Akuntansi Perhotelan IX & X

Jenis-jenis pembelian dairy product pada hotel

Pembelian Persediaan

Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan.

Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah:

-          Temperatur ruangan

-          Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang

-          Metode penyimpanan barang

-          Sistem ventilasi

Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan di hotel, antara lain:

-          Menjaga kontinuitas usaha

-          Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk

-          Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan

-          Membuat perencanaan pembelian yang optimal

-          Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang

-          Mencegah slow moving item

Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store, sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman disimpan di Daily Store.

Cara pembelian persediaan (bahan makanan)

Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak

Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu:

1.      Kontrak untuk jangka waktu tertentu

Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti dalam jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulit-sulit mencari suplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung lamanya kontrak. Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan memudahkan di dalam penatapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan. Pembelian dengan sistem kontrak ini akan lebih menguntungkan lagi bila diutamakan untuk jenis bahan yang mempunyai harga yang stabil untuk periode-periode tertentu.

2.      Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu

Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan, dan mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan sulit diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia di pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman).

Yang perlu diingat dalam pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah kontrak sebaiknya dilakukan secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan dihadapan notaris untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu: bagian pertama, mencantumkan tentang kondisi umum seperti jangka waktu kontrak, bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli? Kepada siapa invoice harus dikirimkan? Bagaimana sistem pembayarannya? Contoh bahan yang dibeli,dan sebagainya. Sedangkan bagian kedua tentang hal-hal yang khusus dan spesifik, seperti standar spesifikasi untuk setiap jenis bahan yang dibeli, atau disebut dengan standard purchased spesification.

Pembelian bahan makanan secara harian

Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian dapur yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya dilakukan pada siang hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli, maka mengajukan order pembelian melalui chef untuk disetujui.

Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar yang diperlukan hotel/restoran, maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok (supplier) yang sudah direkomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar supplier yang telah diberi rekomendasi untuk memasok barang/bahan bagi hotel/restoran.

Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan

Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali dalam seminggu atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan grocery adalah sangat sesuai.

Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembelian cara harian. Dan yang perlu diketahui adalah, dalam pembelian cara kuota mingguan ini setelah bagian pembelian menerima daftar bahan/barang yang harus dibeli dari bagian yang bersangkutan kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar bahan/barang yang akan dibeli tersebut kepada pemasok(supplier) untuk membuat kuota harga. Setelah bagian pembelian menerima daftar kuota harga dari masing-masing pemasok (supplier), kemudian bagian pembelian akan menentukan pemasok (supplier) mana yang akan memasok bahan/barang yang dibutuhkan untuk minggu yang akan datang tersebut.

Untuk pembelian secara kuota harian, yang pada umumnya untuk bahan-bahan makanan golongan grocery, maka standar spesifikasinya sulit dirinci secara detail, maka pada umumnya yang digunakan adalah nama merk, ukuran, berat, dan jumlah.

Pembelian bahan makanan secara ‘Cash and Carry”

Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana umunya bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau toko atau tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebih murah. Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and Carry, diantaranya:

a.       Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja

b.      Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit.

c.       Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya melalui katalog

d.      Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika

Sedangkan kerugiannya adalah:

a.       Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta transportasinya

b.      Hotel/restoran harus membayar tunai.

Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan

Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi kebutuhan selama beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam Menu.

Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur pembelian pada hotel

Bagian yang terlibat

Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:

1. Departemen yang memerlukan barang
2. Gudang (general store/storeroom)
3. Pembelian (purchasing)
4. Penerimaan (receiving)
5. Cost control
6. Account payable (hutang usaha)

Dokumen yang digunakan

1. Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.
2. Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk kebutuhan operasional hotel.
3. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik.
4. Daily receiving report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel.
5. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli yang digunakan sebagai pembanding.
6. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk, barang keluar, serta sisa barang.
7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control.

Prosedur pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian)

1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:

-          Cost control, sebagai alat kontrol

-          Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO

-          Gudang atau departemen yang memerlukan

2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:

-          Supplier untuk ditunjuk

-          Cost control, sebagai kontrol

-          Gudang, sebagai informasi pembelian

-          Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang

-          Purchasing, sebagai arsip

3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta persetujuan dari:

-          Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya

-          Cost control untuk persetujuan harga

-          Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang

            ML pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:

-          Cost control, sebagai kontrol

-          Gudang, sebagai informasi

-          Purchasing, sebagai arsip

-          Account payable, sebagai dasar mencatat hutang

-          Supplier, sebagai pendukung penagihan

5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.

Mendesain dan membuat pola jurnal khusus pembelian pada hotel

Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum, kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus sepanjang tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan yang memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak. Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi efisien dan kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun satuan usaha yang mulai berkembang pesat.

Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali.

Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:

1. Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang dagangan yang dilakukan secara kredit.
2. Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan yang dilakukan secara kredit.
3. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang tunai.
4. Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang tunai.

Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam keempat jurnal di atas.

Jenis-jenis penggunaan dairy product khususnya food and beverage pada hotel

Penggunaan persediaan

Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode(akhir bulan), cost control akan melakukan inventasrisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasn pada departemen/outlet operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang.

Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah:

Biaya departemen                   xxx

            Persediaan                               xxx

Daily Store

Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan dan minuman, dimana tingkat kegiatan atau sktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut dengan daily store.

Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di bawah ini;

1. Makanan yang cepat rusak (perishable).
2. Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product).
3. Makanan jenis daging , ungas dan ikan laut (meat, poultry, fish, sea food).
4. Makanan jenis sembako (groceries).
5. Jenis minuman (beverages).

Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable)

Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buah-buahan, bumbu-bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis sayuran lainnya yang mudah rusak.

Jenis bahan makanan perishable hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus yang bersuhu antara 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius. Ruangan gudang untuk menyimpan jenis makanan perishable ini disebut dengan chilled room.

Oleh karena itu, pembelian makanan jenis ini dilakukan setiap hari. Kendati pun fasilitas kamar pendingin telah tersedia, namun penyimpanan seyuran dan buah perlu penanganan yang benar, berikut ini adalah penanganan sayuran dan buah-buahan yang benar:

1. Sebelum disimpan sayuran dan buah yang perlu pencucian harus dicuci terlebih dahulu kemudian disimpan menggunakan tempat isian yang mempunyai lubang-lubang agar udara bebas masuk.
2. Jangan menyimpan sayuran dan buah-buahan dalam jumlah yang terlalu banyak secara berhimpitan hingga udara tidak dapat bebas masuk.
3. Kecuali pisang dan bahan-bahan yang masih memerlukan proses kematangan lebih lanjut dan harus disimpan dalam teperatur kamar, maka semua bahan harus disimpan di ruangan pendingin.
4. Untuk sayuran seperti selada, seledry dan sebagainya perlu dibasahi terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam ruangan pendingin. Karena dapat memperpanjang daya tahan sayuran tersebut.
5. Sayuran tidak boleh terlalu lama direndam di dalam air karena dapat menghilangkan tekstur, flavour serta menurunkan mutu.

Makanan Jenis Dairy Product

Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang dibuat dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain sebagainya. Untuk bahan makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek yaitu berkisar 1 sampai 2 minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan) sehingga dalam proses pembelian bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan melihat tanggal kadalursa (expired date) dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini disimpan pada suhu/temperatur khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada suhu 13 derajat sampai dengan 16 derajat selsius (chilled room).

Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood)

1. Penyimpanan Daging ataupun Unggas

·         Daging yang dibeli harus dalam keadaan segar dan disimpan menggunakan peralatan yang bersih.

·         Lama penyimpanannya berbeda-beda, tergantung dari temperatur kamar pendingin. Makin rendah temperatur makin lama daging dapat disimpan.

·         Daging yang akan dibekukan disimpan dalam freezer, kecuali jika harus hendak dimasak. Untuk mencairkan es pada daging yang beku harus dimasukkan pada tempat dengan suhu ruangan sehingga es dapat mencair secara perlahan-lahan. Mencairkan daging beku tidak boleh dengan merendam atau merebus atau menyiramnya dengan air panas.

2. Penyimpanan Ikan

·         Ikan yang disimpan harus masih dalam keadaan segar.

·         Ikan harus dibersihkan terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan.

·         Ikan ditempatkan di dalam box yang berisi es batu (es kristal) dan ditempatkan pada refrigerator yang terpisah dari bahan-bahan lainnya.

·         Temperatur diatur hingga sedikit di atas titik beku.

·         Ikan yang akan dibekukan harus dimasukkan ke dalam freezer.

·         Ikan asap seperti salem, trout dan sebagainya harus disimpan ke dalam refrigerator.

Makanan Jenis Sembako (Groceries)

Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti: tepung terigu, beras, kacang-kacangan,kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-jenis mie, minyak goreng, bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya.

Penyimpanan bahan makanan jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur udara yang khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.

Barang-barang jenis ini ditempatkan pada rak-rak seperti layaknya di mall atau supermarket dengan pengelompokan sesuai dengan jenis dan ukuran barangnya masing-masing. Dengan pengaturan yang sedemikian rupa, petugas gudang setiap saat dapat menjaga kebersihan dan kerapian barang-barang ini.

Bahan makanan jenis groceries sangat memerlukan perhatian khusus dari petugas penerima barang (receiving) dan petugas gudang dalam hal pengecekan umur pakai (expired date) dari masing-masing barang itu. Selain itu selalu diperhatikan, apabila bahan makanan jenis groceries/dry goods yang disimpan dalam gudang sudah lebih dari tiga atau enam bulan dan sangat jarang dipergunakan (slow moving item) atau jika ada bahan makanan yang sudah mendekati tanggal kadaluarsa, maka untuk menghindari kerugian atau terjadinya kerusakan, petugas gudang segera membuat laporan atau pemberitahuan kepada atasannya tentang keberadaan barang tersebut agar segera bisa dipakai atau dimanfaatkan oleh bagian dapur, mungkin untuk dijual kepada tamu di restoran dengan membuat menu special today atau untuk menu di banquet. Sama halnya dengan bahan makanan yang disimpan di dalam freezer, dalam mengeluarkan barang dari ruangan ini dipakai juga metode FIFO (first in first out).

Jenis Minuman (Beverage)  

Jenis-jenis minuman yang disimpan dalam gudang daily store adalah:

1. Soft Drink

Soft drink seperti Coca Cola(botol dan kalengan), Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara 25 derajat selsius sampai dengan 35 derajat selsius.

2. Hard Liqour

Merupakan jenis minuman keras seperti: Johny Walker, Grand Marnier, Bwenedectine, Civas Regal, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis ini diperlukan ruangan atau gudang dengan temperatur khusus antara 13 derajat selsius sampai dengan 25 derajat selsius. Ruangan dengan temperatur seperti ini  diperlukan untuk menjaga agar minuman tetap dalam

keadaan fresh dan tidak cepat rusak.

3. Wine/Champagne

Merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya: Red Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya. Cara menyimpannya memerlukan temperatur yang sangat khusus bersama-sama dengan dengan minuman yang termasuk sparkling wine, dan keg beers atau draught beers, dan lain sebagainya. Untuk penyimpanan minuman jenis wine/champagne diperlukan ruangan/gudang dengan temperatur yang sejuk, antara 10 sampai dengan 16 derajat selsius, untuk menjaga agar minuman ini tidak cepat rusak, karena minuman jenis wine/champagne selalu dalam keadaan bereaksi atau masih dalam keadaan proses fermentasi.

Untuk minuman wine/champagne yang tutup botolnya terbuat dari bahan gabus maka cara menyimpannya berbeda dengan minuman yang tutup botolnya dibuat dari bahan metal atau logam (tutup model ulir). Minuman yang tutup botolnya terbuat dari gabus akan disimpan dengan posisi tidur, dengan tujuan agar tutup botol selalu dalam keadaan basah sehingga minuman itu tidak meledak (blow up). Sedangkan minuman yang tutup botolnya terbuat dari metal maka cara penyimpanan bisa diletakkan dengan posisi berdiri karena tutup model ini lebih kuat menahan tekanan dari dalam botol.

Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur penggunaan dairy product khususnya food and beverage pada hotel

Bagian yang terlibat:

1.      Departemen

2.      Gudang

3.      Cost control

Dokumen yang digunakan

1.      Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan, seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen.

2.      Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar serta sisa barang.

3.      Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control.

Laporan yang dihasilkan

1.      General food,beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman.

2.      Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada cardex/bincard.

3.      Cost reconciliation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.

4.      Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan antara total sales dengan total cost

Prosedur penggunaan persediaan

1.      Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan jumlah satuan dari barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.

2.      Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, kemudian menyerahkan barang dan memintatanda terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:

a.       Cost control, sebagai dasar mencatat pada cardex

b.      Gudang

c.       Departemen yang memerlukan  barang, sebagai arsip

                  d.   Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang berdasarkan SR.

»»  Baca Lebih Lanjut...

METODE PENGUMPULAN DATA

Jenis Data

Jenis data penelitian berkaitan dengan sumber data dan pemilihan metode yang digunakan oleh peneliti untuk memperoleh data penelitian. Penentuan metode pengumpulan data dipengaruhi oleh jenis dan sumber data penelitian yang dibutuhkan.

Data penelitian pada dasarnya dapat dikelompokkan menjadi menjadi tiga jenis, yaitu:

1.      Data Subyek (Self-Report Data)

Data subyek adalah jenis data penelitian yang berupa opini, sikap, pengalaman atau karakteristik dari seseorang atau sekelompok orang yang menjadi subyek penelitian (responden Data subyek diklasifikasikan berdasarkan bentuk tanggapan (respon) yang diberikan, yaitu : lisan (verbal), tertulis dan ekspresi. Respon verbal diberikan sebagai tanggapan atas pernyataan yang diajukan oleh peneliti. Respon ekspresi diperoleh peneliti dari proses observasi.

2.      Data Fisik (Physical Data)

Data fisik merupakan jenis data penelitian berupa obyek atau benda-benda fisik, antara lain dalam bentuk: bangunan atau bagian dari bangunan, pakaian,buku, dan senjata. Data fisik dalam penelitian bisnis dikumpulkan melalui metode observasi.

3.      Data Dokumenter (Documentary Data)

Data dokumenter adalah jenis data penelitian yang antara lain berupa: faktur, jurnal, surat-surat, notulen hasil rapat, memo, atau dalam bentuk laporan program. Data ini memuat apa dan kapan suatu kejadian atau transaksi, serta siapa yang terlibat dalam suatu kejadian. Data dokumenter dalam penelitian dapat menjadi bahan atau dasar analisis yang kompleks yang dikumpulkan melalui metode observasi dan analisis dokumen yang dikenal dengan content analysis, antara lain berupa: kategori isi, telaah dokumen, pemberian kode berdasarkan karakteristik kejadian atau transaksi.

            Dilihat dari jenisnya, data dapat dibedakan menjadi data kualitatif dan data kuantitatif.

            Data kualitatif adalah data yang sifatnya hanya menggolongkan saja dan tidak dapat diwujudkan dalam bentuk angka. Yang termasuk dalam klasifikasi data kualitatif adalah data yang berskala ukuran nominal dan ordinal, seperti jenis kelamin, jenis pekerjaan, status pekerjaan, motivasi karyawan, dan lain sebagainya.

            Data kuantitatif adalah data yang dapat dinyatakan dalam bentuk angka, yang termasuk dalam data kuantitatif adalah data yang berskala ukur interval dan rasio. Contohnya, jumlah karyawan, jumlah penjualan, jumlah piutang, jumlah hutang, dan lain-lain.

            Data juga dapat dibedakan menurut tahapan waktu dan pada waktu serta tempat tertentu. Dalam hal ini data dibedakan menjadi data time series dan cross section. Data time series atau data deret waktu adalah data yang dikumpulkan dari beberapa tahapan waktu secara kronologis. Data deret waktu pada umumnya merupakan kumpulan data dari suatu fenomena tertentu yang didapat dalam beberapa interval waktu tertentu, misalnya dalam mingguan, bulanan, triwulan, catur wulan, semesteran, dan tahunan.

            Data cross section adalah data yang dikumpulkan pada waktu dan tempat tertentu saja. Data ini umumnya mencerminkan suatu fenomena tertentu dalam suatu kurun waktu tertentu saja, misalnya data tentang perilaku konsumen pengguna ponsel merk tertentu, data tentang tanggapan konsumen untuk menabung di suatu bank.

Sumber Data

Terdapat dua sumber data penelitian terdiri atas: sumber data primer dan sumber data sekunder.

1.      Data Primer (Primary Data)

Data primer merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber asli (tidak melalui media perantara). Data primer secara khusus dikumpulkan oleh peneliti untuk menjawab pertanyaan penelitian. Data primer dapat berupa opini subyek (orang) secara individual atau kelompok, hasil observasi terhadap suatu benda (fisik), kejadian atau kegiatan, dan hasil pengujian. Ada dua metode yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data primer, yaitu: (1) metode survei dan (2) metode observasi.

2.      Data Sekunder (Secondary Data)

Data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak langsung melalui media perantara (diperoleh dan dicatat pihak lain). Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan atau laporan historis yang telah tersusun dalam arsip yang dipublikasikan dan tidak dipublikasikan.

            Keuntungan menggunakan data sekunder adalah lebih murah, lebih cepat, dan dalam kenyataan sering peneliti tidak terlalu mampu untuk mengumpulkan data primer sendiri, misalnya sensus penduduk.

            Bentuk data sekunder ada dua kategori yaitu berasal dari sumber internal dam sumber eksternal. Data internal tersedia pada tempat penelitian dilakukan misalnya faktur penjualan, laporan penjualan, laporan hasil riset yang lalu, dan lain-lain. Data eksternal dapat diperoleh dari sumber-sumber luar misalnya, data sensus penduduk dan registrasi. Data yang diperoleh dari badan atau perusahaan yang aktivitasnya mengumpulkan keterangan-keterangan yang relevan akan berbagai masalah.

            Adapun manfaat dari data primer adalah dikumpulkan untuk mencapai tujuan penelitian, tidak ada risiko kadaluwarsa karena dikumpulkan setelah proyek penelitian dirumuskan, semua data dipegang oleh peneliti, mengetahui kualitas dari metode-metode yang dipakainya karena dialah yang mengatur sejak awal.

Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data sekunder

            Metode pengumpulan data sekunder sering disebut metode pengumpulan bahan dokumen, karena peneliti tidak secara langsung mengambil data sendiri tetapi memanfaatkan data atau dokumen yang dihasilkan oleh pihak-pihak lain.

            Pada umumnya, data sekunder yang digunakan oleh pihak peneliti untuk memberikan gambaran tambahan, gambaran pelengkap, ataupun untuk diproses lebih lanjut. Dalam metode pengumpulan data sekunder, obsevator tidak meneliti langsung, tetapi data didapatkan misalnya dari media massa, BPS, lembaga pemerintah maupun swasta, lembaga penelitian maupun pusat bank, data hasil penelitian lain, penelitian kepustakaan dalam hal untuk mengetahui berbagai pengetahuan dan karya yang pernah dicapai oleh para peneliti terdahulu. Dengan penelitian kepustakaan, akan melatih peneliti untuk membaca kritis segala bahan yang dijumpainya, kecermatan dan ketelitian peneliti akan sangat teruji dalam memutuskan sumber yang dipercayanya.

Metode pengumpulan data primer

Terdapat dua hal utama yang memepengaruhi kualitas data penelitian yaitu, kualitas instrumen penelitian dan metode pengumpulan data. Ada beberapa cara untuk mengumpulkan data yaitu: interview (wawancara), kuisioner, dan observasi (pengamatan) atau mungkin saja ketiganya.

A. Interview (Wawancara)

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal yang dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sangat sedikit. Sutrisno Hadi (1986) mengemukakan bahwa anggapan yang perlu dipegang oleh peneliti dalam menggunakan interview dan juga kuisioner adalah sebagai beikut:

1. Bahwa subyek atau responden adalah orang yang paling tahu dirinya sendiri.
2. Bahwa apa yang dinyatakan oleh subyek kepada peneliti adalah benar dan dapat dipercaya.
3. Bahwa interpretasi subyek tentang pertanyaan-pertanyan yang diajukan peneliti kepadanya adalah sama dengan apa yang dimaksud peneliti.

 Wawancara dapat dilakukan dengan dua cara yaitu wawancara terstruktur dan wawancara tidak terstruktur.

1. Wawancara terstruktur

Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi yang akan diperoleh. Dengan wawancara terstruktur ini setiap responden diberi pertanyaan yang sama dan alternatif jawaban yang sama.

2. Wawancara tidak terstruktur

Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Wawancara tidak terstruktur atau terbuka, sering digunakan dalam penelitian pendahuluan atau penelitian yang lebih mendalam terhadap responden.

B. Kuisioner (Angket)

Kuisioner merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan-pertanyaan tertulis kepada responden untuk dijawabnya. Kuisioner merupakan teknik pengumpulan data yang efisien bila peneliti mengetahui variabel-variabel yang akan diukur.

Uman sekaran (1992) mengemukakan beberapa prinsip penulisan angket sebagai metode pengumpulan data yaitu: prinsip penulisan, pengukuran dan penampilan fisik.

Prinsip penulisan angket

Menyangkut beberapa faktor, yaitu:

1. Isi dan tujuan pertanyaan
2. Bahasa mudah
3. Pertanyaan tertutup, terbuka, positif, negatif
4. Pertanyaan tidak mendua
5. Tidak menanyakan hal-hal yang sudah lupa
6. Pertanyaan tidak mengarahkan
7. Panjang pertanyaan
8. Acuan pertanyaan

Penampilan fisik

Dicetak dalam kertas bagus sehingga direspon oleh responden. Bila menggunakan kertas buram akan kurang direspon oleh responden.

 C. Observasi

Sutrisno hadi mengemukakan bahwa, observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai suatu psikologis dan biologis.  Dari proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi dapat dibedakan menjadi Participant Observation (observasi berperan serta), dan Non participant Observation selanjutnya dari segi instrumentasi yang digunakan, maka observasi dapat dibedakan menjadi observasi terstruktur dan tidak terstruktur.

           

Metode Survei dan Metode Observasi

A.    Metode Survei

Penelitian survei merupakan upaya pengumpulan informasi dari sebagian populasi yang dianggap dapat mewakili populasi tertentu. Metode ini bertitik tolak pada konsep, hipotesis, dan teori yang sudah mapan sehingga tidak akan memunculkan teori yang baru. Penelitian survey memiliki sifat verifikasi atau pengecekan terhadap teori yang sudah ada (Mantra, 2001). Penelitian survei merupakan perangkat penelitian yang murah dan cepat sehingga informasi yang dibutuhkan dapat dihasilkan secara akurat dan tepat waktu. Bentuk kuesionernya pun sederhana dan relatif mudah sehingga tidak memerlukan pelatihan secara khusus (Stone, 1993). Selain murah dan cepat, keunggulan lainnya adalah penelitian survei dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi secara sistematis. Tipe-tipe Metode Survei: Wawancara Langsung, Wawancara tidak langsung, Mencari informasi data dari koresponden (surat menyurat), Mencari data dengan mengirim kuesioner (daftar pertanyaan).

B.     Metode Observasi

Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik dibandingkan dengan metode yang lain.  Metode pengumpulan data dengan observasi digunakan bila, penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar.

Dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi dapat dibedakan menjadi dua yakni :

1.      Observasi berperan serta

Dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian. Dengan observasi partisipan ini, maka data yang diperoleh akan lebih lengkap, tajam, dan sampai mengetahui pada tingkat makna dari setiap perilaku yang nampak. Sambil mengamati, peneliti ikut melakukan apa yang dikerjakan oleh sumber data. Misalnya, mengamati bagaimana perilaku karyawan dalam bekerja, bagaimana semangant kerjanya, bagaimana hubungan karyawan dengan karyawan lain, dan sebagainya.

2.      Observasi Nonpartisipan

Dalam observasi nonpartisipan peneliti tidak terlibat dan hanya sebagai pengamat independen. Pengumpulan data dengan observasi nonpartisipan ini tidak akan mendapatkan data yang mendalam dan tidak sampai pada tingkat makna. Makna adalah nilai-nilai di balik perilaku yang tampak, yang terucapkan dan yang tertulis. Misalnya, mengamati perilaku pembeli, mengamati barang-barang apa saja yang diminati pembeli.

Dari segi instrumen yang digunakan, maka observasi dibedakan menjadi:

1.      Observasi terstruktur

Observasi terstruktur adalah observasi yang telah dirancang secara sistematis tentang apa yang akan diamati dimana tempatnya. Peneliti telah tahu dengan pasti tentang variabel apa yang akan diamati. Dalam melakukan pengamatan, peneliti menggunakan instrumen yang telah teruji validitas dan reliabilitasnya.

2.      Observasi tidak terstruktur

Merupakan observasi yang tidak dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan diobservasi. Dalam melakukan pengamatan peneliti tidak menggunakan instrumen yang telah baku, tetapi hanya berupa rambu-rambu pengamatan.

»»  Baca Lebih Lanjut...