Gambaran Kasus
Sekolah Putra Clarion,Inc dibentuk pada tahun 1989 sebagai “tempat perlindungan bagi anak-anak yang hilang arah”, oleh sekelompok penanam modal dari Chicago, mereka semua besar di panti asuhan, namun termasuk orang-orang yang sangat peduli dengan kesehatan. Visi mereka adalah menciptakan lingkungan bagi anak-anak bermasalah yang meliputi diagnosa, rencana perawatan, penanaman disiplin serta hal-hal yang diperlukan untuk menjadikan anak-anak tersebut anggota masyarakat yang produktif. Mereka merasa bahwa mereka akan mampu mengoperasikan sekolah ini secara efisien dan memperoleh sedikit keuntungan seiring berjalannya waktu.
Selama sepuluh tahun ke depan, Clarion mengembangkan berbagai macam program pemulihan yang berpedoman pada niat dan devosi kelompok ini. Sekolah pertama didirikan dekat Chicago, Illinois pada 1991. Kemudian Clarion membuka sekolah tambahan dekat Detroit, Michigan (1995); Indianapolis, Indiana (1998); dan St. Louis, Missouri (2000). Divisi Milwaukee adalah sekolah tertua kedua dalam sistem Clarion, dibuka pada 1993. Divisi ini terletak di tanah milik divisi sebelumnya dan terdiri dari beberapa gedung serta lahan kosong seluas 80 are yang terletak di pinggiran kota. Seperti di negara bagian lainnya, Clarion Divisi Milwaukee tidak bergantung pada sedikit banyaknya uang sekolah yang dibayarkan orang tua murid. Oleh karena itu, sebagian besar pemasukan berasal dari subsidi yang dibayarkan oleh agen-agen pemerintah untuk penyediaan tempat tinggal maupun pengasuhan bagi anak-anak yang bermasalah.
Sekolah Putra Clarion Divisi Milwaukee adalah sekolah swasta, yang menyediakan fasilitas rehabilitasi bagi anak-anak nakal yang berusia 10 sampai 13 tahun. Pada tahun 2003 ada sekitar 128 pekerja - baik yang bekerja penuh maupun paruh waktu yang mengasuh dan merawat 120 siswa. Dari 9 tempat rehabilitasi anak nakal yang ada di Wisconsin, Clarion Milwaukee adalah yang kedua terbesar dipandang dari segi banyaknya siswa dan menduduki posisi ketiga besar untuk subsidi yang diberikan oleh pemerintah. Tidak seperti Clarion Milwaukee, sebagian besar dari tempat perawatan anak lainnya tidak diperuntukkan bagi anak-anak bermasalah. Maka dari itu, Clarion Milwaukee sering berfungsi sebagai “pelabuhan terakhir” sebelum seorang anak yang bermasalah ditempatkan di rumah sakit jiwa ataupun lembaga pemasyarakatan anak.
Kemampuan Clarion Milwaukee untuk menangani kasus-kasus berat adalah salah satu hasil nyata dari program perawatan yang tepat guna. Usaha perawatan ini didukung dengan pengaturan program sekolah dan juga fasilitas manajemen krisis modern serta pendukung lainnya. Strategi Clarion Milwaukee untuk membedakan diri dengan para pesaingnya ditekankan pada pentingnya penggunaan teknologi modern digabungkan dengan kepedulian tinggi dari para pegawainya. Karena sekolah ini pada umumnya berhubungan dengan para siswa dengan potensi berbahaya, kemampuan untuk menghubungi staf pendukung maupun mengakses catatan siswa secara cepat dipandang sangat penting untuk mencapai hasil yang efektif.
Seiring meningkatnya biaya operasional dan anggaran yang dibutuhkan, Sekolah Milwaukee lebih menekankan pada peningkatan subsidi pemerintah dan menaikkan uang pendaftaran untuk menyeimbangkan anggaran. Selama tahun anggaran 2002-2003 (berakhir 30 Juni 2003) Clarion membebankan $100.50 per hari untuk setiap murid kepada agen penempatan atau keluarga untuk biaya program pemulihan reguler. Untuk para siswa yang tergabung dalam program ISIS, fasilitas rehabilitasi dibuka pada tahun 2001 yang dikhususkan untuk anak-anak yang selanjutnya akan diserahkan ke lembaga permasyarakatan anak, biaya yang dibebankan $167 per hari untuk setiap siswa. Total pengeluaran untuk tahun anggaran 2002-2003 dianggarkan sebesar $3,891,000, namun pada pelaksanaannya tidak sebesar itu. Hasil dari hal itu, Clarion mempertimbangkan untuk meningkatkan kapasitas sekolah pada tahun anggaran 2003-2004.
Seluruh pengeluaran diambil dari aset simpanan modal Clarion, Inc. Setiap divisi bersaing dengan divisi-divisi lainnya untuk mendapatkan dana tersebut. Clarion Milwaukee mengusulkan 5 proyek utama untuk anggaran 2003-2004: pembelian 32 unit komputer, pemrograman ulang beberapa aplikasi penting perangkat lunak, perbaikan perangkat keras untuk sistem komputer IBM/400, penyusunan ulang komputer yang sudah ada untuk memperluas program ISIS, dan pembangunan sebuah asrama yang akan menampung 10 siswa tambahan untuk program reguler. Young akan bertanggung jawab untuk mengatur setiap dari masing-masing proyek tersebut. Seluruh proyek ini menghabiskan dana $25,000 lebih banyak dari anggaran yang dialokasikan, yang kesemuanya harus disetujui oleh Dewan Direksi Clarion. Dewan direksi yang nantinya akan meninjau setiap pengajuan anggaran secara seksama.
Perencanaan Sistem Informasi
Dengan biaya pembayaran gaji pegawai sebesar 68% dari total anggaran biaya operasional sekolah, Young mempertimbangkan komputerisasi sebagai salah satu cara untuk meningkatkan efektifitas dan produktifitas pegawai dalam mengakses informasi dan untuk meningkatkan komunikasi antar pegawai. Dia tidak menekankan kemungkinan mengurangi biaya-biaya tersebut secara langsung (misalnya dengan pengurangan pegawai). Dalam usulan yang dibuat Young pada Januari 1998, Dewan Direksi Clarion, Inc menyetujui penyediaan sebuah komputer IBM AS/400 dan aplikasi-aplikasi perangkat lunak didalamnya. Karena Clarion, Inc mempunyai banyak kebutuhan yang harus dipenuhi, Young mengetahui bahwa biaya pembelian beberapa unit komputer tambahan sulit untuk dipenuhi. Utamanya jika pembelian tersebut tidak terhubung secara langsung dengan jalur pajak yang baru. Meskipun demikian, anggota direksi menunjukkan ketertarikan pada proyek sistem informasi baru, bahkan sebelum proyek ini disetujui pada 1998. Lebih-lebih ketika Young menggambarkan kemampuan komputer ini secara detail, ketertarikan itu semakin bertambah. Demikian pula seluruh pegawai dari semua program pelatihan dan pendukungnya menunjukkan antusias tinggi akan keuntungan usulan ini. Berdasarkan dukungan dari hampir semua pegawai, dewan direksi menyetujui hal ini.
Tujuan yang diuraikan pada investasi perangkat lunak dan perangkat keras adalah untuk menghemat waktu pegawai dengan penggunaan komunikasi elektronik untuk memperlancar tugas-tugas rutin dan penyediaan akses untuk memasukkan data siswa ke komputer secara lebih mudah dan cepat. Fungsi utama yang diharapkan adalah penghematan waktu dalam hal pengiriman e-mail, kemudahan akses data siswa, analisa data siswa, penjadwalan pertemuan, serta penempatan ruang. Penyediaan aplikasi perangkat lunak disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan diatas, termasuk aplikasi pendukung lain yang dibutuhkan bagian keuangan dan personalia. Sistem AS/400 ini menjadi basis dari pengoperasian 60 komputer yang telah dibeli sepanjang tahun 1993 sampai tahun 1997.
Dalam rangka menyeimbangkan pelaksanaan proyek penambahan komputer tahun 1998 dengan kebutuhan tiap-tiap devisi, dewan direksi juga telah menyetujui rencana susunan organisasi jangka panjang untuk divisi Milwaukee. Usaha bersama dewan direksi dan seluruh pegawai dari semua Bagian dituangkan dalam rencana jangka panjang lima tahun pertama. Rencana ini menitikberatkan pada hal-hal penting yang berkaitan dengan ketatausahaan dan pelayanan siswa, dan disetujui pada Januari 1998.
Sistem Komputer Clarion-Milwaukee
Ketika tidak lagi dipandang oleh sebagian orang sebagai bagian dari seni, jaringan komputer Clarion-Milwaukee secara umum didesain sesuai aplikasi/program yang diperlukan pada tahun 1998. Pembagian sistem komputer menggunakan basis komputer kampus, yang meliputi 60 komputer dan beberapa printer yang terhubung dalam satu sistem utama. Masing-masing komputer dilengkapi dengan program Microsoft Windowsterbaru serta rangkaian aplikasi Microsoft Office. Menurut perwakilan dari bagian pemasaran IBM, perakitan jaringan dengan cara ini memungkinkan penambahan 40-50 komputer tambahan yang mungkin nantinya akan dibutuhkan seiring bertambahnya waktu. Komputer-komputer AS/400 tambahan dapat juga disambungkan untuk menyediakan fasilitas komunikasi antar individu bila penyedia daya utama lebih banyak diperlukan untuk komputer sekolah.
Organisasi Divisi Clarion-Milwaukee
Bagian Pelayanan Sosial. Bagian Pelayanan Sosial bertanggung jawab untuk memastikan bahwa murid-murid yang bermasalah mendapatkan perawatan yang sesuai dengan masalah yang mereka hadapi. Karena komunikasi melalui e-mail dan surat menyurat antara bagian ini dengan para siswa maupun lembaga-lembaga yang menempatkan anak-anak ini di sekolah Clarion, serta banyaknya varian dari perawatan yang ditawarkan, maka penggunaan komputer dalam mempermudah akses untuk mengetahui data siswa maupun hal-hal yang berkaitan dengan program perawatan yang dijalankan kepada siswa yang bersangkutan dipandang sangat penting. Pengawas dari bagian ini berfungsi sebagai kepala bagian yang merupakan anggota dari pejabat ketatausahaan. Dia juga merupakan anggota tim lembaga perawatan.
Penasehat pelayanan sosial menangani bimbingan langsung serta menjadi pekerja sosial, mencatat berbagai data kemajuan siswa, dan berperan sebagai anggota tim lembaga perawatan dan tim unit perawatan. Sebagian besar dokumen serta laporan yang menjadi tanggung jawab tim perawatan mempertimbangkan masukan dan laporan dari para penasehat bimbingan konseling.
Bagian Program. Bagian program bertanggung jawab untuk menjaga keharmonisan kelompok siswa, mempersiapkan berbagai aktivitas seperti pemecahan masalah yang dihadapi siswa, rekreasi atau hiburan, maupun kegiatan-kegiatan khusus yang dilakukan dalam kapasitas perawatan siswa. Anggota pegawai dari bagian ini membawahi pegawai paruh waktu yang bekerja di bagian mereka (petugas perawatan anak, petugas rekreasi, dan petugas pembantu program). Seorang kepala pengawas program berfungsi sebagai kepala bagian, dan mempunyai akses komputer yang mencatat semua data dan sumber informasi lainnya. 7 orang pengawas program berbagi tanggung jawab pengawasan langsung untuk perawatan anak dan data rekreasi.
Bagian Pendidikan. Bagian pendidikan bertanggung jawab untuk menjamin terus berlangsungnya program-program pendidikan yang dicanangkan di Clarion-Milwaukee. Karena Bagian pendidikan dalam aktivitasnya banyak berhubungan dengan Bagian program, komunikasi yang efektif antara kedua bagian ini dipandang sangat perlu. Pengawas Bagian pendidikan berfungsi sebagai kepala sekolah. Dia adalah anggota dewan ketatausahaan dan tim lembaga perawatan. Di bagian ini 20 guru, dibantu oleh beberapa asisten guru, mempersiapkan pengajaran untuk para siswa dalam suasana kelas pada umumnya. Beberapa guru memiliki telepon, namun tidak semua. Sebagian besar komunikasi dilakukan secara langsung (tatap muka langsung) maupun melalui memo tertulis.
Bagian Peralihan. Bagian peralihan bertanggung jawab untuk perawatan dan pemulihan 20 siswa yang termasuk dalam program “peralihan kehidupan” Clarion-Milwaukee. Secara khusus, program peralihan adalah perawatan terpisah dengan pengawasan, pendampingan, dan konseling yang sungguh-sungguh, serta didukung oleh pegawai perawatan, namun demikian, fungsi pendukungnya secara utama tetap dijalankan oleh personalia sekolah. Pengawas Bidang peralihan berfungsi sebagai Kepala Bagian dan juga menjadi anggota tim lembaga perawatan serta badan ketatausahaan.
Bagian ISIS. Bagian ISIS dibentuk sebagai bentuk dukungan terhadap program rehabilitasi ISIS. Bagian ISIS melaporkan hasil kerjanya kepada Pengawas Pelayanan Sosial, namun program pengawasannya dilakukan tersendiri. Penasehat pelayanan sosial ISIS menjalankan tugas dan fungsi yang hampir sama dengan rekan sekerja mereka di program regular. Beberapa unit pelayanan memerlukan komputer untuk mengelompokkan data perawatan/rehabilitasi siswa.
Bagian Pengembangan. Bagian Pengembangan bertanggung jawab dalam hal-hal yang menyangkut sumber daya manusia dan juga berbagai tugas, misalnya sebagai seksi dana dan hubungan masyarakat sekolah Clarion divisi Milwaukee. Kepala Bagian Pengembangan juga berfungsi sebagai pembantu Kepala Sekolah. Bagian ini mempunyai akses untuk penggunakan AS/400 dalam pengerjaan data pengembangan sumber daya manusia. Kepala bagian ini adalah anggota dewan ketatausahaan.
Bagian Usaha. Tugas dari Bagian Usaha meliputi pembelian, penyediaan barang, sistem informasi, dan fungsi pengawasan keuangan termasuk pembukuan dan fungsi perbendaharaan. Pengawas Bagian ini juga memikul semua tanggung jawab dalam pengaturan keuangan tiap Bagian. Kepala petugas tata buku melaporkan hasil tugasnya kepada pengawas, dan menghabiskan seperempat waktu kerjanya untuk mengerjakan tanggung jawab sistem operasi. Tugas rutinnya sehari-hari misalnya menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pengguna sistem serta mengerjakan salinan data untuk AS/400. pengawas utama juga bertanggung jawab dalam urusan rumah tangga dan pemeliharaan dari tiap-tiap Bagian. Tidak satupun dari semua Bagian ini berhubungan langsung dengan jaringan komputer.
Mengevaluasi Sistem Yang Ada
Empat tahun setelah dipasang, Young berpikir bahwa sistem komputer yang ada harus dievaluasi. Dalam rapat pegawai pada November 2002, Young menguraikan bahwa sistem perakitan dalam pembagian jaringan komputer yang sekarang ada sudah ketinggalan jaman untuk ukuran sekolah seperti Clarion. Dia berpendapat bahwa sistem jaringan yang selama ini menjadi kelebihan Clarion Milwaukee harus lebih baik dibanding sekolah lainnya yang menyediakan pelayanan yang sama. Young juga menyebutkan optimisme dewan direksi ketika membicarakan sistem yang baru ini. Dia kemudian menyatakan bahwa dia akan meminta evaluasi mengenai sistem yang sekarang ada. Berdasarkan hasil rapat pegawai, Young memikirkan cara untuk meyakinkan direksi bahwa sistem yang ada sekarang membawa benyak keuntungan untuk Clarion-Milwaukee. Meski jelas terlihat bahwa sistem ini sangat dibutuhkan, namun dari pengamatan Young, intensitas penggunaan sistem ini belum sesuai dengan yang diharapkan. Young menyadari tantangan yang dihadapinya untuk meyakinkan atasannya akan pentingnya perubahan pada sistem yang sudah ada. McHardy nampaknya selalu ragu-ragu untuk menggunakan teknologi baru dalam pengoperasian sekolah. Suatu ketika Young mendengar McHardy berbicara di depan dewan direksi bahwa McHardy merasa ‘teknologi komputer tidak ada hubungannya dengan perawatan anak-anak nakal’.
Permasalahan
Berdasarkan gambaran kasus, maka yang menjadi pokok permasalahan yakni apakah yang harus dilakukan oleh Young untuk meyakinkan McHardy agar dapat menjalankan rencana sistem informasi jangka panjangnya di Clarion, Milwaukee?
Pembahasan Kasus
Berdasarkan gambaran kasus diatas terlihat bahwa McHardy selaku pimpinan Clarion Inc. selalu ragu-ragu untuk menggunakan teknologi baru dalam pengoperasian sekolah mengingat biaya pemeliharaan yang cukup tinggi. Dengan demikian Mchardy meminta Young untuk menyusun rencana sistem informasi jangka panjang Clarion.
Pada pertengahan Januari 2003, Young menyusun satuan tugas sistem informasi untuk membantunya menyusun rencana sistem informasi jangka panjang. Ada 6 orang anggota tambahan selain Young yang terlibat dalam satuan tugas ini; Christopher Larson, Kepala Bagian Perawatan; Brian Thomas, Pembantu Pimpinan; Ann Lyman, Pengawas Pelayanan Sosial; Lara Kirk, Pengawas Bagian Pendidikan; dan Michael Todd, Pengawas Program.
Pada pertemuan pertama, Young mengemukakan tujuan dari satuan tugas ini yaitu mencari tahu apa saja sistem komunikasi yang dibutuhkan oleh para pegawai Clarion-divisi Milwaukee serta menentukan perbaikan-perbaikan apa saja (jika ada) yang harus dilakukan pada sistem AS/400 dan perangkat lunaknya sehingga sistem ini benar-benar dapat memenuhi kebutuhan para pegawai seperti yang telah diuraikan dari hasil evaluasi yang dilakukan Young. Young menyatakan bahwa dalam menjalankan kewajiban-kewajibannya, satuan tugas ini akan sangat membutuhkan komitmen waktu dari pegawai, maka dari itu setiap anggota satuan tugas ini diharapkan benar-benar “buka mata dan pasang telinga” untuk mencari tahu apa yang dibutuhkan oleh para pegawai, namun belum terpenuhi pada sistem yang lama.
Sampai dengan pertemuan pada pertengahan Februari 2003, anggota satuan tugas sistem informasi belum menemukan kebutuhan yang perlu ditambahkan pada sistem yang ada sekarang. Namun, mereka banyak menerima masukan penting dari para pegawai yang mengindikasikan bahwa sistem yang sekarang ada tidak sesuai dengan apa yang mereka perlukan. Untuk mencari tahu akar permasalahan ketidakpuasan ini, satuan tugas memutuskan untuk mengadakan survey pada pegawai dengan maksud mencari tahu keluhan-keluhan utama dari pegawai- kurangnya komunikasi antar pegawai serta kegagalan AS/400 untuk memperbaiki kondisi ini. Survey ini diadakan di kantor Young selama bulan Maret 2003.
Hasil utama yang jelas terlihat dari penelitian oleh satuan tugas sistem informasi adalah bahwa tatap muka langsung dipandang sebagai cara yang paling efektif dilakukan dalam berkomunikasi antar pegawai, urutan kedua adalah sistem telepon. Urutan ketiga dalam daftar jawaban responden adalah penggunaan sistem surat elektronik pada AS/400. Sebagian besar pegawai mengetahui berbagai fasilitas perangkat lunak yang dapat dimanfaatkan untuk komunikasi, namun belum pernah menggunakan fasilitas itu. Posisi terakhir dari daftar sarana komunikasi adalah untuk fungsi pelaporan. Meskipun ratusan laporan berbeda rutin dibuat, namun penggunaan komunikasi tertulis dengan cara ini masih dirasa kurang.
Satuan tugas berkesimpulan bahwa kemungkinan AS/400 tidak terbukti efisien seperti yang diharapkan karena sistem ini tidak digunakan secara maksimal oleh pegawai. Dengan melihat catatan penggunaan yang ada di sistem ini, akan terlihat besarnya penggunaan sistem ketika pegawai mengakses sistem ini setiap hari kurang dari 30 menit. Anggota satuan tugas ini tidak tahu mengapa sistem ini tidak digunakan secara maksimal oleh pegawai.
Sebagai tambahan dalam melaksanakan survey ini, anggota satuan tugas menyisihkan waktu dari pertemuan rutin antar bagian pada Maret 2003 serta disela-sela pertemuan perseorangan untuk mengumpulkan berbagai pendapat dari anggota bagian yang lain. Pembahasan masalah ini sedikit aneh bagi sebagian anggota satuan tugas ini karena mereka tidak mempunyai latar belakang pendidikan dalam hal sistem informasi.
Menggarisbawahi hasil wawancara akan membantu menegaskan perilaku pegawai Clarion-Milwaukee. Salah satu anggota dari satuan tugas, Lara Kirk, pada pertemuan satuan ini pada akhir maret 2003 melaporkan bahwa dia telah melakukan wawancara pada beberapa guru yang telah menggunakan sistem ini untuk surat menyurat via e-mail. Dia mengulangi ucapan salah seorang guru, “ pada bulan pertama dan kedua hal ini sangat menyenangkan karena kita dengan mudah dapat menggunakan komputer perseorangan yang tersedia. Namun setelah itu, sistem ini menjadi sangat lambat. Saya tidak punya waktu untuk menunggu prosesnya”. Guru yang lain menambahkan,” saya harus mencari komputer perseorangan yang tersedia di pagi hari, katakan antara jam delapan sampai jam sembilan, namun ketika saya mencoba untuk memasuki sistem ini, selalu gagal. Saya mendapat pesan bahwa jaringan komputer tidak tersedia-entah apa maksudnya.
Ketika Kirk mencoba murunut masalah ini, dia mendapat informasi dari Baker bahwa sistem salinan jadwal dikerjakan setiap pagi antara jam 8:00 sampai 9:30. Ketika Baker sedang mengerjakan sesuatu dengan sistem ini, tidak ada seorangpun yang bisa masuk ke sistem ini.
Christopher Larson juga mengulang pendapat dari salah seorang pegawai yang diwawancarainya. “ kami merasa lebih mudah bagi kami untuk mencari berbagai laporan mengenai data siswa dengan menggunakan kartu data yang lama, daripada harus berjalan untuk mencari dan memakai sistem pada komputer perseorangan yang kosong. Saya mendengar bahwa sistem ini juga bisa digunakan untuk hal yang sama, tapi saya tidak punya waktu untuk mencari dan menunggu proses untuk menggunakan sistem komputer yang ada.
Michael Todd melaporkan bahwa meskipun dia berpikir pegawai tata usaha akan banyak menggunakan sarana perangkat lunak sistem penanggalan pada AS/400 untuk membantu pengawas pelaksana program dalam pengaturan ruangan dan pelayanan kalender perseorangan, kenyataannya mereka sangat jarang menggunakan sistem ini. Ketika dia menanyai beberapa sekretaris dalam wawancara kelompok, mereka mengatakan “ para pengawas pelaksana program lebih suka menyimpan sendiri jadwal mereka, dan tidak memberi kami cukup waktu untuk menyusun jadwal untuk semua aktivitas tersebut. Seringkali kami harus buru-buru membuka ruang kelas atau ruang pertemuan disaat- saat terakhir.
Brian Thomas menemukan bahwa Kepala Perencanaan dan pembantunya sangat jarang menggunakan sistem ini, jauh dari apa yang diharapkan selama ini. “ singkat cerita, katanya, tidak ada seorangpun yang pernah memberi tahu saya manfaat apa saja yang bisa kita dapatkan dari sistem komputer yang baru ini. Daripada menggunakan sistem komputer, saya bisa lebih gampang menggunakan sistem telepon untuk menahan telepon dari relasi penting ketika suatu pertemuan penting berlangsung. Saya yakin akan bisa mendapat lebih banyak dana dari masing-masing penyandang dana bila saya langsung menghubungi mereka lewat telpon. Saya dengar kita menghabiskan biaya yang sangat besar untuk sistem AS/400 ini. Memangnya siapa yang membutuhkan sistem ini?
Young juga mendengar laporan bahwa para pegawai banyak membela diri dan tidak nyaman dengan wawancara yang berkesan interogasi dari para pengawas yang tergabung dalam satuan tugas ini. Sangat jelas terlihat bahwa banyak pegawai “memanis-maniskan” jawaban mereka, sedang pegawai yang lain banyak yang tidak mau memberikan komentar mereka.
Salah satu kesimpulan yang bisa diperoleh dari hasil pelaksanaan survey dan wawancara adalah bahwa satuan tugas ini memerlukan bantuan/pendampingan tambahan dari orang yang betul-betul paham akan sistem ini. Atas permintaan dari seluruh anggota satuan tugas, dewan direksi Clarion-Milwaukee pada akhir April 2003 menyetujui pembiayaan perusahaan konsultan dalam hal perencanaan dan peningkatan proyek Young ini.
Dalam pencarian singkat untuk menemukan perusahaan konsultan yang diperlukan, satuan tugas sistem informasi memilih kantor konsultan LTM,Inc. dari tiga perusahaan yang mengirim proposal, utamanya karena kantor konsultan ini mempunyai cabang di Milwaukee dan telah melakukan beberapa pekerjaan untuk divisi Clarion yang lain.
Diharapkan LTM bisa menyiapkan strategi rencana sistem informasi untuk Clarion-Milwaukee pada minggu pertama bulan Juni 2003. Meskipun Young berpikir tanggung jawabnya yang utama adalah untuk menyampaikan presentasinya di depan dewan direksi Clarion, dia berpendapat bahwa rencana ataupun masukan dari anggota satuan tugas dan konsultan akan banyak memberi dia jalan untuk meyakinkan direksi untuk menjalankan program bulan Juni nanti.
Young menghabiskan sepanjang hari untuk memberi penjelasan singkat kepada 3 orang perwakilan dari LTM mengenai sejarah dan kondisi sistem informasi di Clarion-Milwaukee, termasuk hasil survey yang dilakukan satuan tugas sistem informasi baru-baru ini. Sehubungan dengan jabatannya sebagai pengawas, Young menjelaskan bahwa dia bertanggung jawab untuk meyakinkan direksi bahwa investasi yang mereka tanamkan untuk sistem ini akan berimbang dengan manfaat yang akan didapat. Dia ingin tahu apakah sistem ini akan memenuhi kebutuhan informasi di Clarion-Milwaukee dan pengembangan jangka panjang apa yang harus dilakukan. Dia juga menunjukkan hal-hal yang diakibatkan oleh perubahan yang terjadi pada organisasi Clarion-Milwaukee yang mungkin akan mempengaruhi sistem yang sekarang ada. Contohnya, dalam 3 tahun terakhir, jumlah siswa Clarion-Milwaukee bertambah dari 90 menjadi 120 siswa. Jumlah pegawai juga ditambah untuk mengimbangi pertambahan siswa. Pegawai tetap dan paruh waktu meningkat hampir 30%, dengan angka pergantian posisi dan ketidakhadiran sangat kecil.
Tanggal 9 Juni 2003 Young membaca laporan dari LTM serta berharap dapat menggunakan laporan dari LTM sebagai dasar laporan yang akan dibuatnya untuk dewan direksi. Kini setelah dia membacanya, dia berpikir bahwa laporan dari LTM bisa memberinya banyak gagasan dan saran yang baik, namun disisi lain laporan LTM tidak cukup banyak membahas rencana sistem informasi jangka panjang yang diharapkan. Young tidak yakin apa yang harus dia lakukan, namun dia sadar sepenuhnya bahwa dia akan banyak memutar otak untuk memikirkan permasalahan-permasalahan selanjutnya. Adapun laporan akhir dari LTM yakni sebagai berikut:
Laporan Akhir Rencana Sistem Informasi Jangka Panjang
Kelebihan Sistem Informasi Clarion-Milwaukee
Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Peralatan pendiktean lebih banyak digunakan oleh pegawai keperawatan. Penggunaan sistem ini berguna bagi pegawai keperawatan maupun pegawai sekretariat yang mencatat pendiktean tersebut.
Komputer perseorangan digunakan oleh pengawas dan pimpinan pengembangan untuk membuat slide yang digunakan untuk presentasi.
Program aplikasi perangkat lunak cukup mudah digunakan bagi pengguna pemula maupun bagi yang sudah cukup mahir.
Perangkat lunak program dokumentasi manual tersedia bagi pengguna.
Produk pertukaran data pada AS/400 memungkinkan pertukaran data antar komputer perseorangan maupun unit penyedia daya. Hal ini lebih memudahkan bagi mereka yang banyak menggunakan komputer perseorangan.
AS/400 dapat dikembangkan apabila diperlukan pengolah data ataupun ruang kerja tambahan.
Kebijakan dan Cara Kerja
Sistem salinan data dilakukan secara harian dan terorganisir dengan baik.
Jadwal perawatan tiga bulanan yang dilakukan oleh IBM ter-koordinir dengan baik.
Penilaian Pegawai
Secara umum, sesuai dengan hasil wawancara, meskipun tidak semua pegawai merasa puas dengan kemampuan sistem yang ada di Clarion-Milwaukee sekarang, mereka merasa bahwa sistem yang ada masih lebih baik dari tempat yang sebanding dengan Clarion. Perbandingan yang paling sering disampaikan adalah perbandingan Clarion dengan Rumah Sakit Daerah Milwaukee yang juga sering mengalami gangguan sistem yang sama.
Kelemahan Sistem Informasi Clarion-Milwaukee
Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Kualitas hasil pendiktean yang dihasilkan sangat tergantung pada pengalaman dan keterampilan yang dimiliki sekretaris.
Beberapa perangkat lunak yang dibutuhkan tidak tersedia pada AS/400, padahal program ini sangat diperlukan untuk beberapa fungsi pelaporan.
Perangkat lunak penjelasan cara penggunaan program tidak tersedia bagi pengguna.
Beberapa pegawai menyatakan bahwa tidak ada personal komputer yang tersedia disaat mereka memerlukannya. Personal komputer paling banyak digunakan pada jam 3-5 sore.
Kebijakan dan Cara Kerja
Setiap hari, sekurang-kurangnya 90 menit dari waktu petugas tata buku dihabiskan untuk menjalankan sistem pendukung dan program-program penting lainnya. Akibatnya, pegawai lain tidak bisa menggunakan komputer perseorangan yang ada selama waktu tersebut, dan Nn. Baker tidak bisa menjalankan fungsi pengawasan yang biasa dilakukannya.
Alur untuk permintaan merubah laporan melewati Pengawas Bagian, John Young atau Jean Baker. Setiap bulan, Young atau Baker akan meninjau ulang dan mengurutkan semua permintaan ataupun pertanyaan yang masuk sesuai skala prioritas. Bila ada waktu. Pelaksanaan kegiatan ini setiap hari mengharuskan Young atau Baker menjawab semua pertanyaan dari pemakai, yang tentu saja hal ini akan mengurangi waktu mereka untuk melakukan tugas dan tanggung jawab utama mereka.
Hanya dua orang saja yang pernah kuliah ilmu komputer. Jadwal pelatihan formal lainnya tidak ada.
Penilaian Pegawai
Anggota dewan ketatausahaan diberi kesempatan yang sangat terbatas untuk memberikan masukan pada proyek peng-komputerisasian awal pada tahun 1998. Karena itu, mereka merasa bahwa sistem yang ada sekarang tidak mampu menyediakan apa yang mereka butuhkan.
Komunikasi perseorangan secara langsung semakin sulit dilakukan karena jumlah pegawai terus bertambah dan semua Bagian terus berkembang.
Banyak pegawai Clarion-Milwaukee yang awalnya ingin mencoba menggunakan sistem ini berubah pikiran karena mereka kesulitan mencari komputer perseorangan yang tersedia.
Petugas sekretariat lebih banyak menggunakan AS/400 dibanding pegawai Bagian lainnya. Bagi sebagian besar pegawai AS/400 hanya dipandang sebagai alat untuk menjalankan tugas pelaporan.
Pegawai yang menggunakan aplikasi pembukuan mendapat kesan bahwa mereka dianggap ‘pupuk bawang’ karena tidak mengerjakan sendiri laporan pembukuan mereka.
Sedangkan saran-saran yang sebaiknya dilakukan oleh Young dengan tujuan agar McHardy tidak ragu lagi untuk menggunakan sistem teknologi informasi bagi Clarion Inc. yakni dengan :
Memilih pegawai permanen untuk mengatur urusan sistem informasi.
Sulit bagi anggota pegawai untuk mengurus proyek sistem informasi sebagai pekerjaan tambahan disaat mereka sendiri mempunyai begitu banyak tugas dan tanggungjawab yang harus mereka kerjakan pada saat yang bersamaan. Karena alasan ini, perlu ditunjuk manager khusus yang bertugas untuk mengatur sistem informasi di Clarion-Milwaukee (termasuk mengurus jaringan komputer, komputer perseorangan, dan sistem telepon). Tugas tambahan bagi manager sistem meliputi evaluasi dan menyiapkan pelatihan untuk sistem informasi yang baru bagi karyawan. Manager sistem informasi harus melaporkan pekerjaannya kepada pengawas dan memiliki keanggotaan tetap pada kepanitiaan jangka panjang. Manager yang baru harus memiliki latar belakang pendidikan ilmu komputer dan memiliki pengalaman dalam sistem informasi.
Membentuk tim perencanaan
Perencanaan harus dilakukan oleh tim yang memiliki semangat kepemimpinan tinggi, untuk memastikan bahwa seluruh masukan yang diterima mencakup semua Bagian. Proses timbal balik dipakai untuk memotivasi pegawai melalui kerjasama dan dukungan untuk proyek sistem informasi. Timbal balik ini akan dapat tercapai dengan mengumpulkan semua masukan mereka dan menjelaskan keuntungan sistem informasi ini sehingga mereka dapat merasa ikut memiliki sistem ini. Potensi “penguasa’ juga harus mulai dikurangi karena hal ini dapat menghambat terjadinya perubahan.
Melibatkan dan mengevaluasi seluruh sistem saat merencanakan suatu proyek sistem informasi.
Keputusan keputusan yang berkaitan dengan telekomunikasi, komputer utama, dan komputer perseorangan tidak boleh diambil atas dasar hanya sekedar untuk mengisi kekosongan. Ketika keputusan yang berkaitan dengan sistem informasi dibuat, seluruh sistem informasi yang ada di Clarion-Milwaukee harus dijadikan pertimbangan. Salah satu tanggung jawab yang diemban oleh manager baru adalah untuk mencari hal-hal penting yang mendesak, menyangkut perubahan sistem informasi di Clarion-Milwaukee. Evaluasi menyeluruh harus dilakukan, termasuk meminta masukan dari semua ahli dari tiap Bagian.
Metode taksiran pengaruh dari sistem baru harus disusun untuk memastikan evaluasi yang lengkap dan berkelanjutan. Metode tersebut harus mempertimbangkan hal-hal dibawah ini:
Bagaimana perilaku pegawai dalam kaitan diperkenalkan dan digunakannya sistem yang baru?
Perubahan dalam hal bisnis apa yang diharapkan terjadi di Clarion-Milwaukee sehubungan dengan sistem ini?
Haruskah perubahan organisasi terjadi, termasuk perubahan, penambahan, atau pengurangan posisi pegawai?
Berapa banyak pengalaman yang harus dimiliki Clarion-Milwaukee dalam hal ini?
Proyek atau strategi apa yang harus dibuat untuk melengkapi proyek ini?
Dengan penggunaan Metode taksiran pengaruh, akan memudahkan pengenalan kemungkinan munculnya resiko, baik kecil, sedang, maupun besar yang muncul sebagai akibat dari perubahan yang terjadi. Lebih jauh, bersamaan dengan diadakannya evaluasi terhadap seluruh sistem, cara ini mendukung berjalannya rencana sistem informasi jangka panjang.
Menggunakan pendekatan formal untuk merencanakan sistem informasi
Banyak cara yang dapat dipakai dalam kaitannya dengan perencanaan sistem informasi. ‘berbagai faktor keberhasilan utama’ dan ‘strategi analisa investasi’ adalah kerangka yang paling umum. Berbagai elemen dari teknik ini harus digabungkan dalam menyusun rencana kegiatan. Juga sangat penting bagi pimpinan dan dewan direksi Clarion-Milwaukee untuk memiliki proposal yang dapat dinilai dari standar yang sama dalam proses pengambilan keputusan. Meskipun proses resminya pasti akan memakan waktu lama, sesuai pengalaman kami dalam mengerjakan proyek sistem informasi, hal ini akan memberi banyak keuntungan jangka panjang bagi sekolah untuk mengurangi proyek-proyek yang tidak diperlukan. Kerangka rencana yang lebih lengkap akan dijabarkan sebagai berikut :
Rencana Sistem Informasi Utama
Rencana sistem informasi utama meliputi identifikasi hal-hal penting yang menyangkut strategi rangka dasar rencana tujuan yang akan datang. Rencana sistem informasi utama didasarkan pada pernyataan misi Clarion-Milwaukee. Pelatihan bagi pegawai harus diadakan untuk mengajarkan rencana dan strategi proses sistem informasi serta memberikan penjelasan yang menyeluruh mengenai tujuan pengaturan sistem informasi. Para pegawai Clarion-Milwaukee harus diberitahu pentingnya pengetahuan akan sistem informasi- termasuk teks dokumen, pesan suara, diagram, dan statistik- sebagai aset usaha yang berguna.para pegawai juga harus memahami bahwa komputer, perangkat lunak, dukomen-dokumen tertulis, dan telepon adalah bukan hak milik mereka. Segala keputusan dan penggunaan yang berhubungan dengan sarana ini harus didasarkan pada kegunaan sarana-sarana tersebut untuk menunjang tujuan utama sistem informasi Clarion-Milwaukee. Para pegawai juga harus diinstruksikan untuk secara seksama mencari hal-hal yang dapat mendukung terciptanya tujuan yang ingin dicapai oleh Clarion-Milwaukee. Proses ini secara berurutan akan menciptakan perilaku yang mendukung rencana sistem informasi utama.
Dukungan Pejabat Pengaturan
Hal yang menjadi perhatian utama untuk dilakukan adalah mendorong keterlibatan dan dukungan pejabat Clarion untuk proyek ini. Pimpinan, bersama dengan manager sistem informasi yang baru, harus berperan aktif dalam menjalankan rencana sistem informasi jangka panjang yang baru. Semua keputusan penting yang akan diambil berkaitan dengan sistem informasi harus diambil dengan persetujuan dewan direksi.
Metode Sistem Kehidupan
Metode ‘sistem kehidupan’ disarankan untuk digunakan pada setiap sistem aplikasi. Hal ini juga berguna untuk penetapan hal-hal yang diperlukan dan untuk pengaturan waktu yang efisien. Ketika mengevaluasi aplikasi dari sistem yang baru, tingkat ‘siklus hidup’ setiap komponen harus dipertimbangkan. Hindari pembelian yang hanya akan mendorong kebutuhan-kebutuhan tidak perlu.lainnya. sistem formal yang baru harus disusun lengkap dengan perkiraan teknologi terbaru yang diperlukan Clarion-Milwaukee. Hanya setelah seluruh aplikasi sistem ditentukan dari yang paling kecil sampai yang terbesar, dan disesuaikan dengan sejauh mana tiap Bagian di Clarion-Milwaukee dapat mengatur sistem yang baru ini , kita akan dapat membuat keputusan yang tepat.
Pengaturan Giliran
Rencana sistem informasi utama harus mencakup pengaturan waktu dengan tujuan menentukan berbagai proyek usaha dan untuk melakukan pengambilan keputusan investasi yang efektif.
Menggabungkan beberapa sistem informasi yang diperlukan dalam menetapkan tujuan sistem informasi jangka panjang.
Tujuan jangka panjang harus mencakup berbagai informasi yang berkaitan dengan ukuran yang relevan dengan sistem informasi. Setiap tujuan jangka panjang harus dapat membawa pengaruh positif bagi sistem informasi Clarion-Milwaukke dan keperluan-keperluan tambahan lainnya. Karena sistem informasi ini sangat berkaitan erat dengan rencana jangka panjang lainnya, maka manajer sistem informasi yang baru harus banyak berdiskusi dan bekerja sama dengan para pengawas Clarion-Milwaukee.
Menentukan tujuan sistem informasi pada rencana lima tahunan divisi Clarion- Milwaukee.
Karena kebutuhan-kebutuhan yang berkaitan dengan rencana sistem informasi Clarion-Milwaukee terus bertambah, penting sekali untuk terus mencari berbagai keputusan strategis yang baru. Untuk alasan ini, Clarion-Milwaukee harus terus melakukan metode-metode berbasis komputer, yang akan meningkatan penggunaan dan efisiensi komputer, sebagai bagian dari pelaksanan sistem informasi jangka panjang.peran serta manajemen sistem informasi harus terus dievaluasi dan dirumuskan ulang dalam kaitannya dengan perubahan teknologi.
Simpulan
Berdasarkan pembahasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem teknologi informasi yang telah diterapkan oleh Clarion Inc. sudah cukup baik bila dibandingkan dengan tempat yang sama. Namun terdapat beberapa kelemahan yang dapat dikategorikan sebagai gangguan-gangguan yang terjadi pada sistem teknologi informasi dimana dapat dibagi dalam tiga kategori yakni akibat kesalahan teknis yang berhubungan dengan perangkat kerasnya yakni beberapa perangkat lunak yang dibutuhkan tidak tersedia pada AS/400, padahal program ini sangat diperlukan untuk beberapa fungsi pelaporan, Perangkat lunak penjelasan cara penggunaan program tidak tersedia bagi pengguna serta Beberapa pegawai menyatakan bahwa tidak ada personal komputer yang tersedia disaat mereka memerlukannya. Personal komputer paling banyak digunakan pada jam 3-5 sore.
Kategori kedua menyangkut mengenai gangguan lingkungan yang dalam hal ini berhubungan dengan lingkungan kerja Clarion Inc. dimana setiap hari penggunaan komputer selama jam tertentu hanya dapat digunakan oleh satu orang saja dengan demikian bagian lain tidak bisa menjalankan fungsinya dengan baik, kemudian hanya dua orang pegawai saja yang memiliki kompetensi dalam bidang ilmu komputer karena sebelumnya telah kuliah ilmu komputer.
Serta gangguan yang ketiga menyangkut mengenai kesalahan-kesalahan manusia (human error) yakni : anggota dewan ketatausahaan diberi kesempatan yang sangat terbatas untuk memberikan masukan pada proyek peng-komputerisasian awal pada tahun 1998. oleh karena itu, mereka merasa bahwa sistem yang ada sekarang tidak mampu menyediakan apa yang mereka butuhkan, komunikasi perseorangan secara langsung semakin sulit dilakukan karena jumlah pegawai terus bertambah dan semua Bagian terus berkembang, banyak pegawai Clarion-Milwaukee yang awalnya ingin mencoba menggunakan sistem ini berubah pikiran karena mereka kesulitan mencari komputer perseorangan yang tersedia, petugas sekretariat lebih banyak menggunakan AS/400 dibanding pegawai Bagian lainnya, bagi sebagian besar pegawai AS/400 hanya dipandang sebagai alat untuk menjalankan tugas pelaporan, pegawai yang menggunakan aplikasi pembukuan mendapat kesan bahwa mereka dianggap ‘pupuk bawang’ karena tidak mengerjakan sendiri laporan pembukuan mereka.
Saran
Adapun saran yang ditujukan bagi Young agar McHardy tidak ragu lagi untuk menggunakan sistem teknologi informasi ialah dengan menjalankan saran yang diberikan setelah dilakukannya evaluasi oleh LTM terhadap sistem informasi di Clarion Inc. yakni dengan :
Memilih pegawai permanen untuk mengatur urusan sistem informasi.
Membentuk tim perencanaan
Melibatkan dan mengevaluasi seluruh sistem saat merencanakan suatu proyek sistem informasi.
Menggunakan pendekatan formal untuk merencanakan sistem informasi
Menggabungkan beberapa sistem informasi yang diperlukan dalam menetapkan tujuan sistem informasi jangka panjang.
Menentukan tujuan sistem informasi pada rencana lima tahunan divisi Clarion- Milwaukee.
0 komentar:
Posting Komentar