Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana.
Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Bentuk-bentuk komunikasi dalam organisasi :
Komunikasi dapat berupa komunikasi antar personal atau interpersonal, komunikasi di kelompok kerja dalam berbagai bentuk jejaring komunikasi, dan pola komunikasi dalam struktur organisasi.
v Komunikasi interpersonal
Komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain dalam sebuah organisasi. Komunikasi interpersonal ini bisa dilakukan antar individu dalam satu bagian, antar bagian dalam organisasi, antar bawahan, antar pimpinan, maupun antara pimpinan dan bawahan. Terdapat dua bentuk komunikasi yang biasa dilakukan dalam komunikasi interpersonal ini, yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tulisan.
Komunikasi lisan adalah komunikasi yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain melalui penggunaan mulut atau lisan di mana orang lain dapat langsung menerima pesan tersebut dengan berbagai faktor yang memengaruhinya, baik dari segi situasi lingkungan kerja, emosi antara pihak yang berkomunikasi, serta berbagai hal yang terkait ketika komunikasi lisan tersebut dilakukan. Komunikasi lisan dapat berupa pembicaraan formal maupun informal, pembicaraan dalam pertemuan atau rapat, pembicaraan dalam konteks teguran maupun kritikan, dan lain sebagainya.
Komunikasi tertulis adalah komunikasi yang dilakukan seseorang kepada orang lain melalui mediator berupa sesuatu yang dapat menyampaikan pesan pengirim kepada penerima pesan sehingga maksud dari pesan dapat dengan mudah diterima. Komunikasi tertulis biasanya dilakukan untuk memperkuat komunikasi lisan, atau untuk mengingatkan sesuatu (melalui bukti tertulis), maupun ketika seseorang tidak bisa menggunakan komunikasi lisan atau langsung sebagai jalan untuk menyampaikan pesan. Sebagai contoh, adakalanya teguran akan lebih baik jika disampaikan melalui tertulis daripada lisan ketika hal tersebut bersifat sangat rahasia, walaupun dalam beberapa keadaan teguran barangkali akan lebih efektif jika disampaikan secara lisan.
v Komunikasi dalam jaringan dan tim kerja
Komunikasi pada dasarnya adalah bentuk interaksi antarindividu dalam kelompok maupun organisasi. Bentuk komunikasi yang dilakukan ternyata memiliki pola tersendiri, sehingga memiliki semacam jejaringan komunikasi. Jejaringna komunikais pada dasarnya merupakan pola bagaimana orang-orang dalam organisasi saling berkomunikasi. Terdapat beberapa tipe rantai dalam tersebarnya informasi, antara lain :
- Model Rantai
Metode jaringan komunikasi di sini terdapat lima tingkatan dalam jenjang hirarkisnya dan hanya dikenal komunikasi sistem arus ke atas (upward) dan ke bawah (downward), yang artinya menganut hubungan komunikasi garis langsung (komando) baik ke atas atau ke bawah tanpa terjadinya suatu penyimpangan.
- Model Roda
Sistem jaringan komunikasi di sini, semua laporan, instruksi perintah kerja dan kepengawasan terpusat satu orang yang memimpin empat bawahan atau lebih, dan antara bawahan tidak terjadi interaksi (komunikasi sesamanya).
- Model Lingkaran
Model jaringan komunikasi lingkaran ini, pada semua anggota/staff bisa terjadi interaksi pada setiap tiga tingkatan hirarkinya tetapi tanpa ada kelanjutannya pada tingkat yang lebih tinggi, dan hanya terbatas pada setiap level.
- Model Saluran Bebas/Semua Saluran
Model jaringan komunikasi sistem ini, adalah pengembangan model lingkaran, di mana dari semua tiga level tersebut dapat melakukan interaksi secara timbal balik tanpa menganut siapa yang menjadi tokoh sentralnya.
- Model Huruf ‘Y’
Model jaringan komunikasi dalam organisasi di sini, tidak jauh berbeda dengan model rantai, yaitu terdapat empat level jenjang hirarkinya, satu supervisor mempunyai dua bawahan dan dua atasan mungkin yang berbeda divisi/departemen.
v Komunikasi dalam Struktur Organisasi
komunikasi dalam struktur organisasi adalah pola bagaimana setiap bagian-bagian dalam organisasi saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya, baik antarbagian yang tingkatan yang sama (horizontal) maupun yang berbeda tingkatannya (vertical).
Ada tiga arah umum komunikasi dalam organisasi, yaitu:
1. Komunikasi vertikal dari atas ke bawah
2. Komunikasi vertikal dari bawah ke atas
3. Komunikasi horizontal
Seperti diketahui bahwa organisasi tidak hidup menyendiri terpisah dari lingkungannya. Oleh karena itu muncul bentuk komunikasi lain, yaitu komunikasi dari luar (eksternal). Informasi dari luar perlu dipelajari agar organisasi dapat berjalan memperoleh pengalaman dan memperbaiki hubungannya dengan masyarakat lingkungannya. Studi kasus : Mike Olson, manajer pabrik di Ryerson Midwest Coil Processing, mengetahui bahwa para pekerja menjatuhkan alat-alat mesin yang mahal, sehingga ia menempelkan kartu harga pada alat-alat tersebut untuk menunjukkan ongkos penggantian, sehingga para karyawan mulai berhati-hati ketika menggunakan peralatan mahat tersebut. Komunikasi Olson membantu para pekerja melihat bagaimana tindakan mereka memengaruhi seluruh perusahaan dan menciptakan suasana kerja bersama untuk solusi-solusi.[4]
Komunikasi vertikal dari atas ke bawah adalah pesan-pesan dikirim dari manjemen puncak turun kepada para bawahan. Misalnya dalam menetapkan jobs instruction, yaitu pelaksanaan perintah-perintah pekerjaan, memberi pejelasan tentang kebiasaan dan peraturan yang berlaku dalam perusahaan. Komunikasi ke bawah dalam organisasi biasanya mencakup lima topik berikut
· Implementasi tujuan dan strategi. Mengomunikasikan berbagai strategi dan tujuan baru memberikan informasi tentang target-target tertentu dan perilaku yang diharapkan. Contoh : “kampanye kualitas baru ini merupakan persoalan yang serius. Kita harus meningkatkan kualitas produk jika ingin bertahan.”
· Instruksi-instruksi pekerjaan dan dasar rasional. Ini adalah petunjuk mengenai cara mengerjakan tugas tertentu dan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan aktifitas-aktifitas organisasional yang lain. Contoh : “Bagian pembelian seharusnya memesan batu bata sekarang sehingga kru kerja dapat memulai konstruksi bangunan dalam dua minggu”.
· Prosedur dan praktik. Ini adalah pesan-pesan yang mendefinisikan kebijaksanaan, kaidah, peraturan, tunjangan kerja, dan susunan struktural. Contoh : “Setelah 90 hari pertama bekerja, Anda memenuhi syarat untuk mengikuti rencana tabungan yang disponsori oleh perusahaan.”
· Umpan balik kinerja. Pesan-pesan ini menghargai seberapa baik para individu dan departemen dalam melakukan pekerjaan mereka. Contoh : “Joe, karyamu di jaringan komputer sangat meningkatkan efisiensi proses pemesanan kami.”
· Indoktrinasi. Pesan-pesan ini didesain untuk memotivasi para karyawan supaya menggunakan misi dan nilai budaya perusahaan dan berpartisipasi dalam upacara-upacara khusus, seperti piknik dan kampanye United way. Contoh : “perusahaan menganggap para karyawannya sebagai keluarga dan ingin mengundang semua orang untuk menghadiri piknik dan pekan raya tahunan pada tanggal 3 maret.”
Sedangkan komunikasi dari bawah ke atas adalah pesan-pesan yang ditransmisi dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi dalam hierarki organisasi. Hal ini dapat berupa usulan dari bawahan, kritik, ataupun garapevine (kabar dari mulut ke mulut atau desas-desus). Lima tipe informasi yang dikomunikasikan ke atas adalah sebagai berikut :
· Masalah dan pengecualian. Pesan-pesan ini mendiskripsikan masalah-masalah serius dan pengecualian-pengecualian kinerja rutin guna membuat para manajer senior sadar akan kesulitan-kesulitannya. Contoh : “pencetak sudah tidak beroperasi selama dua hari, dan setidaknya membutuhkan waktu seminggu sebelum pencetak yang baru tiba.”
· Saran perbaikan. Pesan-pesan ini adalah ide-ide untuk memperbaiki prosedur-prosedur yang berhubungan dengan tugas guna meningkatkan kualitas atau efisiensi. Contoh : “Saya kira harus menghapus langkah-langkah dalam prosedur pemeriksaan keuangan karena langkah tersebut membutuhkan banyak waktu dan tidak menghasilkan apa pun.”
· Laporan-laporan kinerja. Pesan-pesan ini meliputi laporan-laporan periodik yang menginformasikan kepada manajemen tentang bagaimana para individu dan departemen bekerja. Contoh : “kami menyelesaikan laporan pemeriksaan keuangan untuk Smith & Smith tepat waktu, tetapi terlambat satu minggu untuk laporan Jackson.”
· Keluhan dan perselisihan. Pesan-pesan ini merupakan keluhan dan konflik karyawan yang menaiki hierarki untuk didengarkan dan mendapat pemecahan yang mungkin. Contoh “manajer penelitian operasi tidak bisa mendapatkan kerja sama dari pabrik Lincoln untuk studi penggunaan mesin.”
· Informasi finansial dan akuntansi. Pesa-pesan ini menyingggung biaya, jumlah uang yang dapat diterima, banyaknya penjualan, keuntungan yang diharapkan, hasil investasi, dan pesoalan-persoalan lain yang menarik bagi para manajer senior. Contoh : “Biaya 2 persen melebihi anggaran, tetapi penjualan 10 persen melebihi target, jadi gambaran keuntungan untuk kuartal ketiga sangatlah bagus.”
Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan-pesan secara lateral diagonal di antara teman-teman sekerja atau pekerja. Hal ini dapat terjadi antar karayawan atau pejabt setingkat yang dapat terjadi seperti dalam konferensi, ceramah, pertemuan informal. Terdapat tiga kategori komunikasi horizontal :
· Penyelesaian interdepartemental. Pesan-pesan ini terjadi di antara para anggota dari departemen yang sama dan berkenaan dengan penyelesaian tugas. Contoh : “Betty, bisakah kamu membantu kami menemukan cara untuk melengkapi formulir laporan pengeluaran medis ini ?”
· Koordinasi interdepartemental. Pesan-pesan interdepartemental memudahkan penyelesaian berbagai proyek atau tugas bersama. Contoh : “Bob, tolong hubungi bagian pemasaran dan bagian produksi serta atur pertemuan untuk mendiskusikan spesifikasi-spesifikasi untuk submajelis yang baru. Sepertinya, kita mungkin tidak mampu memenuhi persyaratan-persyaratan mereka.”
· Mengubah inisiatif dan perkembangan. Pesan-pesan ini didesain untuk berbagi informasi di antara berbagai tim dan departemen yang dapat membantu organisasi berubah, tumbuh, dan berkembang. Contoh : “Kita sedang mempersingkat prosedur-prosedur perjalanan perusahaan dan ingin mendiskusikan hal ini dengan departemen anda.”
0 komentar:
Posting Komentar