Kegagalan Sistem Informasi
Kira-kira 75 persen dari keseluruhan implementasi sistem dapat dikatakan gagal. Meskipun sistem informasi masih dalam proses pembuatan, namun sistem tersebut telah banyak menghabiskan waktu dan uang, atau secara fungsional tidak cukup menutupi manfaat yang diharapkan.
Dalam beberapa sistem, hampir semua laporan yang disampaikan kepada manajemen tidak pernah dibaca. Laporan-laporan dikatakan tidak bermanfaat dan hanya dipenuhi dengan ilustrasi grafik yang tidak dapat dianalisis atau dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Sementara itu dalam sistem lain yang telah diotomatisasi, tidak pernah disentuh karena datanya tidak dapat dipercaya. Pemakai informasi secara terus menerus memperbaiki record secara manual. Kemudian dalam sistem yang lain lagi, telah terjadi kesalahan karena keterlambatan dalam memproses data, biaya operasional yang demikian besar atau, masalah-masalah pemrosesan data yang bersifat kronis.
Keseluruhan situasi sebagaimana yang telah digambarkan diatas memunculkan pertanyaan-pertanyaan yang harus dicari penyebab kegagalannya.
Masalah Pokok Sistem Informasi
Masalah-masalah yang menyebabkan sistem informasi gagal disebabkan oleh banyak faktor. Masalah ini bukan hanya karena faktor teknikal dari sistem informasi tetapi juga sebab yang bersifat non teknikal yang kebanyakan berasal dari faktor-faktor organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah:
1. Desain
Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan struktur, budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Para teorisi manajemen dan organisasi memandang bahwa teknologi sistem informasi sangat berhubungan erat dengan komponen organisasi seperti tugas-tugas, struktur, orang-orang, dan budaya. Ketika seluruh komponen ini saling tergantung, perubahan yang terjadi pada satu elemen akan mempengaruhi elemen lain. Dengan demikian maka tugas-tugas organisasi, partisipan, struktur, dan budaya digabungkan dan terpengaruh ketika sistem informasi berubah, dengan demikian, berarti mendesain sebuah sistem berarti mendesain kembali organisasi.
2. Data
Data dalam sistem informasi mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi. Informasi dalam bidang tertentu bahkan membingungkan, atau tidak ditujukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. Informasi yang dipersyaratkan dalam fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak cocok.
3. Biaya
Beberapa sistem arahannya bagus, tetapi dalam implementasi dan pengoperasiannya memerlukan biaya diatas anggaran. Sementara itu, dalam sistem yang lain memerlukan biaya yang mahal untuk berfungsinya sistem tersebut. Dalam kasus semacam ini, pengeluaran yang demikian besar tidak dapat dipertimbangkan semata-mata dari nilai bisnis yang ditampilkan oleh sistem informasi tersebut tetapi juga harus diperhatikan manfaat secara keseluruhan.
4. Operasi
Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemrosesan informasi tidak berjalan semestinya. Pekerjaan-pekerjaan yang gagal sering mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau penundaan dan tidak dapat memenuhi jadwal penyampaian informasi. Sebuah sistem yang on-line secara operasional dikatakan tidak cukup jika waktu responnya demikian lama.
Mengukur Kesuksesan Sistem
Banyak faktor yang dapat dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem. Faktor-faktor yang dapat dipertimbangkan menurut Laudon adalah:
1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuisioner, atau memonitor parameter seperti volume transaksi on-line.
2. Kepuasan para pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuisioner atau interview. Dalam konteks ini dapat dimasukkan opini dari para pengguna tentang akurasi, ketepatan waktu, relevansi informasi, kualitas pelayanan yang diberikan, dan jadwal operasi sangat menjadi penting. Hal lain yang tidak kalah penting adalah sikap manajer terhadap bagaimana informasi yang diperlukan bisa memuaskan serta opini para pengguna tentang bagaimana sistem dapat mencapai peningkatan terhadap performance pekerjaan mereka.
3. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi.
4. Tujuan yang dicapai.
5. Imbal balik keuangan untuk organisasi, baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan sales dan profit.
Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah diambil keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu.
Penyebab Kesuksesan dan Kegagalan Sistem Informasi
Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena besarnya ketakutan-ketakutan faktor internal atau institusional. Beberapa sistem gagal karena benturan diantara lingkungan atau keadaan internal.
Ada beberapa alasan mengapa gagal. Beberapa studi telah menemukan bahwa dalam organisasi dengan situasi dan lingkungan yang hampir sama, inovasi yang sama akan menghantarkan kesuksesan, namun kegagalan unsur yang lain dalam organisasi merupakan menyebab kegagalan. Hal ini disebabkan karena fokus penjelasan terdapat pada pola pengimplementasian yang berbeda.
Implementasi Konsep
Implementasi merujuk pada semua aktivitas organisasi yang ditujukan terhadap adopsi, manajemen, dan inovasi rutin. Yang harus diyakini adalah organisasi harus memilih para pelaku dengan karakteristik sosial yang cocok untuk kesuksesan inovasinya. Secara umum literatur yang berkaitan dengan hal ini memfokuskan pada adaptasi tingkat awal dan inovasi dari manajemen.
Kelompok pemikiran yang lain dalam literatur implementasi memfokuskan pada strategi inovasi. Terdapat beberapa contoh organisasi dimana tidak terdapat dukungan dari manajemen puncak untuk proyek inovatif semenjak dari awal, dan pada saat yang sama tanpa dorongan yang kuat dari bawahan, partisipasi dari pengguna akhir, sehingga proyek sistem informasi dapat saja gagal.
Pendekatan ketiga dari implementasi memfokuskan pada faktor-faktor yang menyebabkan perubahan organisasi secara umum sebagai sesuatu yang berlebihan terhadap inovasi yang bersifat rutin dalam jangka panjang.
Studi tentang proses implementasi telah menguji hubungan antara desainer suatu sistem informasi dan pengguna pada tahap-tahap yang berbeda dalam pengembangan sistem. Studi memfokuskan pada isu seperti:
• Konflik antara orientasi teknis / mesin dari spesialisasi sistem informasi dan pengguna yang berorientasi pada bisnis atau organisasi.
• Dampak sistem informasi pada struktur organisasi, kelompok kerja dan perilaku.
• Aktivitas perencanaan dan pengembangan sistem informasi manajemen.
• Tingkat partisipasi pengguna dalam proses desain dan pengembangan sistem.
Penyebab Kesuksesan dan Kegagalan Implementasi
Riset tentang implementasi sistem informasi telah menunjukkan bahwa tidak ada satupun penjelasan untuk kesuksesan dan kegagalan sistem. Begitu pula tentang rumus kesuksesan sistem informasi. Tidak ada satupun rumus agar suatu sistem dapat berhasil. Namun begitu, riset telah menemukan bahwa implementasi secara luas dapat ditentukan oleh faktor-faktor berikut:
1. Peran pengguna dalam proses implementasi.
2. Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi.
3. Tingkat kompleksitas dan risiko implementasi proyek.
4. Kualitas manajemen dalam proses imlementasi.
Keterlibatan dan pengaruh pengguna
Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunya beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis dam kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, bagi pengguna berkecenderungan untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri.
Namun demikian, pengguna sering berpandangan sempit terhadap masalah yang perlu pemecahan dan mungkin terlampau tinggi dalam melihat kesempatan dalam meningkatkan proses bisnis atau cara-cara inovasi dalam menerapkan teknologi informasi.
Kesenjangan komunikasi antara pengguna dengan perancangan sistem informasi
Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam upaya penerapan sistem informasi. Pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung mempunyai perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dengan desainer. Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah, dan referensi.
Dukungan manajemen
Jika sebuah proyek sistem informasi mendapat dukungan serta persetujuan dari manajemen di semua level, sepertinya akan dipersepsikan positif baik oleh pengguna maupun staf pelayanan teknis informasi. Dukungan manajemen juga akan meyakinkan bahwa proyek sistem akan menerima cukup dana serta sumber daya lain untuk meraih kesuksesan.
Tingkat kompleksitas dan risiko
Sistem sangat berbeda dalam hal ukuran, ruang lingkup, tingkat kompleksitas, organisasional dan komponen-komponen teknisnya. Beberapa proyek pengembangan sistem terdapat kecenderungan gagal karena sistem-sistem tersebut mengandung tingkat risiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para peneliti telah mengidentifikasi tiga faktor kunci yang mempengaruhi tingkat risiko proyek, yaitu:
1. Ukuran proyek
2. Struktur proyek
3. Pengalaman dengan teknologi
Manajemen dan proses implementasi
Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinannya akan membawa konsekuensi kerugian sebagai berikut:
1. Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.
2. Melampaui waktu yang telah diperkirakan.
3. Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan.
4. Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.
Rangsangan dan Rekayasa Bisnis
Tantangan inovasi dan implementasi yang ada, tidaklah mengejutkan jika muncul tingkat kegagalan yang sangat tinggi bagi proyek-proyek rekayasa bisnis, yang secara mendasar memerlukan perubahan organisasi secara luas. Dalam beberapa kasus masalah yang berasal dari ketidakmampuan manajemen untuk mengidentifikasi masalah kritis untuk dipecahkan melaui rekayasa, perusahaan hanya berusaha membuat peningkatan menyeluruh dalam operasi yang berlangsung terus menerus disamping mendesain kembali secara radikal proses bisnisnya.
Dalam beberapa kasus, hambatan utama dalam rekayasa disebabkan oleh kurangnya implementasi dan perubahan praktik-praktik manajemen yang gagal dan pada akhirnya menimbulkan ketakutan untuk berubah. Berkaitan dengan ketakutan dan kecemasan diseluruh organisasi, mengatasi resistensi para manajer kunci, mengubah fungsi-fungsi pekerjaan, pola karir, menimbulkan ancaman yang lebih besar. Masalah dalam rekayasa adalah bagian dari masalah yang lebih besar dari implementasi organisasi dan perubahan manajemen.
Implementasi Sistem Informasi: Apa yang Salah?
Masalah-masalah berikut perlu diperhatikan secara khusus dalam setiap tahap pengembangan sistem ketika proses implementasi dikelola secara tidak sempurna:
Analisis
• Waktu, uang, dan sumber daya belum dialokasikan untuk menemukan masalah.
• Waktu yang diperlukan dalam perencanaan pendahuluan sangatlah sedikit.
• Penempatan staf pada tim proyek tidak tepat.
• Staf pelayanan informasi menjanjikan hasil-hasil yang tidak mungkin disampaikan.
• Beberapa requirement didapatkan dari dokumentasi dari sistem yang mencukupi.
• Pengguna menolak untuk menghabiskan waktu untuk membantu tim proyek mengumpulkan informasi yang mendukung kesuksesan.
• Analisis proyek tidak dapat mewawancarai pengguna secara baik.
Desain
• Pengguna tidak mempunyai tanggung jawab terhadap input untuk aktivitas desain.
• Sistem didesain hanya untuk melayani kebutuhan saat ini.
• Perubahan yang drastis dalam prosedur-prosedur klerikal atau staffing direncanakan tanpa dilakukan analisa dampak organisasi.
• Spesifikasi fungsional tidak didokumentasian secara cukup.
Pemrograman
• Jumlah waktu dan uang yang disyaratkan untuk pengembangan software adalah terlampau rendah.
• Programmer di supply dengan spesifikasi yang tidak lengkap.
• Tidak cukupnya waktu yang diberikan untuk pengembangan program secara logis.
• Programmer tidak menggunakan kesempatan secara maksimal dari desain struktur atau teknik yang berorientasi pada objek.
• Program tidak didokumentasikan secara cukup.
• Sumberdaya yang diperlukan tidak dijadwal.
Pengujian
• Jumlah waktu dan uang yang diperlukan untuk testing terlalu rendah.
• Tim proyek tidak mengembangkan rencana tes secara terorganisir.
• Pengguna tidak terlibat di dalam testing secara cukup.
• Tim implementasikan tidak mengembangkan tes penerimaan yang cocok untuk manajemen review.
Konversi
• Waktu dan uang untuk aktivitas konversi tidak cukup.
• Tidak semua individual yang akan menggunakan sistem dilibatkan sampai konversi dimulai.
• Untuk mengganti kekurangan biaya dan penundaan, sistem dibuat operasional sebelum segalanya siap.
• Dokumentasi sistem dan penggunaan tidak cukup.
• Persediaan untuk perbaikan sistem tidak cukup.
Mengelola Penerapan Sistem Informasi
Tidaklah semua aspek dalam proses implementasi dapat secara mudah dikontrol atau direncanakan. Namun demikian, peluang untuk berhasilnya sebuah sistem dapat ditingkatkan melalui antisipasi masalah-masalah implementasi yang mungkin terjadi dan menerapkan strategi koreksi yang paling tepat. Berbagai manajemen proyek, penentuan kebutuhan, dan metodologi perencanaan dikembangkan untuk masalah yang spesifik. Strategi juga telah diformulasikan untuk memastikan bahwa pengguna memainkan peran yang tepat pada keseluruhan periode implementasi dan untuk mengelola proses perubahan organisasi.
Kira-kira 75 persen dari keseluruhan implementasi sistem dapat dikatakan gagal. Meskipun sistem informasi masih dalam proses pembuatan, namun sistem tersebut telah banyak menghabiskan waktu dan uang, atau secara fungsional tidak cukup menutupi manfaat yang diharapkan.
Dalam beberapa sistem, hampir semua laporan yang disampaikan kepada manajemen tidak pernah dibaca. Laporan-laporan dikatakan tidak bermanfaat dan hanya dipenuhi dengan ilustrasi grafik yang tidak dapat dianalisis atau dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Sementara itu dalam sistem lain yang telah diotomatisasi, tidak pernah disentuh karena datanya tidak dapat dipercaya. Pemakai informasi secara terus menerus memperbaiki record secara manual. Kemudian dalam sistem yang lain lagi, telah terjadi kesalahan karena keterlambatan dalam memproses data, biaya operasional yang demikian besar atau, masalah-masalah pemrosesan data yang bersifat kronis.
Keseluruhan situasi sebagaimana yang telah digambarkan diatas memunculkan pertanyaan-pertanyaan yang harus dicari penyebab kegagalannya.
Masalah Pokok Sistem Informasi
Masalah-masalah yang menyebabkan sistem informasi gagal disebabkan oleh banyak faktor. Masalah ini bukan hanya karena faktor teknikal dari sistem informasi tetapi juga sebab yang bersifat non teknikal yang kebanyakan berasal dari faktor-faktor organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah:
1. Desain
Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan struktur, budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Para teorisi manajemen dan organisasi memandang bahwa teknologi sistem informasi sangat berhubungan erat dengan komponen organisasi seperti tugas-tugas, struktur, orang-orang, dan budaya. Ketika seluruh komponen ini saling tergantung, perubahan yang terjadi pada satu elemen akan mempengaruhi elemen lain. Dengan demikian maka tugas-tugas organisasi, partisipan, struktur, dan budaya digabungkan dan terpengaruh ketika sistem informasi berubah, dengan demikian, berarti mendesain sebuah sistem berarti mendesain kembali organisasi.
2. Data
Data dalam sistem informasi mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi. Informasi dalam bidang tertentu bahkan membingungkan, atau tidak ditujukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. Informasi yang dipersyaratkan dalam fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak cocok.
3. Biaya
Beberapa sistem arahannya bagus, tetapi dalam implementasi dan pengoperasiannya memerlukan biaya diatas anggaran. Sementara itu, dalam sistem yang lain memerlukan biaya yang mahal untuk berfungsinya sistem tersebut. Dalam kasus semacam ini, pengeluaran yang demikian besar tidak dapat dipertimbangkan semata-mata dari nilai bisnis yang ditampilkan oleh sistem informasi tersebut tetapi juga harus diperhatikan manfaat secara keseluruhan.
4. Operasi
Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemrosesan informasi tidak berjalan semestinya. Pekerjaan-pekerjaan yang gagal sering mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau penundaan dan tidak dapat memenuhi jadwal penyampaian informasi. Sebuah sistem yang on-line secara operasional dikatakan tidak cukup jika waktu responnya demikian lama.
Mengukur Kesuksesan Sistem
Banyak faktor yang dapat dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem. Faktor-faktor yang dapat dipertimbangkan menurut Laudon adalah:
1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuisioner, atau memonitor parameter seperti volume transaksi on-line.
2. Kepuasan para pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuisioner atau interview. Dalam konteks ini dapat dimasukkan opini dari para pengguna tentang akurasi, ketepatan waktu, relevansi informasi, kualitas pelayanan yang diberikan, dan jadwal operasi sangat menjadi penting. Hal lain yang tidak kalah penting adalah sikap manajer terhadap bagaimana informasi yang diperlukan bisa memuaskan serta opini para pengguna tentang bagaimana sistem dapat mencapai peningkatan terhadap performance pekerjaan mereka.
3. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi.
4. Tujuan yang dicapai.
5. Imbal balik keuangan untuk organisasi, baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan sales dan profit.
Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah diambil keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu.
Penyebab Kesuksesan dan Kegagalan Sistem Informasi
Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena besarnya ketakutan-ketakutan faktor internal atau institusional. Beberapa sistem gagal karena benturan diantara lingkungan atau keadaan internal.
Ada beberapa alasan mengapa gagal. Beberapa studi telah menemukan bahwa dalam organisasi dengan situasi dan lingkungan yang hampir sama, inovasi yang sama akan menghantarkan kesuksesan, namun kegagalan unsur yang lain dalam organisasi merupakan menyebab kegagalan. Hal ini disebabkan karena fokus penjelasan terdapat pada pola pengimplementasian yang berbeda.
Implementasi Konsep
Implementasi merujuk pada semua aktivitas organisasi yang ditujukan terhadap adopsi, manajemen, dan inovasi rutin. Yang harus diyakini adalah organisasi harus memilih para pelaku dengan karakteristik sosial yang cocok untuk kesuksesan inovasinya. Secara umum literatur yang berkaitan dengan hal ini memfokuskan pada adaptasi tingkat awal dan inovasi dari manajemen.
Kelompok pemikiran yang lain dalam literatur implementasi memfokuskan pada strategi inovasi. Terdapat beberapa contoh organisasi dimana tidak terdapat dukungan dari manajemen puncak untuk proyek inovatif semenjak dari awal, dan pada saat yang sama tanpa dorongan yang kuat dari bawahan, partisipasi dari pengguna akhir, sehingga proyek sistem informasi dapat saja gagal.
Pendekatan ketiga dari implementasi memfokuskan pada faktor-faktor yang menyebabkan perubahan organisasi secara umum sebagai sesuatu yang berlebihan terhadap inovasi yang bersifat rutin dalam jangka panjang.
Studi tentang proses implementasi telah menguji hubungan antara desainer suatu sistem informasi dan pengguna pada tahap-tahap yang berbeda dalam pengembangan sistem. Studi memfokuskan pada isu seperti:
• Konflik antara orientasi teknis / mesin dari spesialisasi sistem informasi dan pengguna yang berorientasi pada bisnis atau organisasi.
• Dampak sistem informasi pada struktur organisasi, kelompok kerja dan perilaku.
• Aktivitas perencanaan dan pengembangan sistem informasi manajemen.
• Tingkat partisipasi pengguna dalam proses desain dan pengembangan sistem.
Penyebab Kesuksesan dan Kegagalan Implementasi
Riset tentang implementasi sistem informasi telah menunjukkan bahwa tidak ada satupun penjelasan untuk kesuksesan dan kegagalan sistem. Begitu pula tentang rumus kesuksesan sistem informasi. Tidak ada satupun rumus agar suatu sistem dapat berhasil. Namun begitu, riset telah menemukan bahwa implementasi secara luas dapat ditentukan oleh faktor-faktor berikut:
1. Peran pengguna dalam proses implementasi.
2. Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi.
3. Tingkat kompleksitas dan risiko implementasi proyek.
4. Kualitas manajemen dalam proses imlementasi.
Keterlibatan dan pengaruh pengguna
Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunya beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis dam kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, bagi pengguna berkecenderungan untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri.
Namun demikian, pengguna sering berpandangan sempit terhadap masalah yang perlu pemecahan dan mungkin terlampau tinggi dalam melihat kesempatan dalam meningkatkan proses bisnis atau cara-cara inovasi dalam menerapkan teknologi informasi.
Kesenjangan komunikasi antara pengguna dengan perancangan sistem informasi
Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam upaya penerapan sistem informasi. Pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung mempunyai perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dengan desainer. Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah, dan referensi.
Dukungan manajemen
Jika sebuah proyek sistem informasi mendapat dukungan serta persetujuan dari manajemen di semua level, sepertinya akan dipersepsikan positif baik oleh pengguna maupun staf pelayanan teknis informasi. Dukungan manajemen juga akan meyakinkan bahwa proyek sistem akan menerima cukup dana serta sumber daya lain untuk meraih kesuksesan.
Tingkat kompleksitas dan risiko
Sistem sangat berbeda dalam hal ukuran, ruang lingkup, tingkat kompleksitas, organisasional dan komponen-komponen teknisnya. Beberapa proyek pengembangan sistem terdapat kecenderungan gagal karena sistem-sistem tersebut mengandung tingkat risiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para peneliti telah mengidentifikasi tiga faktor kunci yang mempengaruhi tingkat risiko proyek, yaitu:
1. Ukuran proyek
2. Struktur proyek
3. Pengalaman dengan teknologi
Manajemen dan proses implementasi
Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinannya akan membawa konsekuensi kerugian sebagai berikut:
1. Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.
2. Melampaui waktu yang telah diperkirakan.
3. Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan.
4. Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.
Rangsangan dan Rekayasa Bisnis
Tantangan inovasi dan implementasi yang ada, tidaklah mengejutkan jika muncul tingkat kegagalan yang sangat tinggi bagi proyek-proyek rekayasa bisnis, yang secara mendasar memerlukan perubahan organisasi secara luas. Dalam beberapa kasus masalah yang berasal dari ketidakmampuan manajemen untuk mengidentifikasi masalah kritis untuk dipecahkan melaui rekayasa, perusahaan hanya berusaha membuat peningkatan menyeluruh dalam operasi yang berlangsung terus menerus disamping mendesain kembali secara radikal proses bisnisnya.
Dalam beberapa kasus, hambatan utama dalam rekayasa disebabkan oleh kurangnya implementasi dan perubahan praktik-praktik manajemen yang gagal dan pada akhirnya menimbulkan ketakutan untuk berubah. Berkaitan dengan ketakutan dan kecemasan diseluruh organisasi, mengatasi resistensi para manajer kunci, mengubah fungsi-fungsi pekerjaan, pola karir, menimbulkan ancaman yang lebih besar. Masalah dalam rekayasa adalah bagian dari masalah yang lebih besar dari implementasi organisasi dan perubahan manajemen.
Implementasi Sistem Informasi: Apa yang Salah?
Masalah-masalah berikut perlu diperhatikan secara khusus dalam setiap tahap pengembangan sistem ketika proses implementasi dikelola secara tidak sempurna:
Analisis
• Waktu, uang, dan sumber daya belum dialokasikan untuk menemukan masalah.
• Waktu yang diperlukan dalam perencanaan pendahuluan sangatlah sedikit.
• Penempatan staf pada tim proyek tidak tepat.
• Staf pelayanan informasi menjanjikan hasil-hasil yang tidak mungkin disampaikan.
• Beberapa requirement didapatkan dari dokumentasi dari sistem yang mencukupi.
• Pengguna menolak untuk menghabiskan waktu untuk membantu tim proyek mengumpulkan informasi yang mendukung kesuksesan.
• Analisis proyek tidak dapat mewawancarai pengguna secara baik.
Desain
• Pengguna tidak mempunyai tanggung jawab terhadap input untuk aktivitas desain.
• Sistem didesain hanya untuk melayani kebutuhan saat ini.
• Perubahan yang drastis dalam prosedur-prosedur klerikal atau staffing direncanakan tanpa dilakukan analisa dampak organisasi.
• Spesifikasi fungsional tidak didokumentasian secara cukup.
Pemrograman
• Jumlah waktu dan uang yang disyaratkan untuk pengembangan software adalah terlampau rendah.
• Programmer di supply dengan spesifikasi yang tidak lengkap.
• Tidak cukupnya waktu yang diberikan untuk pengembangan program secara logis.
• Programmer tidak menggunakan kesempatan secara maksimal dari desain struktur atau teknik yang berorientasi pada objek.
• Program tidak didokumentasikan secara cukup.
• Sumberdaya yang diperlukan tidak dijadwal.
Pengujian
• Jumlah waktu dan uang yang diperlukan untuk testing terlalu rendah.
• Tim proyek tidak mengembangkan rencana tes secara terorganisir.
• Pengguna tidak terlibat di dalam testing secara cukup.
• Tim implementasikan tidak mengembangkan tes penerimaan yang cocok untuk manajemen review.
Konversi
• Waktu dan uang untuk aktivitas konversi tidak cukup.
• Tidak semua individual yang akan menggunakan sistem dilibatkan sampai konversi dimulai.
• Untuk mengganti kekurangan biaya dan penundaan, sistem dibuat operasional sebelum segalanya siap.
• Dokumentasi sistem dan penggunaan tidak cukup.
• Persediaan untuk perbaikan sistem tidak cukup.
Mengelola Penerapan Sistem Informasi
Tidaklah semua aspek dalam proses implementasi dapat secara mudah dikontrol atau direncanakan. Namun demikian, peluang untuk berhasilnya sebuah sistem dapat ditingkatkan melalui antisipasi masalah-masalah implementasi yang mungkin terjadi dan menerapkan strategi koreksi yang paling tepat. Berbagai manajemen proyek, penentuan kebutuhan, dan metodologi perencanaan dikembangkan untuk masalah yang spesifik. Strategi juga telah diformulasikan untuk memastikan bahwa pengguna memainkan peran yang tepat pada keseluruhan periode implementasi dan untuk mengelola proses perubahan organisasi.
0 komentar:
Posting Komentar