Akuntansi Perhotelan IV

PENYIAPAN BUDGET OPERASI

Budget operasi merupakan perencanaan keuntungan perusahaan yang mencakup semua sumber pendapatan dari item-item beban dan biaya yang muncul pada laporan laba rugi dan laporan pendukung lainnya. Budget tahunan merupakan perencanaan selama dua belas bulan. Perencanaan bulanan ini membentuk dasar yang dipakai oleh manajemen untuk mengevaluasi hasil aktual dari operasinya. Oleh karena itu, budget operasi akan mempermudah manajemen untuk melakukan fungsi perencanaan dan pengendalian.

Untuk memastikan bahwa waktu yang diperlukan untuk penyiapan budget operasi ada dan mendapat persetujuan pada waktunya, sebuah jadwal harus dibuat dan diikuti. Perusahaan yang tahun fiskalnya sama dengan tahun kalender dapat mempertimbangkan jadwal sebagai berikut:

Siapa (who)	Apa (what)	Kapan (when)
General manager	Pertemuan perencanaan budget	Oktober tanggal 1-31
Controller & Departemen Heads	Penyiapan perencanaan budget departemen	November tanggal 1-9
Accounting	Konsolidasi perencanaan budget departemen	November tanggal 10-19
General Manager & Controller	Penyiapan laporan budget general manager	Desember
Owners	Mereview dan menyetujui laporan budget dari general manager	Desember

PROSES PERENCANAAN BUDGET

Serentetan aktivitas yang dilakukan dipertemuan perencanaan budget adalah:

1. Review operasi tahun lalu

Review operasi tahun berjalan harus menunjukkan hal-hal penting yang berlangsung. Hal ini mencakup perubahan harga, tambahan fasilitas atau pengurangan fasilitas yang ada, perubahan dalam tenaga kerja yang cukup besar, perbaikan untuk langkah efisiensi selama tahun tersebut, dan hal-hal sejenis lainnya.

2. Menganalisa kondisi bisnis secara umum

Analisa kondisi ekonomi dan politik nasional dan lokal pada saat berjalan menunjukkan item-item yang dapat mempengaruhi operasi pada tahun berikutnya. Analisa kondisi politik dapat berupa agenda politik dari legislatif baru dan atau perubahan legislatif yang telah direncanakan, misalnya tingkat gaji dan kebijakan perpajakan. Rencana aktivitas juga dibuat baik untuk memanfaatkan kondisi ekonomi dan politik yang bagus atau mengatasi kondisi ekonomi yang kurang baik.

3. Menganalisa situasi kompetitif saat ini

Analisa situasi kompetitif saat ini menunjukkan item-item yang sangat mempengaruhi operasi tahun mendatang. Dampak potensial dari item-item semacam itu pada operasi perusahaan ditahun mendatang diproyeksikan dan direfleksikan di budget yang sedang disiapkan.

4. Menganalisa harga-harga

Analisa struktur harga untuk semua produk dan service yang ditawarkan oleh perusahaan dan memeriksa kembali harga-harga produk dan service yang akan menarik volume bisnis dan akan berguna untuk memaksimalkan penggunaan fasilitas hotel secara optimal.

5. Proyeksi tingkat hunian dan penjualan kotor

Proyeksi tingkat hunian biasanya dibuat berdasarkan data historis, reservasi, dan informasi statistik di grup bisnis. Proyeksi penjualan kotor dibuat untuk banquet dan bisnis reguler dari fasilitas makanan dan minuman. Proyeksi banquet dibuat berdasarkan catatan catering, proyeksi untuk penjualan makanan dan minuman didasarkan pada catatan penjualan tahun lalu. Proyeksi untuk departemen yang menghasilkan pendapatan lainnya didasarkan pada proyeksi tingkat hunian dari informasi relevan lainnya.

PENYUSUNAN BUDGET DEPARTEMEN

Penyusunan budget di hotel, sebagaimana layaknya di perusahaan lain dilakukan pada tahun sebelumnya dilaksanakan operasional. Penyusunan budget di hotel melibatkan semua departemen yang dikoordinir oleh bagian akuntansi. Menurut Gray (1996), sebaiknya budget disusun minimal tiga bulan sebelum akhir tahun, karena penyusunannya memerlukan pertimbangan dan masukan dari banyak pihak, sehingga memerlukan waktu dalam proses penyusunannya.

Budget per departemen biasanya didukung oleh informasi detail yang dikumpulkan dalam proses penyiapan budget dan dicatat di lembar kerja dan lembar ringkasan. Dokumen-dokumen ini harus disimpan untuk menyediakan catatan yang berisi alasan-alasan yang melatarbelakangi pembuatan keputusan dalam penyiapan budget per departemen.

Penyusunan anggaran pendapatan di Departemen Front Office (FO)

Ada beberapa hal yang dijadikan dasar untuk melakukan prediksi penjualan yang secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua hal yaitu informasi yang bersifat makro dan informasi yang bersifat mikro.

Informasi yang bersifat makro antara lain:

• Kondisi perekonomian, baik regional maupun internasional
• Tingkat promosi yang dilakukan baik secara organisasional
• Kondisi para pesaing
• Jumlah kunjungan wisatawan
• Musim
• Event yang memerlukan akomodasi dalam jumlah yang tinggi

Sedangkan untuk informasi yang bersifat mikro meliputi:

• Jumlah kamar hotel
• Promosi individu
• Kebijakan hotel
• Harga

Jumlah kamar yang dimiliki hotel merupakan dasar awal dalam menentukan jumlah kamar yang diperkirakan akan mampu dijual. Jumlah kamar di hotel terdiri dari berbagai jenis seperti standar, deluxe, suite room, dan sebagainya. Langkah berikutnya adalah memastikan jumlah kamar yang siap untuk dijual (room avaliable), hal ini dikarenakan tidak semua kamar yang ada di hotel siap untuk dijual. Berdasarkan informasi tersebut, kemudian ditentukan jumlah kamar yang diperkirakan mampu untuk dijual (room occupancy) yang berisikan penjelasan tentang isian orang dari masing-masing kamar tersebut. Setelah mengetahui jumlah kamar serta jumlah orang yang menginap, barulah ditentukan harga dari masing-masing kamar tersebut sehingga diperoleh perencanaan penjualan kamar.

Penyusunan anggaran di departemen food and beverage (F&B)

Departemen F&B, berdasarkan informasi isian kamar akan merencanakan penjualan F&B. Informasi penjualan kamar sangat penting terutama untuk memprediksi penjualan F&B yang bersumber dari tamu hotel. Dalam hal ini, departemen F&B juga memerlukan informasi tentang asal tamu yang menginap di hotel berkaitan dengan jenis makanan yang harus disiapkan. Disamping itu, departemen F&B juga akan membuat prediksi tentang rencana penjualan yang bersumber dari tamu di luar hotel serta menyusun rencana biaya operasional di departemennya.

Penyusunan anggaran di departemen house keeping (HK)

Departemen HK berdasarkan neraca penjualan kamar serta F&B akan membuat perencanaan untuk untuk mendukung penjualan tersebut. Segala sesuatu yang direncanakan tidak terlepas dari isian kamar tersebut. Departemen HK juga akan membuat perencanaan yang berkaitan dengan operasional di departemennya.

Penyusunan anggaran di departemen energi dan pemeliharaan (ME)

Departemen ME, berdasarkan tingkat hunian kamar akan membuat perencanaan yang berkaitan dengan pengadaan barang untuk mendukung isian kamar serta event yang akan dilaksanakan di hotel, termasuk di dalamnya merencanakan perbaikan atau pemeliharaan serta peremajaan yang diperlukan. Berkaitan dengan efisiensi energi, ME akan merencakan pengaturan tenaga listrik baik yang bersumber dari PLN maupun melalui mesin generator. ME juga akan membuat perencanaan yang berkaitan dengan operasional di departemennya.

Penyusunan anggaran di departemen personalia

Departemen personalia merupakan depatemen yang mempersiapkan segala aktivitas kepegawaian yang berkaitan dengan kelancaran operasional perusahaan. Dalam hal ini informasi isian kamar hotel sangat dibutuhkan dalam upaya untuk mengefisiensikan biaya tenaga kerja. Informasi isian kamar sangat dibutuhkan dalam menentukan jumlah karyawan yang harus dipekerjakan pada suatu periode. Karena operasional hotel dapat didukung tidak hanya oleh karyawan hotel tersebut, tetapi juga dapat dipadukan  dengan karyawan training yang merupakan tenaga kerja yang sangat murah. Informasi isian kamar sangat berkaitan dengan kebijakan cuti, lembur karyawan serta kapan dibutuhkannya tenaga ekstern.

Penyusunan anggaran di departemen akuntansi

Departemen akuntansi, disamping menyusun anggaran di departemennya, juga menjadi koordinator dari penyusunan anggaran secara keseluruhan. Semua departemen yang telah menyusun anggarannya secara individu akan mengumpulkannya di departemen akuntansi. Semua anggaran individual tersebut direkapitulasi di departemen akuntansi untuk selanjutnya dilakukan penggabungan. Atas dasar kemampuan keuangan perusahaan serta kelancaran operasional, departemen akuntansi akan mengkoordinasikan dengan semua departemen terkait untuk selanjutnya ditentukan skala prioritasnya. dalam koordinasi tersebut tidak tertutup kemungkinan untuk dilakukan pemangkasan atau perubahan periode anggaran dari masing-masing departemen.

Konsolidasi butget per departemen

Budget per departemen yang lengkap diberikan ke departemen akunting yang kemungkinan akan di review untuk keakuratan dan kelengkapannya. Departemen akunting juga bertanggungjawab untuk memastikan bahwa semua formulir dan skedul yang menyertai budget per departemen sudah lengkap.

Penyiapan laporan budget oleh general manager

General manager dan Controller mereview laporan laba rugi, departemental schedule, dan data pendukung lainnya untuk memastikan bahwa semua item masuk akal serta pendapatan dan beban realistis. Review ini juga mengkoordinasikan budget per departemen dan memastikan bahwa perencanaan operasi dan semua departemen diketahui semuanya dan direfleksikan dalam perencanaan-perencanaan departemen lainnya.

Pendapatan yang ditujukan oleh laporan laba rugi diukur dengan proyeksi general manager mengenai pendapatan potensial perusahaan. Jika tambahan penyesuaian diperlukan, general manager dan controller mengadakan rapat dengan manager terkait untuk menentukan bagaimana pembuatannya. Budget report general manager juga meliputi informasi yang muncul selama rapat perencanaan budget. Report ini mencakup review dan item-item berikut:

1. Kompetisi
2. Kondisi politik dan ekonomi
3. Perubahan-perubahan dalam operasi yang diusulkan
4. Item-item luar biasa
5. Tenaga kerja
6. Fasilitas
7. Rates
8. Capital improvement
9. Cash flow

Kontrol budget

Proses budget kontrol mengidentifikasikan dan menganalisa variance yang signifikan antara nilai yang dibudgetkan dan hasil operasi aktual. Analisis varian dapat menunjukkan bahwa investigasi tambahan oleh manajemen diperlukan untuk menentukan penyebab pasti dari variance yang signifikan tersebut. Setelah penyebab-penyebab ini dapat diidentifikasi, manajemen mampu membuat tindakan koreksi seperlunya.

Laporan variance budget harus mencakup detail secukupnya agar kepala departemen memungkinkan membuat pertimbangan yang masuk akal terhadap variance yang ada di budget. Hampir semua item pendapatan dan beban yang ada di budget akan berbeda dari laporan hasil operasi. Hal ini memang diharapkan karena tidak ada di budget proses pembuatan budget yang sempurna. Walaupun begitu, ada variance yang tidak signifikan sehingga tidak perlu tidakan korektif tetapi ada juga variance yang signifikan sehingga memerlukan analisis dan tindakan korektif dari manajemen yang ada.

Re forecasting

Banyak perusahaan yang membuat perkiraan ulang hasil operasi yang diharapkan dan merevisi budget operasi ketika tahun budget tersebut berjalan. Reforecasting perlu jika hasil aktual mulai menunjukkan variance yang signifikan dari budget operasi karena adanya perubahan-perubahan yang terjadi setelah budget selesai dibuat.