PROSES BISNIS PROKUREMEN

1.    Gambaran Umum Perusahaan Dagang

Dalam tugas ini kami menggunakan PD. Bandar Nelayan yang beralamat di Jalan Ikan Tuna Rata Barat No. 5 , Benoa. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1999, oleh Bapak Riki. Perusahaan dagang ini bergerak dalam bidang penjualan alat-alat kapal / spare part kapal, disamping itu perusahaan ini juga memiliki beberapa kapal tersendiri yang menjadi konsumen tetap perusahaan ini. Konsumen lainnya adalah pihak luar yang melakukan  kontrak pembelian  dalam jangka panjang secara kredit dan pelanggan lepas yang membeli secara eceran. Perusahaan ini memperkerjakan 10 orang pegawai, 1 orang manajer, 2 orang di bagian keuangan, 5 orang di bagian pembelian, dan 2 orang di bagian gudang. Perusahaan ini melayani pembelian baik secara tunai maupun secara kredit.

2.    Proses Bisnis

Proses bisnis yang terdapat dalam perusahaan ini adalah :

1)    Pembelian

2)    Penerimaan Barang

3)    Penjualan

4)    Penggajian.

2.1) Pembelian

    Perusahaan ini melakukan pembelian barang dagangan dari supllier utama yaitu PT. Pratama yang berlokasi di Jakarta baik secara kredit maupun secara tunai.

Pembelian secara kredit dilakukan apabila pembelian dalam jumlah banyak dan akan dibayar pada saaat jatuh tempo. Sedangkan pembelian secara tunai dilakukan apabila pembelian dalam jumlah yang sedikit. Supllier ini memberikan penawaran apabila pembelian dilakukan diatas Rp.200.000.000,00 akan diberikan diskon 5%. Perusahaan melakukan pembelian apabila persediaan dalam gudang berjumlah 20% dari persediaan yang seharusnya. Dan apabila barang yang diperlukan oleh perusahaan tidak terdapat pada PT. Pratama, maka perusahaan ini akan membeli dari supllier lokal.

2.2) Penerimaan Barang

    Barang akan diterima oleh perusahaan dua hari setelah pemesanan, dan apabila terjadi keterlambatan maka akan ada konfirmasi dari perusahaan supllier. Perusahaan akan melakukan pengecekan apakah jumlah yang dipesan sudah sesuai dan apakah ada barang yang rusak. Apabila ada maka perusahaan akan mengembalikan barang yang rusak tersebut kepada supllier. Barang yang dibeli ini akan diterima dan dilakukan pencatatan oleh pegawai di bagian gudang secara elektronik, yaitu melalui komputer.

2.3) Penjualan

    Penjualan dilakukan baik secara tunai maupun secara kredit kepada pihak luar yang melakukan  kontrak pembelian  dalam jangka panjang secara kredit dan pelanggan lepas yang membeli secara eceran. Penjualan secara tunai dilakukan kepada pihak internal yaitu kapal-kapal milik perusahaan Bandar Nelayan ini, dan pelanggan lepas yang membeli secara eceran. Penjualan secara kredit hanya dilakukan kepada pihak luar yang melakukan  kontrak pembelian  dalam jangka panjang. Di dalam penjualannya, perusahaan sepenuhnya akan memenuhi permintaan pelanggan internal yaitu maksudnya, apabila ada barang yang diperlukan namun tidak terdapat pada supllier utama maka perusahaan akan berusaha mencari ke supllier lainnya. Perlakuan berbeda dilakukan untuk pelanggan dari pihak luar yang melakukan  kontrak pembelian  dalam jangka panjang secara kredit dan pelanggan lepas yang membeli secara eceran apabila ada barang yang diperlukan namun tidak terdapat pada supllier utama, maka perusahaan akan merekomendasikan pelanggan untuk mencari di perusahaan dagang yang ditunjuk olehnya.

2.4) Penggajian

Perusahaan ini dalam hal penggajian sangat mengutamakan tingkat kehadiran dan tingkat kedisiplinan karyawannya. Jumlah gaji karyawan bagian manajer, bagiang keuangan, pembelian, dan gudang adalah berbeda-beda. Perusahaan memberikan tanggungan uang makan dan bensin kepada karyawannya. Jumlah gaji manajer adalah sebesar Rp.1.500.000,00 , gaji karyawan bagian keuangan sebesar Rp.1.200.000 , dan jumlah gaji bagian pembelian dan gudang adalah sama, yaitu sebesar Rp.1.000.000.

3.    Prokuremen

Perusahaan Dagang Bandar Nelayan ini tidak menggunakan seluruh langkah-langkah yang ada dalam proses prokuremen. Perusahaan ini  hanya menggunakan langkah-langkah berikut :

    Menentukan kebutuhan

Sebelum perusahaan ini melakukan pembelian barang dagangan, PD. Bandar Nelayan akan terlebih dahulu menentukan kebutuhan barang dagangannya. Permintaan pembelian dilakukan secara manual oleh bagian gudang ke bagian pembelian yang akan dilanjutkan ke bagian keuangan. Setelah diterima oleh bagian keuangan, bagian keuangan akan melaporkan kepada manajer, dan setelah disetujui oleh manajer barulah kemudian dilakukan pembelian.

    Menerbitkan Pesanan Pembelian

Seperti yang telah dijelaskan diatas, penerbitan pesanan pembelian dilakukan oleh bagian pembelian. Sebelumnya, bagian gudang akan memberitahu ke bagian pembelian  apabila persediaan barang dagangan yang tersedia di gudang sebesar 20% dari persediaan yang seharusnya. Setelah manajer menyetujui pembelian barang dagangan tersebut, manajer akan mengirimkan pesanan pembelian kepada supllier utama yaitu PT. Pratama.

    Penerimaan Barang

Setelah PT. Pratama menerima faktur pembelian dari PD. Bandar Nelayan, PT. Pratama akan mengirimkan barang dagangan yang telah dipesan oleh PD. Bandar Nelayan. Seperti penjelasan di atas, PT. Pratama akan memberikan potongan sebesar 5% apabila Bandar Nelayan membeli barang dagangan di atas Rp. 200.000.000. Penerimaan barang oleh PD. Bandar Nelayan akan diterima oleh bagian gudangnya, kemudian akan dilakukan pengecekan barang apakah barang yang datang sudah sesuai dengan pesanan pembelian sebelumnya dan dilakukan pencatatan pada saat itu juga. Hasil dari pencatatan oleh bagian gudang akan diserahkan kepada manajer.

    Verifikasi Faktur

Verifikasi faktur pada PD. Bandar Nelayan ini dilakukan oleh bagian pembelian dan bagian gudang, dimana dokumen penerimaan barang akan dicocokkan dengan pesanan pembelian. Apabila ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan atau rusak, maka maka bagian pembelian akan melaporkan hasil pengecekannya kepada manajer dan manajer akan segera mengembalikan barang dagangan tersebut kepada supllier.

    Pembayaran Kepada Pemasok

Setelah pencatatan penerimaan barang sudah selesai dilakukan oleh bagian pembelian dan gudang, hasil dari pencatatan ini akan diserahkan ke bagian keuangan dan kemudian dilakukan pembayaran sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya.

3.1) Prosedur Yang Ada Dalam Perusahaan

Pada bagian ini, kami tidak diperbolehkan untuk memperoleh informasi dari PD. Bandar Nelayan. Karena menurutnya hal ini bersifat sangat rahasia.

3.2) Dokumen-dokumen yang Digunakan

Perusahaan ini menggunakan dokumen sumber dan dokumen pendukung. Dokumen sumbernya yaitu bukti faktur pembelian kepada supllier, faktur penerimaan barang, faktur pembayaran kepada pemasok, dan faktur pembayaran dari pelanggan. Sedangkan dokumen pendukungnya adalah nota-nota pesanan pembelian, nota atas retur pembelian, dan nota penjualan atas kredit maupun tunai.

3.3) Fungsi-fungsi yang terdapat dalam PD. Bandar Nelayan

Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam PD. Bandar Nelayan adalah :

1)    Siklus Pendapatan : yaitu kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan penagihan atas pembayaran yang terkait dengan distribusi barang dan jasa tersebut.

Pada perusahaan ini pendapatan diperoleh dari  konsumen tetap perusahaan yaitu kapal-kapal yang dimiliki oleh perusahan itu sendiri, dan konsumen lainnya adalah pihak luar yang melakukan  kontrak pembelian  dalam jangka panjang secara kredit dan pelanggan lepas yang membeli secara eceran.

2)     Siklus Pengeluaran : yaitu kejadian yang terkait dengan akuisisi barang dan jasa dari entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan akuisisi tersebut.

Siklus pengeluaran dalam perusahaan ini, yaitu dapat dilihat dari, pembayaran barang dagangan kepada supllier, pembayaran gaji, pembayaran air, listrik, telepon, keamanan, dan kebersihan lingkungan.

3)    Siklus Keuangan : yaitu kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana dan modal, termasuk kas.

Siklus keuangan dalam perusahaan ini berupa pembayaran hutang dagang sebelum jatuh tempo dan atau tepat waktu, laporan keuangan secara benar dan wajar, dan hanya diberikan kepada pihak-pihak tertentu saja.

3.4) Internal Kontrol

Internal kontrol PD. Bandar Nelayan dilakukan melalui manajer dan di laporkan kepada pemilik perusahaan. Dan pemilik perusahaan melakukan kontrol dengan memperketat akses pengeluaran nota pembayaran atas pembelian kepada supllier dan pelunasan atas hutang dagang. Manajer melakukan kontrol kepada para pegawai di bawahnya dengan melakukan pengecekan hasil kerja dari bawahannya, tingkat kehadiran, dan juga tingkat kedisiplinan dari karyawannya. Selain itu pada saat jam pulang, manajer melakukan pengecekan barang bawaan karyawan.