kilauan mesin berteknologi tinggi, komputer, serta ruangan bersuh yang bebas kontaminasi dan dapat diatur suhunya.
Perusahaan tidak lagi terus-menerus menghadapi tuntutan untuk mempertahankan produksi misal, namun perusahaan sekarang menghadapi perubahan yang tiada henti. Teknologi baru telah membuat mesin dapat berjalan dengan lebih bersih, lebih cepat, dan lebih aman, serta dapat beroperasi dalam skala global. Untuk manufaktur online, mesin-mesin industri dapat masuk ke Internet, menyesuaikan penataan settingnya, dan membuat keputusan kecil tanpa bantuan manusia. Para karyawan dapat dengan baik berkomunikasi dengan mesin-mesin dalam perusahaan (melalui internet) maupun dengan mesin-mesin perusahaan lain (melalui internet). Dengan internet, para produsen jasa dan barang mengintegrasikan aktivitas produksi dengan pemasok dan pelanggan jauh.
2. Menjelaskan empat jenis utilitas yang diberikan oleh produksi
Produk memberikan bisnis suatu hasil ekonomi: laba, upah, barang yang dibeli dari perusahaan lain. Produk juga memberikan pelanggan nilai utilitas: kemampuan produk untuk memuaskan keinginan manusia. Ada empat jenis utilitas berdasarkan produksi: (1) Utilitas waktu. Produksi membuat produk tersedia ketika pelanggan menginginkannya. (2) Utilitas tempat. Produksi membuat produk tersedia di mana produk-produk itu nyaman bagi pelanggan. (3) Utilitas kepemilikan. Produksi membuat produk tersedia untuk dimiliki atau digunakan oleh pelanggan. (4) Utilitas bentuk. Dengan mengubah bahan baku menjadi barang jadi, produksi membuat produk menjadi ada.
3. Menjelaskan manajemen operasi
Karena istilah produksi dalam sejarahnya selalu dikaitkan dengan manufaktur, istilah tersebut selama beberapa tahun terakhir ini mulai digantikan dengan istilah operasi, istilah yang mencerminkan produksi jasa maupun barang. Manajemen operasi (produksi)(operation [production] management) adalah pengarahan dan kendali proses yang sistematis untuk mengubah sumber daya menjadi barang dan jasa yang memiliki nilai dan memberikan manfaat bagi pelanggan. Dalam mengawasi produksi, persediaan, dan kendali mutu, manajer operasi (produksi) (operation [production] manager) bertanggung jawab memastikan bahwa proses operasi dapat menciptakan nilai dan memberikan manfaat.
Manajer operasi harus membuat rencana-rencana untuk mengubah sumber daya menjadi produk. Pertama-tama mereka harus mengumpulkan sumber daya dasar: pengetahuan, bahan-bahan fisik, peralatan, dan tenaga kerja. Kemudian mereka menggunakannya secara efektif dalam fasilitas produksi. Sewaktu permintaan terhadap produk tertentu meningkat, manajer harus menjadwal dan mengawasi kegiatan produksi produk yang diinginkan. Terakhir mereka juga harus mengendalikan biaya, tingkat kualitas, persediaan, serta pabrik dan peralatannnya.
Beberapa manajer operasi bekerja di pabrik; yang lain bekerja di kantor dan di toko. Para petani juga merupakan manajer operasi. Mereka menciptakan utilitas dengan mengubah tanah, benih, bahan bakar, dan input-input lain menjadi kacang kedelai, beras, gandum, susu, hasil bumi, dan output lainnya. Mereka mungkin mempekerjakan sejumlah pekerja untuk menanam dan memanen, memilih mesin-mesin otomatis atau beberapa kombinasi antara pekerja dan mesin. Keputusan-keputusan ini mempengaruhi biaya, peran bangunan dan perlengkapan dalam operasi mereka, serta kualitas barang-barang yang mereka produksi.
4. Menjelaskan proses operasi
Proses operasi (operation process) adalah serangkaian metode dan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang atau jasa.
Ada dua jenis proses operasi barang:
- Proses analisis (analytic process) merupakan proses produksi yang menguraikan sumber-sumber daya menjadi komponen untuk menciptakan produk-produk jadi.
- Proses sintesis (synthetic process) merupakan proses produksi yang mengkombinasikan sumber daya untuk memproduksi barang jadi.
Sedangkan untuk proses operasi jasa diklasifikasikan menurut tingkat kontak dengan pelanggan:
- Proses kontak tinggi (high contact system). Untuk memberikan layanan dalam sistem kontak tinggi, pelanggan harus menjadi bagian dari sistem. Perhatikan sistem angkutan umum di daerah Anda. Jasa yang disediakan adalah transportasi, dan sewaktu Anda menggunakan transportasi, Anda menjadi penumpang bis atau kereta api. KRL Jabodetabek menghubungkan daerah-daerah pinggiran kota Jakarta. Seperti sistem transportasi umum lainnya KRL Jabodetabek merupakan sistem kontak tinggi (high contact system): untuk mendapatkan jasa, pelanggan harus menjadi bagian dari sistem tersebut. Dengan demikian, para manajer KRL Jabodetabek harus memperhatikan, misalnya, kebersihan kereta api dan penampilan stasiunnya.
- Proses kontak rendah (low contact system). Dalam sistem kontak rendah, pelanggan tidak berhubungan langsung dengan penyedia ketika layanan diberikan. Perhatikan operasi proses kliring cek di bank Anda. Pekerja menyortir cek yang telah diuangkan hari itu dan mengirimkan cek-cek tersebut ke bank-bank tempat cek-cek tersebut ditarik. Pelanggan tidak berhubungan dengan bank sewaktu jasa tersebut dilakukan. Mereka menerima jasa – uang mereka ditansfer untuk mengganti cek mereka – tanpa mereka harus menginjakkan kaki ke pusat pemrosesan kliring cek.
5. Menjelaskan perbedaan operasi jasa dan manufaktur
Baik operasi jasa maupun operasi manufaktur mengubah bahan-bahan produksi mentah menjadi produk jadi. Dalam produksi jasa, bahan mentahnya adalah orang yang memiliki kebutuhan yang belum terpenuhi ataupun pemilikan yang membutuhkan perawatan atau perbaikan. Dengan demikian “produk jadi” adalah orang yang kebutuhannya terpenuhi dan kepemilikannya dilayani. Fokus operasi jasa itu berbeda dengan fokus produksi barang dalam lima hal:
- Karena barang diproduksi dan jasa dilaksanakan, kinerja yang berorientasi pelanggan adalah penting dalam perusahaan jasa.
- Karena kebanyakan produk jasa adalah kombinasi dari barang dan jasa, jasa berfokus pada transformasi proses maupun hasil akhirnya.
- Transaksi jasa mencerminkan tiga kualitas kunci dari produk-produk jasa: tak berwujud, dapat disesuaikan, tidak bisa disimpan.
- Karena operasi jasa sering menyertakan pelanggan sebagai bagian dari proses, para pelanggan dapat secara langsung mempengaruhi proses itu.
- Pemberi jasa tahu bahwa mutu kerja dan mutu jasa tidak selalu merupakan hal yang sama (sebuah mobil yang diperbaiki secara tepat adalah hal yang berbeda dengan mengambilnya kembali tepat pada waktunya).
6. Mengenali faktor-faktor yang terlibat dalam perencanaan operasi
Perencanaan operasi berfokus pada pada lima kategori utama:
- Perencanaan kapasitas. Jumlah produk yang dapat diproduksi perusahaan dalam kondisi kerja normal adalah yang dimaksud dengan kapasitas. Dalam jasa kontak rendah, menjaga tingkat persediaan memungkinkan manajer menetapkan kapasitas pada tingkat rata-rata permintaan. Dalam proses kontak tinggi, manajer merencanakan kapasitas untuk memenuhi permintaan paling tinggi.
- Perencanaan lokasi. Dalam perencanaan lokasi, manajer operasi produksi barang mempertimbangkan faktor-faktor seperti kedekatan dengan bahan baku dan pasar; ketersediaan tenaga kerja; biaya energi dan transportasi; peraturan dan pajak; serta kondisi kehidupan masyarakat. Jasa kontak rendah dapat berlokasi dekat atau jauh dari pasokan, tenaga kerja, atau transportasi. Jasa kontak tinggi harus berlokasi dekat pelanggan yang merupakan bagian dari sistem.
- Perencanaan tata ruang. Tata ruang mesin, peralatan, dan pasokan menentukan seberapa cepat perusahaan dapat menanggapi permintaan pelanggan. Dalam produksi barang, tata ruang dapat direncanakan untuk tiga jenis ruang yang berbeda: (i) Fasilitas produktif: bengkel kerja dan peralatan untuk mengubah bahan mentah; (ii) fasilitas nonproduktif: tempat penyimpanan dan pemeliharaan; (iii) fasilitas pendukung: kantor, kamar mandi, tempat parkir, kantin, dan lain-lain. Ada tiga jenis tata ruang untuk fasilitas: tata ruang proses, tata ruang seluler, dan tata letak produk.
- Perencanaan mutu. Standar kualitas mesti dikembangkan untuk kedua produk dan metode bekerja, untuk memastikan hasil yang memuaskan dari proses produksi.
- Perencanaan metode. Bila manajer mengurangi pemborosan dan inefisiensi dengan mengidentifikasi setiap tahap produksidan metode spesifik pelaksanaannya, para manajer mempraktikan perbaikan metode. Bagan alur proses dapat megidentifikasi urutan kegiatan produksi, pergerakan bahan, dan pekerjaan yang dilaksanakan pada setiap tahap. Kemudian alur dapat dianalisis untuk mengidentifikasi kegiatan pemborosan, sumber penundaan, dan inefisiensi lainnya. Analisis alur jasa membantu manajer memutuskan proses mana yang penting dalam jasa. Analisis alur jasa juga membantu mengenali masalah potensial yang dikenal sebagai titik kegagalan.
7. Menjelaskan penjadwalan dan pengendalian operasi
Penjadwalan operasi. Begitu mengidentifikasi rencana sumber daya yang dibutuhkan, manajer harus mengembangkan agenda untuk mendapatkan sumber daya tersebut. Aspek operasi ini disebut penjadwalan. Dalam produksi barang, jadwal produksi utama menunjukkan produk mana yang akan diproduksi, kapan produksi akan dilakukan, dan sumber daya apa yang akan dibutuhkan selama periode tertentu. Untuk membuat penjadwalan proyek khusus, dua alat khusus digunakan yaitu:
(i) bagan Gantt (Gantt chart). Menggambarkan langkah-langkah yang harus dijalankan dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap langkah. Manajer mencantumkan semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap langkah, dan membandingkan kemajuan proyek dengan bagan tersebut. Jika lebih cepat dari jadwal, beberapa karyawan bisa dialokasikan untuk mengerjakan proyek lain. Jika ketinggalan jadwal, pekerja bisa ditambahkan atau penyelesaian bisa ditunda.
(ii) bagan PERT (PERT chart). Menguraikan proyek yang besar ke dalam langkah-langkah spesifik dan menentukan waktu yang diperlukan untuk menjalankan langkah-langkah tersebut juga jalur kritis yang harus dilalui guna mencapai tujuan proyek.
Pengendalian operasi. Begitu jadwal dibuat, pengendalian operasi menuntut manajer untuk memantau kinerja dengan membandingkan hasil dengan rencana dan jadwal terinci. Jika jadwal atau standar mutu tidak tercapai, manajer mengambil tindakan korektif. Tindak lanjut, pengecekan untuk memastikan bahwa keputusan yang diambil telah dilaksanakan adalah satu sisi penting dari pengendalian operasi.
Pengendalian operasi memuat dua proses yang memastikan bahwa jadwal dan tujuan produksi memang terpenuhi: (1) Manajemen material. Baik perusahaan jasa maupun perusahaan yang memproduksi barang sama-sama menggunakan material. Proses manajemen material tidak hanya mengendalikan, melainkan juga merencanakan dan mengatur aliran material. Manajemen material bisa berfokus pada rancangan produk dengan menekankan standardisasi yaitu penggunaan komponen standar dan seragam. (2) Alat untuk pengendalian proses operasi. Sejumlah alat membantu manajer mengendalikan operasi: (i) Pelatihan pekerja: Kepuasan pelanggan berhubungan erat dengan karyawan yang menyediakan jasa. Hal ini terutama berlaku dalam sistem jasa, yang para karyawannya merupakan penghasil produk sekaligus tenaga penjual. (ii) Lean system dirancang untuk membuat arus produksi yang mulus dengan cara mencegah terjadinya inefisiensi, menghilangkan persediaan yang tidak perlu, dan terus memperbaiki proses produksi. (iii) Perencanaan kebutuhan material (MRP) berusaha memberikan jumlah bahan yang tepat pada saat dan tempat yang tepat. MRP menggunakan rancangan material – “resep” yang merincikan bahan-bahan yang diperlukan, urutan kombinasi, dan jumlah yang dibutuhkan untuk membuat sejumlah produk. (iv) Pengendalian mutu adalah manajemen proses operasi yang menjamin barang atau jasa yang diproduksi memenuhi standar mutu tertentu
0 komentar:
Posting Komentar