Standar dan Metode Auditing pada Sistem PDE (bagian II)

MENENTUKAN RISIKO PENGENDALIAN

    Proses menentukan risiko pengendalian dalam struktur pengendalian PDE. Sama dengan struktur pengendalian sistem manual yang meliputi:

a.    Mengidentifikasikan salah saji potensial yang mungkin terjadi untuk setiap asersi.

b.    Mengidentifikasikan prosedur pengendalian yang perlu untuk mencegah dan mendeteksi salah saji tersebut.

c.    Melaksanakan pengujian pengendalian.

Ada tiga cara pengujian pengendalian dalam sistem PDE, yaitu:

1.    Auditing Arround The Computer

2.    Auditing Through The Computer

3.    Auditing With Computer

AUDITING ARROUND THE COMPUTER

Dalam pendekatan audit di sekitar komputer,

auditor dapat melangkah kepada perumusan pendapat dengan hanya menelaah struktur pengendalian dan melaksanakan pengujian transaksi dan prosedur verifikasi saldo perkiraan dengan cara sama seperti pada sistem manual (bukan sistem informasi berbasis komputer). Auditor tidak perlu menguji pengendalian sistem informasi berbasis komputer klien (yaitu terhadap file program/data di komputer), melainkan cukup terhadap input serta output sistem aplikasi saja. Dari penilaian terhadap kualitas dan kesesuaian antara input dengan output sistem aplikasi ini, auditor dapat mengambil kesimpulan tentang kualitas pemrosesan data yang dilakukan klien (meskipun proses/program komputernya tidak diperiksa).

Oleh karena itu, auditor harus dapat mengakses ke dokumen sumber yang cukup dan daftar laporan/keluaran (output) yang terinci dalam bentuk yang dapat dibaca. Kuncinya adalah pada penelusuran transaksi terpilih mulai dari dokumen sumber sampai ke bagian perkiraan (akun) dan laporan keuangan. Untuk menerapkan metode ini, pertama auditor meninjau dan menguji pengendalian masukan (input controls), kemudian menghitung hasil yang diperkirakan (expected) dari proses transaksi yang terpilih, lalu auditor membandingkan hasil sesungguhnya seperti yang tampak dalam laporan yang dihasilkan dengan hasil yang dihitung secara manual (untuk mendapat keyakinan bahwa proses atau program komputer yang digunakan telah benar).

Disamping mungkin masalah pengetahuan auditor mengenai aspek teknis komputer atau keterbatasan lain, metode audit di sekitar komputer tersebut cocok untuk dilaksanakan pada situasi sebagai berikut:

1.    Dokumen sumber tersedia dalam bentuk kertas (bahasa non-mesin), artinya masih kasat mata dan dilihat secara visual.

2.    Dokumen-dokumen disimpan dalam file dengan cara yang mudah ditemukan.

3.    Keluaran dapat diperoleh dari daftar yang terinci dan auditor dengan mudah menelusuri setiap transaksi dari dokumen sumber kepada keluaran dan sebaliknya.

4.    Sistem komputer yang diterapkan masih sederhana.

5.    Sistem komputer yang diterapkan masih menggunakan software yang umum digunakan dan telah diakui serta digunakan secara massal.

Keluaran terdaftar secara detail yang memungkinkan auditor melacak transaksi individual dari dokumen sumber ke keluaran dan sebaliknya. Tahap-tahap dalam EDP audit dapat diuraikan sebagai berikut:

    Tahap Pertama (Awal)

Terdiri dari telaahan dan evaluasi awal terhadap area yang akan diaudit serta penyiapan rencana audit.  Pada telaahan awal ditentukan tindakan-tindakan yang akan dilakukan dalam audit dan mencakup keputusan-keputusan yang berkaitan dengan area-area tertentu yang akan diinvestigasi, penugasan bagi staf audit, teknologi audit yang akan digunakan, dan pembuatan anggaran waktu/biaya untuk audit.

    Tahap Kedua

Merupakan telaahan evaluasi rinci atas pengendalian. Sasaran difokuskan pada temuan-temuan dalam area yang dipilih dalam audit. Dokumentasi area aplikasi ditelaah dan data yang berkaitan dengan operasi sistem dikumpulkan melalui wawancara, kuisioner pengendalian intern, dan observasi langsung. File-file transaksi, buku-buku harian pengendalian, daftar program, dan data lain ditelaah sesuai kebutuhan untuk menentukan lingkup audit yang dicakup dalam program audit dan merancang prosedur-prosedur pengujian yang akan digunakan kemudian.

    Tahap Ketiga (Terakhir)

Mencakup pengujian ketaatan yang diikuti dengan analisis dan pelaporan hasil-hasil. Tahap pengujian menghasilkan bukti ketaatan terhadap prosedur-prosedur. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memberikan jaminan memadai bahwa pengendalian intern ada dan bekerja sesuai dengan yang dinyatakan dalam dokumentasi sistem.

Keunggulan metode audit di sekitar komputer adalah:

1.    Pelaksanaan audit lebih sederhana

2.    Auditor yang memiliki pengetahuan minimal di bidang komputer dapat dilatih dengan mudah untuk melaksanakan audit.

Kelemahannya adalah jika lingkungan berubah, maka kemungkinan sistem itu akan berubah dan perlu penyesuaian sistem atau program-programnya, bahkan mungkin struktur data/file, sehingga auditor tidak dapat menilai atau menelaah apakah sistem masih berjalan dengan baik.

Selain itu, kelemahan dari metode audit di sekitar komputer ini adalah:

1.    Umumnya data base mencakup jumlah data yang banyak dan sulit untuk ditelusuri secara manual.

2.    Tidak membuat auditor memahami sistem computer lebih baik.

3.    Mengabaikan pengendalian sistem, sehingga rawan terhadap kesalahan dan kelemahan potensial dalam system.

4.    Lebih berkenaan dengan hal yang lalu dari pada audit yang preventif.

5.    Kemampuan computer sebagai fasilitas penunjang audit mubazir.

6.    Tidak mencakup keseluruhan maksud dan tujuan audit.

AUDITING THROUGH THE COMPUTER

Auditing through the computer (audit melalui komputer) dapat didefinisikan sebagai proses verifikasi atas pengendalian dalam sebuah sistem terkomputerisasi.

Audit sistem informasi untuk memverifikasi kelayakan pengendalian internal adalah sesuatu yang dilakukan baik oleh auditor internal maupun auditor eksternal. Tujuan auditor eksternal biasanya diarahkan langsung pada penilaian (pengesahan) laporan keungan. Kerap kali auditor internal melakukan tujuan yang sama, di lain kesempatan, auditor internal melakukan penilaian kelayakan audit sebagai tanggapan atas keinginan manajemen puncak dan kebutuhan tertentu perusahaan. Perilaku umum dalam sebuah audit sistem informasi adalah tujuan standar profesional yang bersifat relevan dan yang berlaku sama di setiap audit. Untuk auditor eksternal, standar-standar tersebut diatur secara khusus dalam AICPA Statement od Auditing Standards. Dan auditor internal juga memiliki standar auditing profesional yang dikeluarkan oleh Institute of Auditor Internal, yang sama dengan standar AICPA. Namun demikian, standar-standar auditing dasar tidak berubah karena teknologi yang digunakan dalam sistem yang diaudit.

Dalam pendekatan audit ke sistem komputer (audit through the computer) auditor melakukan pemeriksaan langsung terhadap program-program dan file-file komputer pada audit sistem informasi berbasis komputer. Auditor menggunakan komputer (software bantu) atau dengan cek logika atau listing program (desk test on logic or program source code) untuk menguji logika program dalam rangka pengujian pengendalian yang ada dalam komputer. Selain itu auditor juga dapat meminta penjelasan dari para teknisi komputer mengenai spesifikasi sistem dan/ atau program yang diperiksanya. Dalam pengujian substantif, para auditor memeriksa file/data komputer. Apabila auditor menggunakan alat bantu program audit, besar kecilnya penggunaan (peranan) komputer dalam audit tergantung pada kompleksitas dari sistem komputer perusahaan yang diaudit. Penggunaannya dapat sederhana atau lebih rumit. Dalam pendekatan ini fokus perhatian auditor langsung pada operasi pemrosesan di dalam sistem komputer.

Pendekatan audit langsung ke sistem komputerisasi cocok dalam kondisi: 

1)    Sistem aplikasi komputer memroses input yang cukup besar dan meng-hasilkan output yang cukup besar pula, sehingga memperluas audit untuk meneliti keabsahannya.

2)    Bagian penting dari struktur pengendalian intern perusahaan terdapat di dalam komputerisasi yang digunakan.

3)    Sistem logika komputer sangat kompleks dan memiliki banyak fasilitas pendukung.

4)    Adanya jurang yang besar dalam melaksanakan audit secara visual, sehingga memerlukan pertimbangan antara biaya dan manfaatnya. 

Keunggulan pendekatan audit melalui komputer adalah:

1)    auditor memperoleh kemampuan yang besar dan efektif dalam melakukan pengujian terhadap sistem komputer.

2)    auditor akan merasa lebih yakin terhadap kebenaran hasil kerjanya.

3)    auditor dapat menilai kemampuan sistem komputer tersebut untuk menghadapi perubahan lingkungan.

Karena pendekatan ini demikian kompleksnya, maka kelemahan pendekatan ini yaitu memerlukan biaya yang besar dan tenaga ahli yang terampil.

Auditing through the computer mencakup penggunaan Teknik Audit Berbantuan Komputer (TABK). SPAP seksi 327. Par 2 menyebutkan beberapa manfaat TABK seperti berikut:

1.    Tidak adanya dokumen sumber atau tidak adanya jejak audit, dapat mengharuskan auditor menggunakan TABK. TABK digunakan untuk melaksanakan pengujian substantif dan pengujian pengendalian.

2.    TABK dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi prosedur audit.

Penggunaan TABK untuk pengujian pengendalian sangat dianjurkan terutama apabila ada kondisi:

1.    Pengendalian intern yang signifikan built up pada program komputer.

2.    Tidak ada jejak transaksi yang memadai.

3.    Pengujian mencakup atas dasar yang sangat besar.

Ada tiga pendekatan yang dapat dilakukan auditor untuk melaksanakan prosedur audit dengan komputer. Ketiga pendekatan tersebut meliputi:

Test data approach

Tujuan pendekatan pengujian data adalah untuk menentukan apakah program komputer klien dapat menangani transaksi secara cepat. Pengujian ini meliputi juga pengujian kemampuan program komputer untuk menolak penerimaan dan pengolahan transaksi yang tidak valid. Program komputer klien seharusnya dapat beraksi secara tepat atas jenis data yang berbeda, yaitu data valid dan yang tidak valid.

Pada pendekatan ini pertama kali auditor mempersiapkan data rekaan auditor sebagai penguji. Seiiring dengan itu, auditor perlu mempersiapkan program klien. Kemudiaan data rekaan dimasukkan dalam program klien. Auditor menggunakan komputer klien maupun komputer auditor untuk mengolah data rekaan dengan program klien. Setelah itu, auditor akan memperoleh hasil output komputer. Hasil output komputer ini kemudian dibandingkan dengan output yang diharapkan auditor.

Pendekatan ini relatif sedehana, cepat, dan murah. Data rekaan auditor dapat dipakai berkali-kali pada audit atas klien yang berbeda. Meskipun demikian, pendekatan ini juga mempunyai beberapa kelemahan. Pengujian program pada umumnya hanya dilaksanakan pada satu titik waktu, tidak pada keseluruhan periode yang diaudit.

Integrated test facility approach

Pada metode ini, auditor perlu membuat suatu model perusahaan. Model merupakan abstraksi dari dunia nyata. Jadi auditor menciptakan suatu sub sistem kecil, seperti tiruan perusahaan yang mini atau divisi, dalam sistem PDE klien. Auditor kemudian memasukkan data transaksi penguji pada sistem bersama-sama dengan data aktual. Data penguji dan data aktual klien diproses bersama-sama oleh sistem klien.

Data penguji harus mencakup jenis data yang salah atau tidak valid, dan data yang valid. Kemudian, output yang dihasilkan komputer dibandingkan dengan hasil yang diharapkan auditor. Setelah tahap pembandingan tersebut selesai, auditor kemudian menghapus seluruh data transaksi penguji.

Metode ini mempunyai kelemahan yang sangat signifikan. Data aktual klien dapat rusak. Kerusakan dapat disebabkan oleh dua hal. Pertama, data aktual klien terhapus bersama-sama dengan data transaksi penguji pada saat penghapusan data penguji. Kedua, ada data penguji yang tidak terhapus oleh auditor, misalnya karena kelalaian auditor.

Parallel simulation approach

Tujuan pendekatan pengujian data adalah untuk menguji akurasi atau ketepatan output yang dihasilkan sistem klien. Pada pendekatan ini, pertama kali auditor meminta data aktual klien pada klien. Auditor kemudian memasukkan data aktual klien sebagai input pada software program milik auditor. Auditor menggunakan komputer miliknya untuk mengolah data aktual klien dengan program milik auditor. Setelah itu, auditor akan memperoleh hasil output komputer. Hasil output komputer kemudian dibandingkan dengan output aktual klien.

Pendekatan ini dapat dilaksanakan pada beberapa waktu yang berbeda selama periode tahun yang diaudit. Pendekatan ini dapat digunakan untuk memproses kembali data historis klien. Data historis sebelum tahun yang diaudit, dapat diolah dan diuji hasilnya.

Kelebihan pendekatan ini terletak pada pelaksanaan pengujian yang tidak mengganggu operasi sistem PDE klien. Auditor tidak perlu menggunakan program klien. Auditor cukup meminta copy file data klien pada klien.

Kelebihan lainnya adalah terjaganya independensi auditor dalam menjalankan pengujian. Keasingan auditor terhadap program klien dan ketidakmampuan auditor menjalankan program klien, bukan merupakan suatu masalah pada pendekatan ini. Hal ini disebabkan oleh penggunaan program auditor sendiri untuk melaksanakan pengujian.

Auditor menggunakan data aktual klien pada pendekatan ini. Oleh karena itu, auditor dapat melakukan verifikasi transaksi dengan mengusutnya (tracing) ke dokumen sumber.

AUDIT WITH THE COMPUTER

Merupakan perkembangan terakhir dalam sistem PDE. Pada tahap ini  auditor sudah menggunakan komputer dalam berbagai aspek pekerjaan audit, misalnya untuk meneliti mengkaji data, mengakses file, memanggil records, mengekstraksi sampel statistik dan melakukan pengujian penghitungan.

Dalam audit dengan komputer (audit with the computer) atau audit berbantuan komputer (computer assisted audit) terdapat beberapa cara yang dapat digunakan oleh auditor dalam melaksanakan prosedur audit:

1)    Memproses/melakukan pengujian dengan sistem komputer klien itu sendiri sebagai bagian dari pengujian pengendalian/substantif.

2)    Menggunakan komputer untuk melaksanakan tugas audit yang terpisah dari catatan klien, yaitu mengambil copy data/file dan/atau program milik klien untuk dites dengan komputer lain (di kantor auditor).

3)    Menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam audit, menyangkut: 

a.    Dalam pengujian program dan/atau file/data yang dipergunakan dan dimiliki oleh perusahaan (sebagai software bantu audit). 

b.    Menggunakan komputer untuk dukungan kegiatan audit, misalnya untuk administrasi dan surat-menyurat, pembuatan tabel/jadwal, untuk sampling, dan berbagai kegiatan office automation lainnya.

Pada pendekatan ini audit dilakukan dengan menggunakan komputer dan software untuk mengotomatisasi prosedur pelaksanaan audit.

Pendekatan ini dapat menggunakan beberapa computer assisted audit techniques, misalnya Systems control audit reviw file (SCARF), snapshot (pemotretan cepat), dan sebagainya. Pendekatan audit dengan bantuan komputer merupakan cara audit yang sangat bermanfaat, khususnya dalam pengujian substantif atas file dan record perusahaan. Software audit yang digunakan merupakan program komputer yang digunakan oleh auditor untuk membantu pengujian dan evaluasi keandalan record/data/file perusahaan.

Software audit yang digunakan dapat digolongkan menjadi dalam: (1) perangkat lunak audit khusus (SAS, specialized audit software), dan (2) perangkat lunak audit yang berlaku umum (GAS, generalized audit software)  Perangkat lunak terspesialisasi (specilized audit software) merupakan satu atau lebih program khusus yang dirancang oleh auditor agar sesuai dengan situasi audit tertentu.

Software audit ini jarang digunakan karena penyiapannya memerlukan waktu, mahal, dan memerlukan keahlian auditor di bidang komputer. Cara penanggulangannya dapat dengan menggunakan program yang relevan dengan tujuan audit yang saat itu digunakan oleh perusahaan. Sedangkan perangkat lunak audit yang digeneralisasi terdiri dari seperangkat program komputer yang secara bersama melaksanakan bermacam fungsi pemrosesan data atau manipulasi data sebagai alat bantu audit. GAS lazimnya dibuat software house sebagai suatu package software yang dijual dan dapat digunakan oleh berbagai kantor akuntan untuk melaksanakan tugas audit dan dapat digunakan pada berbagai perusahaan.

Program-program audit digeneralisasi mempunyai dua manfaat penting:

1)    program ini dikembangkan sedemikian rupa sehingga memudahkan pelatihan bagi staf auditor (user friendly) dalam menggunakan program. Dalam hal ini auditor hanya perlu memiliki sedikit pengetahuan tentang komputer atau sistem informasi berbasis komputer, tidak perlu memiliki pengetahuan dalam pemrograman.

2)    dapat diterapkan pada berbagai perusahaan, dalam lingkup tugas-tugas yang lebih besar atau kecil tanpa harus mengeluarkan biaya atau mengalami kesulitan dalam mengembangkan program.

Kelemahan utama sistem audit berbasis komputer yang digeneralisasi adalah upaya dan biaya pengembangannya tentu relatif besar dan mungkin memerlukan keahlian teknis yang memadai, karena antara lain software tersebut harus dirancang untuk dapat digunakan secara luwes untuk berbagai perusahaan dan berbagai tipe testing. Oleh karena itu pembuat software ini lazimnya software house. Selain itu karena software ini bersifat generalized maka tentu tidak akan dapat memenuhi kebutuhan spesifik tiap auditor secara individu, karena bagaimanapun produk tersebut adalah bersifat paket.

Audit dengan bantuan komputer untuk kegiatan dukungan paling sering digunakan meskipun sistem klien tidak berbasis komputer. Selain untuk kegiatan administratif, sampling, penjadwalan, penyusunan program audit dan kuesioner serta pencatatan-pencatatan dan pelaporan hasil audit, komputer biasanya juga digunakan oleh auditor atau pegawai perusahaan klien untuk melakukan analisis atau pengikhtisaran, pembuatan grafik dan tabel-tabel tentang hasil audit (misalnya dengan Microsoft Excel).

Salah satu kegiatan yang dapat dilakukan misalnya data neraca saldo klien di input ke dalam sistem komputer, lalu auditor menggunakan data tersebut untuk menghitung atau melakukan prosedur analisis. Komputer juga dapat dipergunakan untuk:

a)    penyusunan neraca saldo dan skedul utama, yaitu misalnya pada saat audit dilakukan, perkiraan-perkiraan neraca saldo dapat secara otomatis dijumlah atau digabungkan untuk menyusun naskah laporan keuangan.

b)    penyusunan kertas kerja. Misalnya untuk merekam pembuktian saldo kas bank, konfirmasi, pengkhtisaran piutang, ikhtisar aktiva tetap dan penyusutan.

c)    prosedur analitis.

d)    mempermudah pembandingan jumlah-jumlah ratio dan analisis lain.

e)    penyusunan program audit. Misalnya dengan mengetik program audit dengan fasilitas pengolah kata.

f)    memahami struktur pengendalian intern. Dapat dilakukan dengan pengolah kata (secara narataif), dengan membuat daftar pertanyaan, atau dengan membuat bagan arus.

g)    sampling audit. Menggunakan perangkat lunak khusus untuk merancang, memilih dan mengevaluasi sampel audit dengan berbagai teknik statistikdan non statistik atau dengan tabel kerja elektronik.

h)    pengaturan penugasan dan perencanaan waktu. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan fasilitas pengolah kata atau tabel kerja elektronik.

i)    penyusunan perangkat lunak audit. Komputer digunakan untuk mempermudah pengembangan spesifik GAS. Sering kali tugas-tugas spesifik yang dilakukan auditor dengan komputer bergantung pada jenis perangkat lunak yang tersedia. Jenis-jenis perangkat lunak seperti perangkat lunak multi-guna komersial, contohnya program tabel lembaran kerja (spread-sheet), dan pengolah kata (word processor).

Spread-sheet dapat menyajikan dan memanipulasi data dalam bentuk matrik dengan kolom-kolom dan baris-baris yang mirip denganneraca lajur, Termasuk dalam jenis tabel kerja elektronik ini ialah Excel, Lotus 1-2-3, Visi-Calc, Supercalc, dan Multiplan. Sedangkan untuk word processor misalnya Microsoft Word, WordStar, Perfect Writer, Word Perfect. Selain untuk pengolah lembaran kerja dan pengolah kata, komputer juga dapat dimanfaatkan untuk pembuatan tempale. Template ialah merupakan format-format yang dirancang terlebih dahulu dalam bentuk yang standar, untuk tujuan kertas kerja dan surat-surat, yang disimpan dalam perangkat lunak elektronik atau pengolah data. Auditor juga dapat membuat software audit yang lebih khusus bagi kepentingannya. Perangkat lunak kegunaan khusus tersebut merupakan perangkat lunak yang dikembangkan sendiri oleh auditor untuk kepentingan intern.

»»  Baca Lebih Lanjut...

Standar dan Metode Auditing pada Sistem PDE (bagian I)

I.    PENGERTIAN PDE

    Sistem PDE (pemrosesan data elektronik) atau EDP (electronic data processing) adalah sistem pemrosesan data yang menggunakan teknologi telekomunikasi dan komputer. Sistem PDE merupakan salah satu hasil pengembangan teknologi yang penting.

II.    KOMPONEN SISTEM PDE

Ada empat komponen sistem PDE, yaitu:

1.    Perangkat keras (hardware) komputer

2.    Perangkat lunak (software) komputer

3.    Metode pengorganisasian data

4.    Metode pemrosesan data

2.1    Hardware Komputer

    Hardware merupakan peralatan fisik yang digunakan dalam sistem PDE. Konfigurasi hardware berisi lima komponen, yaitu:

a.    Central processing unit (CPU)

b.    Peralatan input (input device)

c.    Peralatan output

d.    Peralatan komunikasi komputer

e.    Secondary storage   

2.2    Software Komputer

    Perangkat lunak komputer yang terkait dengan sistem PDE adalah system software dan aplication software. Perangkat lunak sistem terdiri dari:

a.    Sistem operasi.

b.    Program utility.

c.    Compilers dan assemblers.

d.    Sistem manajemen basis data atau database management system.

2.3    Metode Pengorganisasian Data

    Metode organisasi data merupakan cara bagaimana data diorganisasi dalam file komputer. Ada dua jenis metode pengorganisasian data yang dapat digunakan, yaitu:

a.    Traditional File Method

    Pada metode ini, master file dan file transaksi dipisahkan untuk setiap aplikasi akuntansi atas siklus transaksi yang berbeda.

b.    Database Method

    Database method merupakan organisasi data yang didasarkan pada kemampuan data dalam file untuk diakses langsung oleh berbagai program aplikasi.

2.4    Metode Pemrosesan Data

Ada tiga jenis metode pemrosesan data yang dapat digunakan, yaitu:

a.    Batch Entry/Batch Processing

b.    On-Line Entry/Batch Processing

c.    On-Line Entry/On-Line Processing

a.    Batch Entry/Batch Processing

    Pada metode batch entry/batch processing data transaksi yang ada dikumpulkan dalam suatu batch atau kelompok. Setelah itu, data yang ada dalam kelompok tersebut dimasukan sekaligus ke dalam komputer untuk diproses bersama-sama. Pengolahan data menggunakan batch processing, dilakukan dalam dua bentuk yang berbeda yang terletak pada urutan datanya. Ada dua jenis pengolahan data sesuai dengan urutan data yaitu:

•    Data diproses secara urut seperti urutan data dalam file. Pada cara ini, transaksi yang terjadi perlu disortir ke dalam urutan yang sesuai dengan urutan data dalam file. Setelah itu pengolahan data dapat dilaksanakan.

•    Data diproses secara urut seperti urutan transaksi yang terjadi. Pada cara ini, transaksi yang terjadi tidak perlu disortir terlebih dahulu karena transaksi yang ada akan diproses sesuai urutan transaksi.

b.    On-Line Entry/Batch Processing

    Pada metode on-line entry/batch processing, data transaksi yang terjadi langsung dimasukkan melalui terminal, tetapi tidak langsung diproses. Data yang dimasukkan melalui terminal, disimpan terlebih dahulu dalam suatu file transaksi menunggu saat pemrosesan. Validitas transaksi akan diverifikasi terlebih dahulu sebelum dicatat dalam file transaksi. Pengolahan data yang menggunakan batch processing, dilakukan sekaligus oleh komputer.

Metode on-line entry/batch processing dapat dibedakan menjadi dua cara, yaitu:

•    Pengecekan validitas dilakukan dengan menggunakan data referensi yang ada dalam file.

•    Pengecekan validitas dilakukan dengan menggunakan program-program yang berisi nilai-nilai tertentu.

c.    On-Line Entry /On-Line Processing

    Pada metode on-line entry/on-line processing data transaksi yang terjadi langsung dimasukan melalui terminal untuk langsung di proses. Terminal tidak hanya merupakan alat input data, tetapi juga merupakan alat output data. Terminal merupakan alat output data karena hasil pengolahan data transaksi yang dimasukkan, dapat segera tampak pada layar komputer. Begitu data dimasukkan melalui terminal, validitas transaksi akan langsung diverifikasi. Apabila data tersebut valid maka data langsung diproses. Apabila data tersebut tidak valid, maka data tidak diproses, dan kesalahan yang terjadi akan disampaikan melalui tampilan layar komputer

III.    BUKTI ELEKTRONIS

    Dalam sistem akuntansi yang sudah terkomputerisasi, bukti-bukti yang dihasilkan mempunyai karateristik yang berbeda dengan akuntansi tradisional atau manual. Bukti elektronis dapat berisi 4 bentuk dasar informasi, yaitu teks, data, video, dan suara seperti halnya bukti-bukti tradisional, bukti elektronis dapat meningkatkan masalah yang berkaitan dengan keandalan, kelengkapan maupun integritas bukti dan juga menutut lebih banyak pengendalian dibandingkan dengan bukti tradisional.

    Auditor seharusnya mempertimbangkan masalah kunci yang berkaitan dengan penilaian, yaitu:

a.    Informasi elektronis sebagai bukti yang kompeten

b.    Penyajian bukti elektronis

c.    Kompetensi alat atau media yang digunakan untuk mengakses bukti elektronis

d.    Definisi kesalahan

e.    Pengendalian kinerja terpasang

IV.    KELEBIHAN DAN KEKURANGAN SISTEM PDE DIBANDING SISTEM MANUAL

    Metode pengelolaan data dengan sistem PDE mempunyai beberapa kelebihan dan juga mempunyai beberapa kelemahan antara lain:

Kelebihan sistem PDE yang berkaitan dengan auditing:

•    Sistem PDE dapat memberikan konsistensi yang lebih baik dalam pemrosesan data daripada sistem manual.

•    Sistem ODE dapat memberikan laporan akuntansi yang lebih tepat waktu dan lebih efektif untuk pengawasan dan penelaahan operasi daripada sistem manual.

•    Sistem PDE dapat mencegah kesalahan perhitungan dan penulisan data transaksi yang sering terjadi pada sistem manual.

•    Pada sistem PDE ada fungsi pengendalian yang dimasukan secara built up ke dalam komputer. Misalkan adanya password. Hal ini tidak terdapat pada sistem manual.

Kelemahan Sistem PDE:

•    Sistem PDE menghasilakan jejak transaksi yang terbatas dibandingkan sistem manual. Jejak transaksi untuk keparluan audit hanya tersedia untuk jangka waktu yang pendek.

•    Lebih sedikit bukti dokumenter mengenai kinerja prosedur pengendalian pada sistem PDE daripada sistem manual.

•    Informasi pada sistem PDE kurang Visible atau sulit dilihat daripada sistem manual.

•    Pengurangan campur tangan manusia dalam sistem PDE dapat mengakibatkan tersembunyinya kesalahan yang sebenarnya dapat diamati  dalam sistem manual.

•    Informasi dalam sistem PDE lebih rawan terhadap kerusakan fisik dibandingkan sistem manual.

•    Berbagai fungsi dapat terkonsentrasikan dalam sistem PDE sehingga mengurangi pemisahan tugas dan wewenang. Hal ini dapat berakibat sistem PDE lebih rentan dari sisi pengendalian dinbandingkan sistem manual.

•    Pengubahan sistem dalam sistem  PDE lebih sulit diimplementasikan dalam dikendalikan daripada sistem manual.

•    Pada sistem PDE, lebih banyak orang yang dapat mengakses sistem daripada sistem manual.

V.    PENGENDALIAN INTERN PADA SISTEM PDE

    Pengendalian dalam sistem PDE mencakup prosedur-prosedur manual dan prosedur yang dirancang dalam program komputer. Prosedur pengendalian manual dan program komputer terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.

5.1    Pengendalian Umum

    Pengendalian umum merupakan pengendalian menyeluruh yang berdampak terhadap lingkungan PDE. Pengendalain Umum berhubungan dengan keseluruhan bagian sistem PDE. Ada empat (4) jenis pengendalian umum dalam sistem PDE, yaitu:

a.    Pengendalian organisasi dan operasi

    Pada sistem PDE komputerlah yang melakukan penjualan, dan melaksanakan posting. Oleh karena itu, perlu pengendalaian khusus pada sistem PDE. Fungsi –fungsi pada departemen PDE meliputi:

•    Manajer departemen PDE

•    Analisis sistem

•    Pemrogram

•    Operator komputer

•    Pustakawan (librarian)

•    Kelompok pengendalian data

•    Administratur database

b.    Pengendalian perancangan sistem dan dokumentasi

    Pengendalian ini merupakan bagian integral dari metode pemisahan otoritas dan tanggung jawab yang memadai. Pengendalian pengembangan sistem berkaitan dengan pengevaluasian sistem baru, pengendalian pengubahan program, dan prosedur dokumentasi. Hal–hal yang harus diperhatikan dalam pengembangan sistem adalah:

•    Pengembangan sistem harus melibatkan departemen lain seperti pemakai sistem PDE, departemen akuntansi, dan auditeo intern.

•    Setiap tahap pengembangan sistem harus ditelaah dan disetujui oleh departemen pemakai dan manajemen.

•    Pegujian sistem yang dikembangkan, harus melibatkan kerja sama antara departemen PDE, dan departemen pemakai.

•    Sistem yang baru harus disetujui oleh manajer PDE, administrator database, pemakai dan manajemen, sebelum diimplementasikan pada operasi normal.

•    Perubahan–perubahan program harus disetujui sebelum diimplementasikan untuk menentukan apakah perubahan–perubahan program tersebuttelah diauntorisasi, di uji, dan didokumentasikan.

    Auditor menggunakan  dokumentasi untuk menghasilkan sumber  informasi untuk mengenai menghasilkan sumber informasi utama mengenai aliran transaksi melalui sistem dan pengendalian akuntansi terkait. Dokumentasi meliputi:

•    Deskripsi dan diagram alur dari sistem dan program.

•    Instruksi operasi bagi operator komputer.

•    Prosedur pengendalian yang telah dijalankan dengan lebih baik oleh operator dan pemakai sistem.

•    Deskripsi dan sampel input data dan output yang diperlukan.

•     Pengendalian hardware dan software sistem.

c.    Pengendalian akses untuk mencegah penggunaan peralatan PDE, file data, dan program komputer tanpa autoritasi

Ada tiga katagori pengendalian yang terkait erat dengan penjagan peralatan PDE, data dan program. Ketiga katagori pengendalian tersebut, meliputi:

1)    Pengendalian fisik.

Pengendalian fisik berkaitan dengan perlindungan fasilitas komputer. Pengendalian ini dilakukan dalam bentuk:

•    Pemberian kunci pada pintu ruang.

•    Pemberian kunci pada terminal komputer.

•    Penyimpanan file data dan software pada tempat yang aman agar tidak rusak atau hilang.

2)    Pengendalian akses.

Pengendalian akses dilakukan untuk memastikan bahwa hanya orang yang berhak dan berwewenamg saja yang dapt menggunakan peralatan komputer, dan mengakses data atau program. Pengendalian ini dapat dilakukan dalam bentuk pemberian password pada komputer.

3)    Prosedur backup dan pemulihan

Pengendalian backup dan pemulihan dapat dilakukan perusahan untuk mencegah hilangnya data atau program. Backup merupakan salinan suatu file data atau program. Backup sebaiknya disimpan ditempat terpisah dari file asli. Dengan demikian apabila terjadi kebakaran yang menghanguskan file asli, maka file backup tetap ada.

5.2    Pengendalian Aplikasi

    Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian khusus atas aplikasi akuntansi, seperti pemrosesan penjualan atau penerimaan kas, pemrosesan gaji dan upah karyawan dan sebagainya. Pengendalian aplikasi berkaitan erat dengan tugas–tugas khusus yang dilaksanakan oleh sistem PDE. Ada tiga jenis pengendalian aplikasi dalam sistem PDE, yaitu:

a.    Pengendalian Input

    Pengendalian ini merupakan pengendalian prosedural yang perlu untuk menangani data dari luar komputer atau data input. Pengendalian input meliputi pengendalian terhadap:

•    Autorisasi.

•    Pelaksanaan konversi data masukan.

•    Koreksi kesalahan. 

b.    Pengendalian Pemrosesan

    Pengendalian pemrosesan dirancang untuk memberikan keyakinan memadai bahwa pemrosesan bukti kas keluar yang salah dihentikan dan tidak dilakukan koreksi, maka akun kas akan overstated. Pengendalian pemrosesan meliputi:

•    Batch control

•    Pengujian urutan

•    Pengujian batas kewajaran

•    Laporan master file

•    Pengujian penjumlahan mendatar

c.    Pengendalian Output

    Pengendalian output bertujuan untuk memastikan ketepatan dan kebenaran hasil pemrosesan, dan hanya personel yang mempunyai otoritas yang menerima outputnya. Pengendalian keluaran dapat dilaksanakan dengan:

•    Rekonsilisasi antara total output yang dihasilkan program komputer, dengan total input dan pemrosesan yang dihasilkan departemen yang memberikan data input bagi PDE.

•    Perbandingan mendetail antara data output dengan dokumen sumber

•    Penelahaan visual.

    Pengendalian distribusi output dapat dilakukan dengan mengadakan password sehingga hanya yang berwenang saja yang dapat mengetahui dan mengakses suatu output PDE.

VI.    PENERAPAN STANDAR AUDITING PADA SISTEM PDE

    Standar umum pertama menyatakan bahwa audit harus dilakukan oleh seorang individu yang memiliki keahlian dan pelatihan teknis yang memadai sebagai auditor. Oleh karena itu, pengetahuan dan kemampuan auditor yang diperlukan tergantung pada kompleksitas sistem PDE, dan tanggung jawab auditor yang ditentukan. Auditor harus mempertimbangkan:

a.    Luas penggunaan komputer dalam setiap aplikasi akuntansi.

b.    Kompleksitas operasi komputer klien.

c.    Organisasi kegiatan pemrosesan komputer.

d.    Ketersediaan data dalam hard copy dan computer-readable form.

e.    Penggunaan TABK (Teknik Audit Berbantuan Komputer) untuk meningkatkan efisiensi pelaksanaan prosedur auditing.

VII.    METODOLOGI UNTUK MEMENUHI STANDAR PEKERJAAN LAPANGAN KEDUA

    Standar pekerjaan lapangan kedua mengharuskan auditor untuk menghimpun pemahaman struktur pengendalian intern klien. Metodologi yang digunakan dalam sistem PDE secara konseptual sama dengan sistem manual.

7.1 Penghimpunan Pemahaman Struktur Pengendalian Intern

    Pemahaman struktur pengendalian intern tersebut harus mencakup tiag elemen yaitu: struktur pengendalian intern, pengendalian umum, dan pengendalian aplikasi. Auditor harus menilai rancangan pengedalian PDE dan menguji apakah sudah dijalankan dalam operasi.

    Prosedur untuk menghimpun pemahaman semakin ekstensif bila auditor menggunakan strategi audit dengan pendekatan lower assessed level of control risk. Auditor harus menghimpun pemahaman yang cukup untuk memahami:

a.    Kelompok transaksi operasi entitas yang di prosese dengan sistem PDE dan yang signifikan unutk laporan keuangan.

b.    Catatan akuntansi, dokumen pendukung, mesin readable information dan akun khusus dalam laporan keuangan yang mencakup pemrosesan dan laporan sistem PDE.

c.    Bagaimana computer digunakan dalam memproses data.

d.    Jenis salah saji potensial yang dapat terjadi

Pemahaman yang dihimpun tersebut harus di dokumentasikan dalam kertas kerja.

»»  Baca Lebih Lanjut...

BERBISNIS HEWAN KESAYANGAN? kenapa tidak?

Mungkin kebanyakan orang untuk menjadikan hewan kesayangannya sebagai sebuah modal untuk berbisnis tidak pernah terpikirkan. Padahal tanpa anda sadari, ini bisa menjadi investasi yang sangat menguntungkan bagi anda.
Tidak hanya lucu dan menggemaskan, hewan kesayangan juga bisa menjadi aset untuk menambah pendapatan anda.
Dengan cara mengembangbiakan hewan kesayangan anda, seperti kucing ras, anjing, kelinci ataupun ikan hias, anda sudah dapat memulai berbisnis.
Jangan salah, seekor kucing ras misalnya, bisa anda jual lebih dari Rp.2 juta. Belum lagi, ketika seekor hewan tersebut diikutkan lomba, harga bisa mencapai lebih dari puluhan juta rupiah. Bisnis yang menjanjikan bukan?
Pemasaran tidak hanya di berikan oleh pecinta hewan saja, tetapi juga untuk umum. Namun persyaratannya, seseorang yang membeli hewan berarti sudah mampu untuk mempunyai waktu khusus untuk hewan tersebut, seperti perawatannya, pemberian makanannya, dan kasih sayang.

»»  Baca Lebih Lanjut...

AKUNTANSI INTERNASIONAL, POLA, BUDAYA, & PERKEMBANGAN

    Meskipun terdapat perhatian yang mendalam mengenai banyaknya pengaruh faktor lingkungan yang mempengaruhi perkembangan akuntansi secara global, para ahli juga percaya bahwa terdapat perbedaan pola secara sistematis mengenai perilaku akuntansi di beberapa negara. Untuk mengetahui apakah terdapat keseragaman atau perbedaan yang sistematis di dalam sistem akuntansi yang mungkin dapat mengelompokkan beberapa negara menjadi satu, maka diperlukan suatu pengklasifikasian yang memadai.

    Perbedaan pola perilaku akuntansi bisa diidentifikasi dalam penilaian yang dihasilkan dari beberapa tahun perkembangan terhadap faktor-faktor seperti nilai-nilai budaya, sistem hukum, orientasi politik, dan perkembangan ekonomi. Tantangan kita saat ini adalah untuk menyesuaikan diri terhadap pergeseran dari budaya yang telah ada sebelumnya dengan desakan global akan transparansi dan kredibilitas akuntansi untuk memfasilitasi arus modal efisien ke pasar keuangan. Untuk melakukan ini, diperlukan pengakuan bahwa tradisi dan budaya membentuk pemikiran akuntansi di sebuah negara dan perubahan tersebut dapat diperoleh ketika kita mengetahui dan memahami budaya tersebut.

Fungsi Klasifikasi Internasional

    Proses klasifikasi akan membantu kita untuk menjelaskan dan membandingkan sistem akuntansi internasional dengan cara yang lebih baik dalam memahami realita yang kompleks tentang praktik akuntansi. Rencana klasifikasi akan membantu kita dalam memahami:

a.    Sejauh mana suatu sistem nasional itu sama atau berbeda satu sama lain.

b.    Pola perkembangan suatu sistem nasional terhadap yang lainnya dan potensi mereka untuk berubah.

c.    Alasan mengapa suatu sistem nasional memiliki pengaruh yang kuat sementara ada beberapa yang tidak.

    Klasifikasi juga akan membantu pembuat keputusan menilai prospek dan masalah keselarasan internasional. Mereka kemudian akan lebih mampu memprediksi permasalahan yang dapat timbul di tingkat nasional dan juga dapat mengidentifikasi solusi yang memadai karena memiliki pengetahuan tentang beberapa negara yang memiliki pola perkembangan yang serupa.

Pengklasifikasian Akuntansi dan Sistem Pelaporan

    Penelitian mengenai pengklasifikasian sistem akuntansi memiliki dua bentuk utama yaitu pendekatan deductive/judgmental dan pendekatan inductive/empirict.

1.    Pendekatan deductive mengidentifikasikan faktor lingkungan yang relevan dan mengaitkan itu dengan praktik akuntansi nasional, pengelompokan internasional atau pola perkembangan yang diajukan.

2.    Dalam pendekatan inductive praktik akuntansi individual dianalisis, pola perkembangan atau pengelompokan diidentifikasi, dan pada akhirnya, penjelasan dibuat dari sudut pandang ekonomi, sosial, politik, dan faktor-faktor budaya.

The Deductive Approach

    Analisa lingkungan yang dilakukan oleh Mueller dipublikasikan dalam bukunya international Accounting (1967) mengidentifikasi empat pendekatan yang berbeda dalam perkembangan akuntansi, yaitu:

a.    Pola ekonomi makro: akuntansi dalam bisnis sangat berkaitan erat dengan kebijakan ekonomi nasional.

b.    Pola ekonomi mikro: akuntansi dipandang sebagai cabang dari ekonomi bisnis dan konsep akuntansi diperoleh dari analisis ekonomi dan berhubungan dengan pemeliharaan dalam modal yang diinvestasikan ke dalam perusahaan.

c.    Pola Disiplin Independen: akuntansi dipandang sebagai fungsi jasa dan merupakan bagian dari praktik bisnis. Akuntansi diasumsikan dapat mengembangkan kerangka konseptualnya sendiri yang didasarkan pada pengalaman praktik bisnis yang sukses.

d.    Pola keseragaman akuntansi: akuntansi dipandang sebagai cara yang efisien untuk melaksanakan pekerjaan administrasi dan kontrol untuk semua penggunanya.

The Inductive Approach

    Pendekatan Inductive yang digunakan untuk mengidentifikasi pola akuntansi dimulai dengan menganalisis setiap praktik akuntansi. Sebuah penelitian statistik tentang praktik akuntansi internasional yang dilakukan oleh Nair dan Frank (1980) secara empiris membedakan antara praktik pengukuran dan pengungkapan karena keduanya dianggap memiliki pola perkembangan yang berbeda. Penelitian yang menggunakan data Price Waterhouse (1973) tersebut menunjukkan bahwa terdapat empat pengelompokkan karakteristik praktik pengukuran, yaitu mengikuti model British Commonwealth, Latin American, Continental European, dan United States. Namun masalah yang muncul dari tipe riset seperti ini adalah kurangnya data yang relevan dan yang dapat diandalkan untuk investigasi. Dan juga, dalam pengklasifikasian seperti ini, penelitian tidak terlalu memperhatikan pengaruh budaya sebagai suatu variabel yang mendasar sebagai faktor pengaruh perbedaan sistem akuntansi internasional.

Pengaruh Budaya dalam Sistem Akuntansi

    Dalam akuntansi, pengaruh penting budaya dan latar belakang historis mulai dipertimbangkan. Harrison dan McKinnon mengajukan ide kerangka metodelogi yang mengunakan budaya untuk menganalisa perubahan di peraturan pelaporan keuangan perusahaan di tingkat nasional. Budaya dipertimbangkan sebagai bagian yang penting dalam kerangka untuk memahami bagaimana sistem sosial berubah karena budaya mempengaruhi norma dan nilai dan perilaku grup di dalam sistem tersebut.

    Gray menyatakan bahwa budaya atau nilai sosial, di tingkat nasional bisa diprediksi dapat menembus sub-budaya organisasi dan pekerjaan, meskipun dengan tingkat integrasi yang berbeda. Sistem akuntansi dan praktek bisa mempengaruhi dan menguatkan nilai sosial.

Struktur Elemen Budaya yang mempengaruhi Bisnis

    Analisa statistik yang dikemukakan oleh Hofstede (1984) menghasilkan empat dasar nilai sosial dimensi yaitu:

1.    Individualistik vs Kolektivitas

2.    Kesenjangan Kekuasaan Besar vs Kecil

3.    Menghindari Ketidakpastian Kuat vs Lemah

4.    Maskulin vs Feminim

    Penelitian yang dilakukan oleh Hofstede juga menunjukkan bagaimana negara-negara bisa dikelompokkan menjadi area budaya, berdasarkan skor terhadap 4 nilai dimensi, menggunakan analisa cluster dan mempertimbangkan faktor geografis dan historis.

Nilai Akuntansi

    Gray (1988) mengidentifikasikan 4 nilai akuntansi untuk profesi akuntan dan praktek akuntansi:

1.    Profesionalisme vs peraturan perundang-undangan: nilai ini mencerminkan tentang pilihan untuk menggunakan pendapat seorang profesional dan pemeliharaan kode-etik profesional sendiri daripada menggunakan pertimbangan hukum dan kontrol perundang-undangan.

2.    Keseragaman vs fleksibilitas: nilai ini mencerminkan tentang pemilihan untuk menggunakan keseragaman praktek akuntansi antara perusahaan dan menggunakannya secara konsisten dari waktu-ke-waktu, daripada bersifat fleksibel untuk menyesuaikan dengan kondisi perusahaan masing-masing.

3.    Konservatisme vs optimisme: nilai ini mencerminkan tentang pemilihan untuk selalu berhati-hati dan konservatif dalam pengukuran sehingga dapat meminimalisir resiko di masa datang, ketimbang bersikap optimis dan berani menghadapi resiko yang besar.

4.    Kerahasiaan vs transparansi: nilai ini mencerminkan tentang pemilihan untuk tetap merahasiakan informasi dan hanya mengungkapkan informasi bisnis kepada orang-orang tertentu yang sangat dekat dan berkaitan dengan pihak manajemen dan keuangan, daripada bersifat terbuka, transparan dan menggunakan pendekatan akuntansi publik.

Nilai Akuntansi dan Klasifikasi Internasional

    Setelah mengkaitkan nilai sosial pada nilai akuntansi internasional, seperti perkataan Gray, ternyata memungkinkan untuk membedakan antara kekuasaan sistem akuntansi, yaitu sejauh mana sistem tersebut dipengaruhi oleh kontrol perundang-undangan atau profesionalisme, dengan pengukuran dan pengungkapan karakteristik sistem akuntansi. Dengan cara ini, nilai akuntansi dapat dihubungkan dengan karakteristik sistem akuntansi.

Tekanan Internasional untuk Perubahan Akuntansi

    Sebuah model yang dibuat oleh Gray (1988) untuk meneliti proses perubahan akuntansi. Diagram dalam model tersebut mengidentifikasikan beberapa faktor penting mengenai tekanan internasional yang mempengaruhi perubahan akuntansi seperti:

o    Perkembangan ekonomi dan politik internasional

o    Kecenderungan baru dalam Foreign Direct Investment

o    Perubahan dalam strategi perusahaan Multinasional

o    Pengaruh teknologi baru

o    Perkembangan pasar keuangan internasional

o    Bisnis ekspansi

o    Aktivitas organisasi regulator internasional

»»  Baca Lebih Lanjut...

Audit Persediaan

PEMERIKSAAN SIKLUS PERSEDIAAN
Persediaan terdiri dari berbagai bentuk yang berbeda, tergantung pada sifat kegiatan usaha. Audit atas persedian sering kali merupakan bagian audit yang rumit dan memakan banyak waktu, karena:
a.    Pada umunya persdiaan merupakan jenis perkiraan yang besar di dalam neraca, dan sering merupakan unsur terbesar dari keseluruhan modal kerja (working capital account)
b.    Persediaan berada pada lokasi yang berbeda, yang menyulitkan pengendalian secara fisik serta penghitungannya
c.    Keanekaragaman jenis persediaan menyebabkan berbagai kesulitan bagi auditor
d.    Penilaian atas persediaan juga selalu menyulitkan karena adanya faktor keuangan dan kebutuhan untuk mengalokasikan biaya-biaya pabrik ke dalam persediaan
e.    Adanya beberapa metode penilaian persediaan yang dapat digunakan, tapi setiap klien tertentu harus menggunakan satu metode secara konsisten dari tahun ke tahun

Sifat dasar audit atas siklus persediaan adalah eratnya hubungan siklus ini dengan siklus-siklus transaksi lain di dalam organisasi tersebut. Hubunganya dengan siklus perolehan dan pembayaran serta siklus penggajian dan personalia dilihat dari pendebitan-pendebitan ke dalam perkiraan bahan baku, tenaga kerja langsung (direct labour), dan overhead pabrik (manufacturing overhead) dalam bentuk-T. Hubungannya dengan sikluspenjualan dan penagihan dapat dilihat dari pengurangan barang jadi dan pembebanan ke harga pokok penjualan.
FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PERSEDIAAN DAN DOKUMEN TERKAIT
1.    Mengolah Order Pembelian
Setiap permintaan pembelian (purchase requisition) digunakan untuk meminta bagian pembelian membuat order atas persediaan. Permintaan dapat diajukan oleh karyawan bagian gudang penyimpanan jika persediaan telah dalam jumlah untuk memesan kembali atau untuk memenuhi pesanan khusus.
2.    Menerima Bahan yang Baru
Setiap bahan yang diterima harus diperiksa jumlah dan kualitasnya. Bagian penerimaan barang membuat laporan penerimaan barang yang menjadi bagian dari dokumen penting sebelum pelunasan dilakukan.
3.    Menyimpan Bahan Baku
Bahan-bahan yang disimpan di gudang dikeluarkan dari gudang ke bagian produksisetelah adanya penyerahan permintaan bahan yang disetujuisebagaimana mestinya, order pekerjaan, atau dokumen sejenisnya yang menunjukkan jenis dan jumlah unit bahan yang dibutuhkan.
4.    Mengolah Barang
Penentuan jenis dan jumlah barang yang akan diproduksi pada umumnya didasarkan pada order-order spesifik dari langganan, ramalan penjualan (sales forecast), tingkat persediaan barang jadi yang telah ditetapkan sebelumnya, dan pelaksanaan kegiatan produksi yang ekonomis.
5.    Menyimpan Barang Jadi
Dalam perusahaan dengan pengendalian intern yang baik, barang jadi disimpan di tempat terpisah dengan akses yang terbatas, di bawah pengendalian secara fisik. Pengendalian barang jadi sering dipandang sebagai bagian dari siklus penjualan dan penagihan.
6.    Mengirim Barang jadi
Sebagai bagian integral dari siklus penjualan dan penagihan, setiap pengiriman atau transfer harus diotorisasi melalui dokumen pengiriman.
    Tabel 1. Fungsi Bisnis dalam Siklus Persediaan dan Dokumen Terkait
No.    Fungsi-fungsi dalam
siklus persediaan    Dokumen yang berhubungan
1    Mengolah order pembelian     Permintaan pembelian, order pembelian
2    Menerima bahan yg baru    Laporan penerimaan barang, faktur rekanan
3    Menyimpan bahan baku    Catatan perpetual bahan baku
4    Mengolah barang    Permintaan bahan baku, catatan akuntansi biaya
5    Menyimpan barang jadi    Catatan perpetual barang jadi, catatan akuntansi biaya
6    Mengirim barang jadi    Dokumen pengiriman, catatan perpetual barang jadi,
catatan akuntansi biaya

TAHAP-TAHAP AUDIT PERSEDIAAN
Tujuan menyeluruh dari audit atas persediaan adalah untuk menetapakan bahwa bahan baku, barang dalam proses, barang jadi, dan harga poko penjualan telah dinyatakan secara wajar di dalam laporan keuangan. Ada 4 aspek yang menjadi perhatian auditor dalam menetapkan jenis pengujian yang akan dilakukan yaitu :
1.    Pengendalian fisik terhadap persediaan
Pengujian auditor mengenai kecukupan pengendalian fisik terhadap bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi harus terbatas pada pengamatan dan penyelidikan.
2.    Dokumen-dokumen dan catatan untuk transfer persediaan
Perhatian utama auditor dalam verifikasi transfer persediaan dari satu lokasi ke lokasi yang lain adalah bahwa transfer yang dicatat adalah sah, transfer yang benar-benar terjadi telah dicatat, dan kuantitas, uraian serta tanggal dari setiap transfer yang dicatat tersebut adalah akurat.
3.    Catatan perpetual
Terdapatnya catatan persediaan perpetual yang memadai berpengaruh terhadap waktu dan luas pemeriksaan fisik yang dilakukan auditor atas persediaan. Jika catatan perpetual dapat diandalkan, memungkinkan untuk menguji persediaan fisik sebelum tanggal neraca, penghematan biaya bagi auditor maupun klien dan memungkinkan klien memperoleh laporan keuangan yang diaudit lebih awal.
4.    Catatan mengenai biaya per unit
Catatan akuntansi biaya yang memadai harus dipadukan dengan kegiatan produksi dan catatan akuntansi lain agar dapat menghasilkan biaya yang akurat untuk semua hasil produksi. Sistem akuntansi biaya mempunyai hubungan dengan auditor karena penilaian persediaan akhir tergantung pada perancangan dan penggunaan sistem yang tepat.
Pengujian rincian saldo untuk persediaan terdiri dari:
1.    Menilai materialitas dan risiko inheren dari persediaan
2.    Menilai risiko pengendalian untuk beberapa siklus
3.    Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi dan prosedur analitis untuk beberapa siklus
4.    Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk saldo persediaan
5.    Merancang pengujian rincian saldo persediaan untuk memenuhi tujuan-tujuan audit yang spesifik seperti : prosedur audit, besar sampel, item yang dipilih, dan waktu audit
Hasil pengujian dari beberapa siklus selain siklus persediaan dan pergudangan akan mempengaruhi pengujian rincian atas saldo-saldo persediaan. Dua aspek pengujian rincian saldo secara terpisah yaitu : observasi fisik dan penetapan harga serta kompilasi.
Observasi Fisik
Penting bagi auditor independen untuk hadir pada saat penghitungan dan observasi, pengujian dan tanya jawab yang sesuai untuk mengetahui keefektifan metode penghitungan persediaan (inventory taking) dan ukuran (tingkat) keandalan yang mungkin diberikan pada pernyataan klien mengenai kuantitas dan kondisi fisik persediaan.
Klien bertanggung jawab menetapkan prosedur-prosedur untuk melakukan penghitungan fisik yang akurat dan untuk melakukan penghitungan dan pencatatan secara aktual. Auditor bertanggung jawab mengevaluasi dan mengamati setiap prosedur fisik klien dan menarik kesimpulan mengenai kecukupan dari persediaan fisik.
Seandainya persediaan yang alam kegiatan sehari-hari perusahaan berada di gudang umum atau para penyimpan pihak luar lainnya, maka konfirmasi tertulis dari penyimpanan tersebut dapat diterima dengan syarat bahwa apabila jumlah yang terkandung menunjukkan proporsi yang signifikan dari aktiva lancar atau keseluruhan aktiva tetap, keterangan-keterangan tambahan harus dibuat untuk meyakinkan auditor independen mengenai tindak kejujuran dalam situasi tersebut.
Pengendalian
Dalam kaitannya dengan penghitungan fisik persediaan klien, prosedur pengendalian yang memadai terdiri dari instruksi-instruksi mengenai penghitungan fisik yang cermat, pengawasan oleh petugas yang bertanggung jawab, verifikasi intern yang independen terhadap setiap penghitungan, rekonsiliasi independen terhadap penghitungan fisik dengan catatan perpetual, dan adanya pengendalian yang mencakup kartu-kartu atau formulir-formulir penghitungan.
Keputusan Audit
Keputusan audit terdiri dari :
a.    Waktu (timing)
Auditor memutuskan apakah penghitungan fisik dapat dilakukan sebelu akhir tahun terutama berdasarkan keakuratan catatan persediaan perpetual.
b.    Besar Sampel
Besar sampel (sample size) dalam pengamatan fisik baisanya mustahil dinyatakan dalam bentuk jumlah item sebab penekanan selama pengujian terletak pada pengamatan terhadap prosedur-prosedur klien dan bukan pada pemilihan item tertentu untuk diuji.
c.    Pemilihan Jenis Item
Pemilihan jenis item/barang tertentu untu diuji merupakan suatu bagian keputusan audit yang penting dalam observasi persediaan meliputi; pengamatan jenis barang yang paling signifikan dan sampel yang mewakili jenis persediaan yang khas, persediaan yang rusak atau usang, dan alasan-alasan pengecualian jenis barang yang material oleh pihak manajemen.
Pengujian Observasi Fisik
Bagian yang paling penting dari pengamatan atas persediaan adalah penentuan apakah perhitungan fisik telah dilakukan sesuai dengan petunjuk-petunjuk klien.
Audit atas Penetapan Harga dan Kompilasi
Penetapan harga mencakup semua jenis pengujian harga satuan klien untuk menentukan apakah hal-hal itu telah benar. Kompilasi mencakup semua pengujian atas ikhtisar dari perhitungan fisik, hasil perkalian harga dengan kuantitas, penjumlahan dari ikhtisar persediaan, dan penelusuran jumlah persediaan keseluruhannya ke buku besar.
Pengendalian atas Penetapan Harga dan Kompilasi
Pengendalian intern yang penting adalah penggunaan sistem biaya standar yang menunjukkan setiap varians dalam biaya bahan, tenaga kerja, dan overhead pabrik dan dapat digunakan untuk mengevaluasi produksi.
Pengendalian intern kompilasi dibutuhkan untuk memberikan sarana guna memastikan bahwa perhitungan fisik telah diikhtisarkan sebagaimana mestinya, ditetapkan harganya dengan jumlah yang sama dengan catatan satuannya, adanya perkalian dan penjumlahan yang benar, dan dimasukkan ke dalam buku besar dengan jumlah yang tepat.
Prosedur Penetapan Harga dan Kompilasi
Dalam membahas prosedur penetapan harga dan kompilasi, tujuan spesifik terhadap pengujian rincian saldo juga sangat bernanfaat. Tujuan-tujuan tersebut antara lain:
Kelayakan secara menyeluruh yaitu saldo persediaan, rincian yang terdapat dalam daftar persediaan dan saldo-saldo perhitungan yang berhubungan adalah layak.
Tujuan khusus  yaitu berkaitan dengan asersi penilaian dan pengalokasian, keberadaan dan keterjadian, serta kelengkapan.
Penilaian atas Persediaan
Dalam melaksanakan pengujian atas penetapan harga, ada 3 hal yang sangat penting mengenai metode penetapan harga klien, yaitu: metode tersebut harus sesuai dengan PABU, penerapan metode tersebut harus konsisten dari tahun ke tahun, dan harga pokok pengganti (replacement cost) dibanding dengan nilai pasar harus dipertimbangkan.
Penetapan harga persediaan yang berasal dari pembelian
Jenis persediaan pokok yang termasuk dalam kategori ini adalah bahan baku, suku cadang yang dibeli, dan perlengkapan. Pertimbangan pertama yaitu pada metode penilaian persediaan yang digunakan apakah FIFO atau LIFO, rata-rata tertimbang atau yang lain. Selain itu, juga menyelidiki apakah ongkos angkut, penyimpanan, potongan, dan lainnya juga termasuk dalam nilai persediaan.
Penetapan harga persediaan yang diproduksi sendiri
Dalam menetapkan harga barang dalam proses dan barang jadi, auditor harus memperhatikan biaya bahan baku, tenaga kerja, dan biaya overhead pabrik. Hal ini menyebabkan pelaksanaan audit atas barang yang diproduksi sendiri lebih rumit dibandingkan dengan audit atas persediaan dari pembelian.  
   
PROSEDUR ANALITIKAL
Prosedur anlitik itu penting pada audit atas persediaan dan pergudangan dan juga pada siklus siklus lain. Tabel dibawah ini mencantumkan beberapa prosedur analitik yang umum di pakai,dan kemungkinan salah saji yang diindikasikan jika ada fluktuasi. Beberapa dari prosedur analitik dibawah dibahas pada silkus lainnya. Contoh adalah persentase marjin kotor.
PROSEDUR ANALITIK UNTUK SIKLUS PERSEDIAAN DAN PERGUDANGAN
Prosedur analitik    Kemungkinan salah saji
Bandingkan persentase marjin kotor dengan tahun sebelumnya    Salah saji atau kurang saji persediaan dan harga pokok penjualan.
Bandingkan perputaran persediaan (Harga pokok penjualan dibagi dengan persediaan rata-rata) dengan tahun sebelumnya.    Investasi keusangan persediaan yang mempengaruhi persediaan dan harga pokok penjualan. Salah saji atau kurang saji persediaan
Bandingkan persediaan biaya perunit dengan tahun sebelumnya    Salah saji atau kurang saji biaya perunit, yang mempengaruhi persediaan dan harga pokok penjualan
Bandingkan nilai persediaan yang diperluas denan tahun sebelumnya    Salah saji dalam kompilasi, biaya perunit, atau pengalian, yang mempengaruhi persediaan dan harga pokok penjualan
Bandingkan biaya produksi tahun berjalan dengan tahun sebelumnya (biaya variabel harus disesuaikan jika ada perubahan volumen)    Salah saji biaya perunit persediaan, khususnya biaya tenaga kerja langsung dan overhead pabrik, yang mempengaruhi persediaan dan HPP

METODE UNTUK MERANCANG UJI DETAIL TRANSAKSI
Tahap I
•    Identifikasi resiko bisnis klien yang mempengaruhi siklus persediaan dan pergudangan.
•    Tentukan salah saji yang dapat ditolerir dan nilailah resiko bawaan untuk siklus persediaan dan pergudangan
•    Nilailah resiko pengendalian untuk beberapa silklus.
Tahap II
•    Rancang dan laksanakan pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk siklus persediaan dan pergudangan.
Tahap III
•    Rangcang dan laksanakan prosedur analitik untuk siklus persediaan dan pergudangan
•    Rancang pengujian terinci atas persediaan untuk memenuhi tujuan audit yang terkait saldo yang terdiri dari :
a.    Prosedur audit
b.    Besar sampel
c.    Unsur yang dipilih
d.    Waktu
PROSEDUR PEMERIKSAAN FISIK PERSEDIAAN
Memperoleh pemahaman atas bisnis klien bahkan lebih penting untuk persedian dibandingkan untuk kelayakan aspek audit karena persediaan bervariasi sangat signifikan untuk perusahaan yang berbeda. Pemahaman yang baik mengenai bisnis klien dan industrinya memungkinkan auditor menanyakan dan membahas masalah semacam penilaian persediaan, potensi keusangan, dan adanya persediaan konsinyasi yang bercampur baur dengan persediaa milik sendiri. Titik awal yang berguna untuk lebih mengenal persediaan klien yaitu auditor melakukan pemeriksaan ke fasilitas milik klien termasuk bagian penerimaan, bagian penyimpanan, produksi, perencanaan dan pembukuan.
Sebagai bagian dari perolehan pemahaman mengenai dampak bisnis dan industri klien pada persediaa didalam tahap perencanaan audit, auditor tersebut harus menilai resiko bisnis klien. Terdapat sumber yang signifikan mengenai resiko bisnis yan terkait dengan persediaan karena adanya faktor semacam siklus produk yangpendek dan resiko keusangan, penggunaan persediaan JIT dan teknik manajemen saluran pasokan lain, ketergantungan pada sedikit pemasok dan penggunaan teknologi pengelolaan yang canggih.
Setelah melakukan penilaian resiko bisnis, auditor selanjutnya selanjutnya menetapkan salah saji yang ditolerir, dan menilai resiko bawaan untuk persediaan. Persediaa biasanya salah satu dari unsur paling material didala laporan keuangan untuk perusahaan manufaktur, grosir dan eceran. Risiko bawaan seringkali dinilai relatif tinggi tingkatannya untuk perusahaan yang persediaannya signifikan. Persediaan dapat disimpan dibanyak lokasi, sehingga akan meningkatkan kekhawatiran tentang keberadaan persediaan, termasuk potensi untuk kecurian. Penilaian harga persediaan sering kali kompleks, sehingga meningkatkan risiko salah saji untuk tujuan akurasi. Terdapat juga kekhawatiran mengenai keusangan persediaan, yang berhubungan dengan tujuan nilai bersih yang dapat direalisasi. Dalam menilai resiko pengendalian, auditor terutama tertarik pada pengendalian intern atas catatan perpectual, pengendalian fisik, perhitungan persediaan dan penilaian harga persediaan. Sifat dan luasnya pengendalian sangant bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Catat bahwa hasil pengujian dari beberapa siklus selain persediaan dan pergudangan juga mempengaruhi pengujian terinci atas saldo untuk persediaan.
Proses pencatatan fisik
Auditor diharuskan melaksanakan pengujian pengamatan fisik atas persediaan sejak dikemukakanyya kecurangan yang besar di tahun 1938 di McKesson & Robbins Company, perusahaan itu membukukan jumlah persediaan fiktif yang signifikan. Hal ini mungkin karena auditor tidak mengamati fisik persediaan. Hal penting dalam ketentuan SAS 1 adalah perbedaan antara pengamatan terhadap penghitungan persediaan fisik dan tanggung jawab untuk melakukan perhitungan. Klien bertanggung jawab menyusun prosedur yang akurat untuk pehitungan fisik persediaan, serta betul-betul melakasanakannya dan membukukannya. Tanggung jawab auditor adalah mengevaluasi dan mengamati prosedur fisik klien tadi dan mengambil kesimpulan mengenai keberadaan persediaan fisik. Ketentuan pemeriksaaan fisik itu tidak dapat diterapkan ke persediaan di dalam gudang umum. Persediaan di dalam gudang umum atau yang dilakukan pihak luar lainnya biasanya diversifikasi melalui konfirmasi terhadap orang terebut. Akan tetapi, jika jumlah persediaan mrupakan bagian yang signifikan dari aktiva lancar atau total aktiva, auditor harus menerapkan prosedur tambahan. Tambahan ini meliputi menginvestigasi kinerja penjaga gudang, menerima laporan akuntan independen mengenai prosedur pengendalian penjaga gudang atas barang yang di bawah tanggung jawabnyadan mengamati persediaan fisik barang yang berada di bawah tanggung jawab penjaga gudang, seandainya itu praktis.
Apapun metode pembukuan persediaan klien, selalu ada perhitungan secara periodik atas persediaan fisik yang ada. Klien mungkin melakukan perhitungan pada saat atau di sekitar tanggal neraca, beberapa waktu sebelumnya, atau berdasarkan siklus sepanjang tahun. Dalam hubungannya dengan perhitungan fisik persediaan, prosedur pengendalian yang memadai mencakup petunjuk yang jelas mengenai perhitungan fisik, verifikasi intern yang independen atas perhitungan, rekonsiliasi independen antara hasil perhitungan dengan perhitungan dengan berkas induk perpetual,  dan pengendalian yang cukup mengenai kartu atau kertas kerja hasil perhitungan.
Aspek penting dari pemehaman auditor mengenai pengendalian fisik persediaan klien adalah pengendalian menyeluruh terhadapnya dari sejak persediaan itu ada. Hal ini perlu untuk mengevaluasi evektifitas prosedur klien, tetpi itu juga memungkinkan auditor untuk memberikan saran yang membangun kepada klien.
Keputusan audit dalam hal pengantan persediaan secara fisik umumnya sama dengan bidang audit lainnya: memilih prosedur audit, menetapkan saat pelaksanaan, mentapkan besarnya sampel dan memilih unsur yang akan diuji.
Saat pelaksanaan. Auditor memutuskan apakah pengamatan persediaan fisik dapat dilakukan sebelum tanggan neraca, terutama berdasarkan akurasi berkas induk persediaan perpetual. Kalau penghitungan persediaan fisik interim diijinkan, maka auditor saat itu mengamati dan sekaligus menguji berkas persediaan perpetual untuk transaksi dari tanggal perhitungan hingga tanggal neraca.
Besarnya sampel. Besarnya sampel yang diambil dalam pengamatan fisik biasanya tidak mungkin dinyatakan dalam angka tertentu, karena penekanan dalam pengujian ini, adalah pengamatan prosedur klien, bukannya memilih unsur tertentu untuk diuji. Cara mudah memandang besarnya sampel dalam pengamatan persediaan fisik adalah berdasarkan total jam kerja yang digunakan, bukan jumlah persediaan yang dihitung.
Pemilihan unsur. Pemilohan unsur tertentu untuk diuji adalah bagian terpenting dalam keputusan audit pada pengamatan persediaan secara fisik. Kecermatan dibutuhkan untuk mengamati perhitungan unsur yang paling signifikan dan sampel yang mewakili jenis persediaan tertentu, menanyakan jenis barang yang mungkin mengalami kusangan atau rusak, dan mendiskusikan dengan manajemen alasan unuk tidak mengikutkan barang tertentu yang material.
Tujuan audit terkait sado yang sama yang telah digunakan dalam bagian sebelumnya pada pengujian terinci atas saldo memberka kerangka acuan untuk pembahasan pengujian pengamatan persdiaan fisik. Tapi, sebelum membahas tujuan, perlu memahami beberapa komentar yang belaku untuk semua tujuan.
Bagian terpenting dari pengamatan persediaan yaitu menentukan apakah perhitungan persediaan secara fisik yang dilakukan sesuai dengan instruksi klien atau tidak. Prosedur audit pengujian terinci atas saldo yang umum dilakukan untuk pengamatan persediaan secara fisik. Sebagai tambahan atas prosedur terinci, auditor harus menelusuri semua bagian dimana peresediaan digudangkan untuk memastikan bahwa semua persediaan telah dihitung dan diberi kartu yang memadai.

»»  Baca Lebih Lanjut...

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pengolahan Data
Pengolahan data adalah manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya.
Sistem informasi akuntansi
Tugas pengolahan data dilaksanakan oleh sistem informasi akuntansi ( SIA ) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan.
Arus informasi ke lingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah satu-satunya CBIS yang bertanggungjawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. SIA bertanggungjawab untuk menyediakan informasi bagi tiap elemen lingkungan, kecuali pesaing.

Model Sistem Informasi Akuntansi
SIA melaksanakan empat tugas dasar pengolahan data :
Pengumpulan data
Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
Manipulasi data
Data perlu dimanipulasi untuk menggunkannnya menjadi informasi. Operasi manipulasi data meliputi :
•    Pengklasifikasian. Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang komputer, kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan catatan.
•    Penyortiran. Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain.
•    Penghitungan. Operasi aritmetika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan.
•    Pengikhtisaran. Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata, dan seterusnya.
Penyimpanan data
Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hingga diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Data disimpan pada mendia penyimpanan sekunder, dan file dapat dimigrasikan secara logika untuk membentuk suatu database. Secara umum, sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi.
Penyimpanan dokumen
SIA menghasilkan output perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan. Output tersebut dipicu dalam dua cara :
•    Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika sesuatu terjadi.
•    Oleh jadwal waktu. Output dihasilkan pada saat tertentu.
Umumnya output berbentuk dokumen kertas. Namun, semakin banyak yang menggunakan tampilan layar.
Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
Ada beberapa karakteristik pengolahan data yang jelas membedakan SIA dari subsistem CBIS yang lain, SIA :
•    Melaksanakan tugas yang diperlukan. Perusahaan diharuskan oleh undang-undang untuk memelihara catatan kegiatannya. Elemen-elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik, serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Manajemen pasti menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.
•    Berpegang pada prosedur yang relatif standar. Peraturan dan praktik yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.
•    Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit.
•    Terutama berfokus historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi jika pengolahan data berkelompok digunakan.
•    Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal. SIA menghasilkan sebagian output informasi bagi para manajer perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan laba rugi dan neraca merupakan contohnya.
Contoh Sistem Informasi Akuntansi
Suatu contoh yang baik dari SIA adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi, misalnya perusahaan yang mendistribusikan produk atau jasanya kepada pelanggan atau disebut sistem distribusi.

Gambaran ringkas sistem
Elemen-elemen lingkungan dari sistem distribusi mencakup pelanggan, pemasok, gudang, material, dan manajemen. Dalam terminologi DFD, istilah lingkungan dapat diterapkan pada sistem yang didokumentasikan. Karena alasan inilah, sebagian elemen lingkungan, seperti manajemen dan gudang material, berada di dalam perusahaan.
Pesanan yang diterima perusahaan dari pelanggannya umumnya disebut pesanan penjualan, dan pesanan yang dibuat perusahaan pada pemasoknya disebut pesanan pembelian. Kadang-kadang perusahaan akan menerima dahulu komitmen lisan dari pemasoknya sebelum pesanan pembelian disiapkan. Perusahaan sering harus mengirimkan nota penolakan pesanan penjualan kepada para pelanggannya mungkin karena peringkat kredit mereka buruk. Baik perusahaan maupun pemasok menggunakan faktur untuk mengingatkan pelanggannya jumlah hutang mereka, dan pernyataan untuk mengumpulkan tagihan-tagihan yang belum dibayar. Akhirnya, baik perusahaan maupun para pelanggannya harus membuat pernyataan untuk pembelian mereka.
Subsistem utama sistem distribusi
Sistem yang memenuhi pesanan pelanggan
Sistem pemasukan pesanan ( order entry system ) memasukkan pesanan pelanggan ke dalam sistem, sistem persediaan ( inventory system ) memelihara catatan persediaan, sistem penagihan ( billing system ) menyiapkan faktur kepada pelanggan, dan sistem piutang dagang ( account receivable system ) mengumpulkan uang dari pelanggan.
Sistem yang mengisi kembali persediaan
Sistem pembelian mengeluarkan pesanan pembelian persediaan yang diperlukan kepada pemasok, sistem penerimaan menerima persediaan tersebut, dan sistem hutang dagang melakukan pembayaran.
Sistem yang melaksanakan proses buku besar
Sistem buku besar adalah sistem sistem akuntansi yang mengkombinasikan data dari berbagai sistem akuntansi lain untuk tujuan menyajikan gambaran keuangan gabungan dari operasi perusahaan. Sistem ini memiliki dua subsistem. Subsistem pemeliharaan buku besar membukukan catatan-catatan yang menjelaskan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar. Subsistem penyiapan laporan menggunakan isi buku besar untuk menyiapkan laporan manajerial.



Pemenuhan pesanan pelanggan
Pemasukan pesanan
Edit data pesanan
Perusahaan menggunakan formulir pesanan penjualan untuk mencatat data yang diperlukan untuk  memproses pesanan pelanggan. Pesanan penjualan yang diterima dari pelanggan diperiksa untuk menemukan data yang hilang atau salah.
Menghitung pemeriksaan kredit
Salah satu pendekatan untuk melaksanakan pemeriksaan kredit adalah dengan mempertimbangkan dampak jumlah pesanan terhadap jumlah piutang pada pelanggan tersebut. Piutang dagang adalah jumlah yang merupakan hak perusahaan yang berasal dari penjualan sebelumnya. Jumlah piutang disimpan dalam file piutang dagang, tetapi kita juga menyertakan data itu dalam suatu file khusus, yang disebut file kredit pelanggan, yang digunakan untuk melakukan pemeriksaan kredit. Batas kredit pelanggan juga terdapat dalam file kredit pelanggan.
Log pesanan
Log pesanan digunakan untuk menindaklanjuti pesanan untuk memastikan bahwa pesanan telah dipenuhi. Log pesanan berisi elemen-elemen data seperti nomor pelanggan, nomor pesanan pelanggan, tanggal pesanan pelanggan, dan tanggal pesanan diterima. Pesanan-pesanan dalam file itu dinamakan pesanan terbuka.
Menandai pesanan yang telah dipenuhi
Catatan-catatan untuk log pesanan untuk pesanan yang telah dipenuhi diberi tanda tangan menasukkan tanggal pemenuhan untuk menentukan berapa lama waktu yang diperlukan untuk memenuhi pesanan. Informasi ini berharga bagi para manajer.
Persediaan
Memeriksa saldo persediaan
Catatan jenis barang untuk jenis barang yang dipesan diambil dari file persediaan. File saldo persediaan dari catatan tersebut dibandingkan dengan jumlah pesanan dari catatan pesanan yang diterima untuk melihat apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan. Untuk pesanan yang tidak dapat dipenuhi , catatan pesanan yang tertunda dimasukkan ke dalam file pesanan yang tertunda.
Memeriksa titik pemesanan kembali
Titik pemesanan kembali adalah jumlah persediaan yangmemicu kegiatan pengisian kembali persediaan. Saat saldo persediaan turun mencapai titik pemesanan kembali, tiba waktunya untuk memesan kembali. Titik pemesanan kembali ditetapkan cukup tinggi sehingga pasokan yang baru akan diterima sebelum semua persediaan habis.
Menambahkan jenis barang yang diterima
Proses diatas akan mengurangi saldo persediaan ketika pesanan dipenuhi. Proses yang lain meningkatkan saldo ketika pengisian kembali persediaan diterima dari pemasok.
Menyediakan data buku besar
Nilai persediaan disertakan sebagai aktiva di dalam neraca. Langkah ini mengambil data yang diperlukan sistem buku besar dari file persediaan, dan meneruskannya ke sistem itu dalam bentuk arus data buku besar persediaan.
Penagihan
Mendapatkan data pelanggan
Data pelanggan mencakup elemen-elemen seperti nama dan alamat, petunjuk pengiriman, dan nomor wiraniaga. Elemen-elemen ini akan dicetak pada faktur dan dokumen lain seperti laporan manajemen.
Menyiapkan faktur
Penyiapan faktur mensyaratkan agar tiap baris atau jenis barang yang tertera pada formulir, diperluas dengan mengalikan harga dengan kuantitas. Penghitungan lain mencakup mengakumulasikan jumlah total untuk semua jenis barang, dan mungkin menghitung pajak penjualan.
Piutang dagang
Menambahkan piutang baru
Catatan-catatan ditambah ke file piutang dagang segera setelah penagihan. Pesanan yang ditagih menjadi pemicu setiap hari.
Menghapuskan piutang yang telah dibayar
Demikian pula, catatan-catatan dihapus dari file piutang dagang untuk mencerminkan pembayaran oleh pelanggan.
Menyiapkan pernyataan
Setiap bulanan, file piutang dagang digunakan untuk menyiapkan pernyataan. Suatu pernyataan berisi satu baris untuk tiap faktur yang belum dibayar.
Menyediakan data buku besar
Secara bulanan, sistem piutang menyediakan data buku besar piutang bagi sistem buku besar yang muncul di neraca sebagai aktiva.


Pengisian kembali persediaan
Tiga sistem yang bekerja untuk memesan , menerima dan membayar pengisian kembali persediaan adalah pembelian, penerimaan, dan hutang dagang.
Pembelian
Departemen pembelian terdiri dari sejumlah pembeli yang bertanggungjawab memilih pemasok untuk pengisian kembali persediaan dan merundingkan pengaturannya seperti harga dan tanggal pengiriman.
Memilih pemasok
Pembeli memutuskan pemasok mana yang harus dipertimbangkan untuk pengisian kembali persediaan, dengan menggunakan data dari file pemasok dan mungkin dari sumber-sumber lain.
Mendapatkan komitmen lisan
Ketika pembeli menentukan pemasok mana yang merupakan calon terbaik, mereka dihubungi melalui telepon atau mungkin melalui jaringan komunikasi data dengan maksud mencapai suatu persetujuan.
Menyiapkan pesanan pembelian
Pembeli kemudian menggunakan terminalnya untuk mulai mempersiapkan pesanan pembelian.
Menutup pesanan pembelian
Jika pesanan telah dipenuhi, perlu menghapus catatan dari file pesanan pembelian terbuka. Sinyal ini datang dari sistem penerimaan dalam bentuk arus data pesanan pembelian yang terpenuhi. Catatan-catatan pesanan pembelian yang dihapus disimpan dalam file historis pesanan pembelian.
Penerimaan
Sistem penerimaan bertanggungjawab memperbarui sistem konseptual perusahaan untuk mencerminkan pengisian kembali persediaan dari pemasok.
Proses penerimaan
Sistem pembelian memberitahukan sistem penerimaan mengenai penerimaan yang akan terjadi dengan arus data pesanan pembelian yang dikeluarkan. Petugas penerimaan memproses tanda terima ( slip pengepakan ) dengan menggunakan terminal yang berada di area penerimaan untuk memanggil data barang yang dibeli dari file barang yang dibeli. Dengan menggunakan data yang ditampilkan, petugas membandingkan elemen data pada slip pengepakan, nomor pesanan pembelian perusahaan, nomor jenis barang, serta jumlahnya.

Memberitahukan sistem lain
Informasi penerimaan terdiri dari semua elemen data yang akan digunakan oleh sistem lain. Arus data barang yang diterima diarahkan ke sistem persediaan untuk memberitahukan nomor jenis barang dan jumlahnya yang akan digunakan untuk memperbarui file persediaan. Arus data pesanan pembelian yang terpenuhi diarahkan ke sistem pembelian untuk menutup pesanan pembelian yang terbuka.
Hutang dagang
Sistem hutang dagang bertanggungjawab untuk membayar  pembelian kepada pemasok.
Membuat catatan hutang kepada pemasok
Catatan-catatan ditambahkan pada file hutang dagang ketika arus data kewajiban yang terjadi diterima dari sistem pembelian.
Membayar pada pemasok
Faktur pemasok dan pernyataan pemasok dimasukkan ke dalam file faktur dan pernyataan untuk  disimpan sampai dilakukan pembayaran. Pembayaran dilakukan jika ketiga kondisi di atas telah dipenuhi.
Menghapus hutang yang telah dibayar
Saat dilakukan pembayaran pada pelanggan, catatan yang berkaitan dihapuskan dari file hutang dagang dan ditambahkan pada file hutang yang telah dibayar.
Menyediakan data buku besar
Sistem hutang dagang menyediakan data bagi sistem buku besar. Hutang muncul sebagai kewajiban di neraca.
Peran Sistem Informasi Akuntansi Dalam Pemecahan masalah
Pertama, SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar. Laporan ini sangat berharga dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen puncak.
Kedua, SIA menyediakan database yang kaya yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS lain, terutama SIM san DSS, dan sedikit bagi sistem berbasis pengetahuan.

»»  Baca Lebih Lanjut...

ISO 9000 & QS 9000

ISO 9000
ISO 9000 adalah kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu (SMM). ISO 9000 yang dirumuskan oleh TC 176 ISO, yaitu organisasi internasional di bidang standarisasi.
•    adanya satu set prosedur yang mencakup semua proses penting dalam bisnis;
•    adanya pengawasan dalam proses pembuatan untuk memastikan bahwa sistem menghasilkan produk-produk berkualitas;
•    tersimpannya data dan arsip penting dengan baik;
•    adanya pemeriksaan barang-barang yang telah diproduksi untuk mencari unit-unit yang rusak, dengan disertai tindakan perbaikan yang benar apabila dibutuhkan;
•    secara teratur meninjau keefektifan tiap-tiap proses dan sistem kualitas itu sendiri.
Sebuah perusahaan atau organisasi yang telah diaudit dan disertifikasi sebagai perusahaan yang memenuhi syarat-syarat dalam ISO 9001 berhak mencantumkan label "ISO 9001 Certified" atau "ISO 9001 Registered".

Sertifikasi terhadap salah satu ISO 9000 standar tidak menjamin kualitas dari barang dan jasa yang dihasilkan. Sertifikasi hanya menyatakan bahwa bisnis proses yang berkualitas dan konsisten dilaksanakan di perusahaan atau organisasi tersebut.
Walaupan standar-standar ini pada mulanya untuk pabrik-pabrik, saat ini mereka telah diaplikasikan ke berbagai perusahaan dan organisasi, termasuk perguruan tinggi dan universitas
ISO 9000 mencakup standar-standar di bawah ini:
•    ISO 9000 - Quality Management Systems - Fundamentals and Vocabulary: mencakup dasar-dasar sistem manajemen kualitas dan spesifikasi terminologi dari Sistem Manajemen Mutu (SMM).
•    ISO 9001 - Quality Management Systems - Requirements: ditujukan untuk digunakan di organisasi manapun yang merancang, membangun, memproduksi, memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa apapun. Standar ini memberikan daftar persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah organisasi apabila mereka hendak memperoleh kepuasan pelanggan sebagai hasil dari barang dan jasa yang secara konsisten memenuhi permintaan pelanggan tersebut. Implementasi standar ini adalah satu-satunya yang bisa diberikan sertifikasi oleh pihak ketiga.
•    ISO 9004 - Quality Management Systems - Guidelines for Performance Improvements: mencakup perihal perbaikan sistem yang terus-menerus. Bagian ini memberikan masukan tentang apa yang bisa dilakukan untuk mengembangkan sistem yang telah terbentuk lama. Standar ini tidaklah ditujukan sebagai panduan untuk implementasi, hanya memberikan masukan saja.
Masih banyak lagi standar yang termasuk dalam kumpulan ISO 9000, dimana banyak juga diantaranya yang tidak menyebutkan nomor "ISO 900x" seperti di atas. Beberapa standar dalam area ISO 10000 masih dianggap sebagai bagian dari kumpulan ISO 9000. Sebagai contoh ISO 10007:1995 yang mendiskusikan Manajemen Konfigurasi dimana di kebanyakan organisasi adalah salah satu elemen dari suatu sistem manajemen.
ISO mencatat "Perhatian terhadap sertifikasi sering kali menutupi fakta bahwa terdapat banyak sekali bagian dalam kumpulan standar ISO 9000. Suatu organisasi akan meraup keuntungan penuh ketika standar-standar baru diintegrasikan dengan standar-standar yang lain sehingga seluruh bagian ISO 9000 dapat diimplementasikan".
Sebagai catatan, ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003 telah diintegrasikan menjadi ISO 9001. Kebanyakan, sebuah organisasi yang mengumumkan bahwa dirinya "ISO 9000 Registered" biasanya merujuk pada ISO 9001.
Terdapat banyak alasan mengapa organisasi berkeinginan mengambil sertifikasi ISO 9001:2008 ini. Meskipun demikian, banyak terjadi kekeliruan dalam menerapkan sistem tersebut sehingga keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari sistem ini tidak optimal. Berikut adalah 10 (sepuluh) kekeliruan yang paling sering terjadi saat menerapkan SMM ISO 9001 tersebut:
1.    Dasar alasan mengambil sertifikasi adalah sekedar prestise, bukan untuk peningkatan keuntungan bisnis jangka panjang,
2.    Tidak ada komitmen dari pimpinan puncak,
3.    Penyediaan sumber daya pendukung tidak memadai,
4.    Gagal dalam memperlakukan konsep perubahan sebagai proses berjalan, bukan sebagai proyek sekali jadi,
5.    Penetapan batasan waktu yang tidak realistis,
6.    Gagal dalam menerapkan sistem ini ke organisasi secara keseluruhan karena menganggap sistem ini hanya cocok untuk fungsi-fungsi operasional seperti manufaktur,
7.    Gagal dalam memberikan pelatihan yang memadai kepada personil mengenai cara bagaimana menerapkan perubahan,
8.    Mendokumentasikan SMM ISO 9001 sebelum sistem ini didefinisikan dan didesain secara tepat dalam organisasi,
9.    Meyakini bahwa penerapan hanya sebatas dokumentasi prosedur-prosedur, bukan untuk peningkatan hasil-hasil
10.    Penerapan sistem ini dilakukan sebelum dilakukan pemeriksaan dan peninjauan yang seksama terhadap sistem yang ada

QS 9000
Pada tahun 1994 tiga perusahaan manufaktur otomotif besar dunia (Chrysler Corporation, Ford Motor Company, dan General Motors Corporation) melakukan sinkronisasi terhadap penilaian sistem mutu dari para pemasoknya. Sinkronisasi ini dirasakan perlu oleh ketiga perusahaan besar tersebut, mengingat produk kendaraan bermotor adalah salah satu produk yang memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi dan memerlukan pemasok (baik material maupun sub-komponen) yang jumlahnya cukup besar. Pada awalnya perusahaan manufaktur otomotif menggunakan sistem yang berbeda satu sama lain didalam melakukan pemantauan terhadap kinerja para pemasoknya.
Proses pembentukan standar sistem mutu QS-9000 diawali dengan dibentuknya Automotive Industry Action Group (AIAG), pada tahun 1995. Ketiga perusahaan manufaktur otomotif tersebut diatas bersama lima perusahaan manufaktur truk terbesar menyusun persyaratan sistem mutu bagi para pemasoknya, yang mereka namakan QS-9000.
Apa itu QS-9000?
QS-9000 adalah kependekan dari "Quality System Requirement QS-9000". Standar ini pada dasarnya berisikan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para pemasok dari ketiga OEM (Original Equipment Manufacturer) diatas. Struktur dari QS-9000 adalah mengacu kepada standar sistem manajemen mutu ISO-9001 versi tahun 1994. Namun demikian telah ditambahkan beberapa persyaratan yang berkaitan dengan kebutuhan industri manufaktur otomotif, khususnya pada bagian Perencanaan Mutu dan Pengendalian Proses.
Penggunaan QS-9000
Penerapan dari standar QS-9000 dapat dilakukan pada berbagai jenis perusahaan pemasok, baik berupa perusahaan manufaktur (manufaktur suku cadang) maupun perusahaan jasa (pengecatan, pengujian). Penekanan pada standar QS-9000 adalah pada tindakan pencegahan produk gagal dan pemborosan pada proses mata rantai pemasok. Sehingga umumnya perusahaan yang membutuhkan standar ini adalah yang memiliki konsumen berupa dunia industri. Apabila perusahaan yang menjual produknya langsung kepada konsumen perorangan secara langsung, maka penerapan standar ISO-9001 akan lebih tepat.
Pada saat ini kebutuhan akan standar sistem mutu QS-9000 ini bukan saja terbatas pada perusahan pemasok industri otomotif. Tetapi juga dibutuhkan oleh para pemasok industri elektronik. Sama halnya dengan dunia industri otomotif, maka dunia industri elektronik umumnya juga berkaitan dengan para pemasok komponen dasar dari produk akhir elektronik tersebut. Misalkan industri pembuat komputer, maka dia akan berhubungan dengan para industri pemasok komponen komputer, a.l.: produsen power supply, IC, microprocessor, dll.
Proses Sertifikasi QS-9000
Walaupun standar QS-9000 bukan dikeluarkan oleh ISO (International Standard Organisation) seperti halnya ISO-9001. Untuk mendapatkan sertifikat QS-9000 juga melalui proses audit sertifikasi yang dilakukan oleh badan sertifikasi. Dengan adanya pengakuan dari badan sertifikasi internasional tersebut, maka tentunya sertifikat QS-9000 tersebut adalah worldwide. Secara umum tahapan proses yang harus dilalui oleh suatu perusahaan untuk memperoleh sertifikat QS-9000 sama dengan ISO-9001.

»»  Baca Lebih Lanjut...

SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Komputer Sebagai Bagian dari Sistem Fisik
Telah banyak yang dicapai dalam penggunaan mesin yang dikendalikan komputer di area produksi. Mesin-mesin ini dapat melakukan tugas yang semula dilakukan oleh para pekerja. Mesin-mesin ini berbiaya lebih rendah daripada para pekerja dan mampu berkinerja lebih baik dalam beberapa hal. Usaha untuk mengotomatisasi pabrik pada awalnya ditentang dari serikat buruh. Namun, lambat laun tentangan itu berkurang karena perusahaan harus memanfaatkan teknologi komputer jika ingin bertahan dalam pasar dunia.
Computer Aided Design ( CAD )
CAD melibatkan penggunaan komputer untuk membantu rancangan produk yang akan dimanufaktur. CAD pertama-tama muncul dalam industri dirgantara sekitar tahun 1960-an dan kemudian diadopsi oleh pembuat mobil. CAD kemudian digunakan untuk merancang segala sesuatu dari struktur rumit dari bangunan, jembatan, hingga bangunan-bangunan rumit.

Computer Aided Manufacturing ( CAM )
CAM adalah penerapan komputer dalam proses produksi. Mesin produksi khusus yang dikendalikan komputer seperti bor dan mesin bubut menghasilkan produk sesuai spesifikasi yang diperoleh dari database rancangan. Sebagian mesin produksi memiliki build-in microprocessors, dan sebagian dikendalikan oleh komputer mini. Satu komputer mini dapat mengendalikan beberapa mesin produksi sekaligus.
Robotik
Robotik melibatkan penggunaan robot industrial ( IR ), alat yang secara otomatis melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam proses manufaktur. Robot industrial diperkenalkan dalam industri mobil sekitar tahun 1974, dan seperti CAD dan CAM, menyebar ke banyak industri lain. Aplikasi robotik yang populer adalah pengisian bahan baku ke dalam peralatan mesin yang diotomatisasi oleh CAM.

Komputer Sebagai Bagian dari Sistem Informasi
Sistem Titik Pemesanan Kembali ( ROP )
Setelah komputer pertama diterapkan secara berhasil dalam area akutansi, komputer diberikan tugas mengendalikan persediaan. Pendekatan yang paling sederhana adalah pendekatan relatif, yaitu menunggu hingga saldo suatu jenis barang mencapai tingkat tertentu dan kemudian memicu pesanan pembelian atau suatu proses produksi. Tingkat barang yang berfungsi sebagai pemicu disebut titik pemesanan kembali, dan sistem yang mendasarkan keputusan pembelian pada titik pemesanan kembali disebut sistem titik pemesanan kembali.
Perusahaan mengantisipasi kehabisan persediaan dan melakukan pesanan pada pemasok ketika saldo mencapai titik pemesanan kembali. Sebagai ukuran berjaga-jaga disisihkan sejumlah persediaan yang disebut safety stock.
Material Requirements Planning ( MPR )
MRP adalah suatu strategi material proaktif. MRP melihat ke masa depan dan mengidentifikasi material yang akan diperlukan, jumlahnya, dan tanggal diperlukannya.
MRP memungkinkan perusahaan mengelola materialnya secara lebih baik. Perusahaan dapat menghindari kehabisan persediaan yang disebabkan oleh menunggu hingga menit terakhir dan menyadari bahwa persediaan yang dipesan tidak tersedia. Selain itu, dengan mengetahui kebutuhan material di masa depan, perusahaan dapat merundingkan perjanjian pembelian dengan pemasok.
Manufacturing Resource Planning ( MRP II )
Sistem MRP II mengintegrasikan semua proses di dalam manufaktur yang berhubungan manajemen material. MPR II dapat menyediakan informasi bagi sistem informasi eksekutif dam bagi sistem informasi fungsional lain. MRP II juga bertukar data dengan subsistem informasi akuntansi yang terlibat dalam arus material, seperti pemasukan pesanan, penagihan, piutang dagang, pembelian, penerimaan, hutang dagang, dan buku besar.
Manfaat MRP II
•    Penggunaan sumber daya yang lebih efisien
•    Perencanaan prioritas yang lebih baik
•    Pelayanan pelanggan yang meningkat
•    Semangat kerja pegawai meningkat
•    Informasi manajemen yang lebih baik
Pendekatan Just-In-Time
Pendekatan JIT menjaga arus material melalui pabrik hingga minimum dengan menjadwalkan agar tiba di stasiun kerja tepat pada waktunya.
JIT mencoba meminimumkan biaya persediaan dengan memproduksi pada jumlah yang lebih sedikit. Ukuran lot ideal dalam sistem JIT adalah satu. Unit tunggal akan bergerak dari satu stasiun kerja ke stasiun kerja lain hingga produk itu selesai.
Waktu adalah kunci sistem JIT. Pasokan bahan baku tiba dari pemasok tepat sebelum produksi dijadwalkan untuk mulai. Bahan baku mulai memasuki jalur perakitan. Pekerja pertama menyelesaikan langkah produksi pertama dan menyisihkan barang itu. Pekerja selanjutnya memungut barang tersebut dan melakukan langkah kedua. Proses ini terus berlanjut dari satu langkah produksi ke yang lain. Jika pekerja siap untuk barang selanjutnya, ia  memberi tanda pada pekerja sebelumnya. Kanban, istilah bahasa Jepang untuk kartu atau catatan digunakan untuk memberi tanda tersebut.

Model Sistem Informasi Manufaktur















Subsistem Input
Sistem Informasi Akuntansi
Tugas pengumpulan data yang menjelaskan operasi produksi paling baik dilaksanakan dengan menggunakan terminal pengumpulan data. Pegawai produksi memasukkan data ke dalam terminal dengan menggunakan kombinasi media yang dapat dibaca mesin dan keyboard. Media tersebut paling sering berbentuk dokumen dengan bar codes yang dapat dibaca secara optis. Media lain meliputi dokumen dengan tanda pensil yang dapat dibaca secara optik, dan kartu plastik dengan garis-garis catatan yang dapat dibaca secara magnetis. Setelah dibaca, data tersebut ditransmisikan ke komputer pusat untuk memperbarui database sehingga mencerminkan status terkini sistem fisik.

Subsistem Industrial Engineering
Industrial Engineering merupakan analisis sistem yang terlatih khusus yang mempelajari operasi manufaktur dan membuat saran-saran perbaikan. IE mengkhususkan diri dalam rancangan dan operasi sistem fisik tetapi juga memahami sistem konseptual. IE dapat merupakan seorang anggota tim proyek yang mengembangkan sistem pengumpulan data dan tiap subsistem output.
Subsistem Intelejen Manufaktur
Subsistem intelejen manufaktur membuat manajemen manufaktur tetap mengetahui perkembangan terakhir mengenai sumber-sumber pekerja, material dan mesin.
Informasi pekerja
Manajer manufaktur sangat memperhatikan serikat pekerja yang mengorganisasikan para pekerja perusahaan. Jika para pekerja memilih untuk berserikat, suatu kontrak menjelaskan harapan dan kewajiban baik perusahaan maupun serikat. Informasi yang menjelaskan kinerja aktual dari kedua pihak harus dikumpulkan sehingga manajemen dapat memastikan bahwa syarat-syarat dalam kontrak terpenuhi.
Informasi pemasok
Sebagian besar departemen pembelian memiliki beberapa pembeli yang mengkhususkan diri dalam memperoleh material kelas tertentu. Pemilihan pemasok terbaik merupakan elemen kunci dalam mencapai efisiensi dan kualitas produksi. Material yang dipesan harus tiba sesuai jadwal dan dengan tingkat kualitas yang diharapkan.

Susbsistem Output
Subsistem Produksi
Subsistem produksi menyediakan gambaran bagi manajemen tidak hanya rencana-rencana produksi tetapi juga status saat ini. Manajer yang ingin menentukan status dari suatu pekerjaan dapat bertanya pada database.
Subsistem Persediaan
Manajemen manufaktur selalu bertanggungjawab atas persediaan bahan baku dan barang dalam proses. Dalam banyak kasus, perusahaan bertanggungjawab atas persediaan barang jadi.
Pentingnya tingkat persediaan
Tingkat persediaan perusahaan sangat penting karena menggambarkan investasi yang besar. Uang yang tertanam dalam persediaan tidak dapat digunakan untuk hal-hal lain. Tingkat suatu barang tertentu terutama dipengaruhi oleh jumlah unit yang dipesan dari pemasok setiap kalinya. Tingkat persediaan rata-rata dapat diperkirakan separuh kuantitas pesanan ditambah safety stock.
Biaya pemeliharaan
Biaya pemeliharaan, atau biaya penyimpanan, biasanya dinyatakan sebagai persentase biaya tahunan dari barang, dan biaya tersebut mencakup faktor-faktor seperti kerusakan, pencurian, keusangan, pajak, dan asuransi. Suatu karakteristik penting dari biaya pemeliharaan adalah kenyataan bahwa biaya itu berbanding lurus dengan tingkat persediaan.
Biaya pembelian
Perusahaan berusaha meminimumkan biaya pemeliharaan dengan menjaga agar tingkat persediaannya rendah. Salah satu cara untuk melakukannya adalah memesan dalam kuantitas kecil, dan ini mungkin akan selalu menjadi tujuan yang baik jika biaya yang lain tidak meningkat seiring menurunnya kuantitas pesanan. Biaya yang meningkat ini adalah biaya pembelian, yang mencakup biaya yang terjadi pada saat material dipesan, seperti waktu pembelian, biaya telepon, biaya sekretaris, biaya formulir pesanan pembelian, dan sebagainya.
Kuantitas pemesanan ekonomis ( EOQ )
EOQ menyeimbangkan biaya pemeliharaan dan pembelian serta mengidentifikasi biaya kombinasi terendah.EOQ ditetapkan untuk tiap barang dalam persediaan bahan baku dan disertakan sebagai suatu elemen data dalam catatan persediaan. EOQ digunakan untuk memesan pengisian kembali persediaan dari pemasok.
Kuantitas manufaktur ekonomis ( EMQ )
EMQ menyeimbangkan biaya penyimpanan persediaan dengan biaya ketidakefisienan produksi. EMQ digunakan untuk memesan pengisian kembali persediaan dari fungsi manufaktur perusahaan sendiri. Melalui penggunaan praktek manajemen persediaan ilmiah yang menyatukan konsep seperti EOQ dan EMQ, subsistem persediaan dapat memampukan perusahaan untuk mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dalam bentuk pengurangan biaya persediaan.
Subsitem Kualitas
Suatu pandangan tentang kualitas yang paing sederhana, namun menangkap pemikiran muktahir dalam bisnis, mendefinisikan kualitas sebagai kesesuaian dengan spesifikasi pelanggan.

Total quality management ( TQM )
Pendekatan menuju manajemen kualitas strategis yang mendapatkan paling banyak perhatian saat ini adalah TQM, sehingga perusahaan unggul dalam semua dimensi produk dan jasa yang penting bagi pelanggan. Keyakinan dasar yang melandasi TQM adalah :
•    Kualitas didefinisikan oleh pelanggan
•    Kualitas dicapai oleh manajemen
•    Kualitas adalah tanggung jawab seluruh perusahaan

Elemen-elemen TQM
Subsistem Biaya
Subsistem biaya dapat berisi program-program yang menyiapkan laporan periodik maupun khusus. Laporan periodik dapat dicetak dan dibagikan, atau dapat disimpan di dalam bentuk yang telah disusun sebelumnya dalam database untuk diambil nanti.
Unsur-unsur dasar pengendalian biaya
Program pengendalian biaya yang efektif dibangun berdasarkan dua unsur kunci : (1) standar kinerja yang baik, (2) sistem untuk melaporkan rincian kegiatan saat terjadinya. Jaringan pengumpulan data dapat berkontribusi di kedua area. Jika pegawai manufaktur ( operator mesin, pemeriksa, mekanik pemeliharaan ) melaksanakan tugas mereka, mereka dapat menggunakan terminal pengumpulan data untuk mencatat kegiatan sehingga manajemen manufaktur mengetahui apa yang terjadi di pabrik. Data aktual ini dapat juga diakumulasikan dari waktu ke waktu dan dikombinasikan dengan input lain, seperti industrial engineering, untuk menetapkan standar dan menjaga kemuktahirannya.
Penggunaan Sistem Informasi Manufaktur oleh Manajemen
Sistem informasi manufaktur digunakan baik dalam penciptaan maupun dalam operasi sistem produksi fisik. Informasi itu digunakan oleh eksekutif perusahaan, manajer di area manufaktur, dan juga manajer di area lain.
Para eksekutif, termasuk wakil presiden direktur manufaktur, menerima informasi dari semua subsistem output. Superintendent pabrik juga menggunakan ikhtisar output yang menjelaskan seluruh operasi.
Manajer pemasaran juga menggunakan output itu. Pemasaran tertarik pada aspek produksi seperti biaya, kualitas, dan penyediaan karena faktor-faktor tersebut mempengaruhi penjualan produk. Manajer keuangan memiliki perhatian khusus pada susbsistem produksi, karena digunakan untuk membuat keputusan penting mengenai konstruksi atau perluasan pabrik.

»»  Baca Lebih Lanjut...

PERPAJAKAN INTERNASIONAL

Untuk perusahaan multinasional, setiap otoritas perpajakan di seluruh dunia memiliki sekumpulan perbedaan yang harus disesuaikan. Tantanngannya adalah signifikan, dan kantor akuntan pajak harus bekerjasama dengan pakar hukum pajak di setiap negara dimana perusahaan beroperasi serta dengan penasihat teknis dalam kontrol pertukaran dan kemungkinan arus kas.
Walaupun sistem pajak di seluruh dunia berbeda, ini umumnya diterima bahwa setiap negara mempunyai hak untuk pajak pendapatan yang diperoleh di dalam batas itu. Pendapat berbeda mengenai anggapan pajak penghasilan, berapa biaya yang ditentukan, dan apa jenis pajak yang harus digunakan ( seperti pajak langsung atau tidak langsung ). Selain itu, terdapat perbedaan kepatuhan hukum pajak berdasarkan perbedaan budaya dan sikap terhadap penegakan hukum.

Cabang asing dan anak dari perusahaan multinasional tergantung dari berbagai macam pajak, baik langsung maupun tidak langsung, di negara-negara dimana mereka beroperasi. Masalahnya adalah bahwa pendapatan yang diperoleh di luar negeri dapat dikenakan pajak dua kali, bila penghasilan diwujudkan dalam lokasi asing dan ketika mereka menyadari perusahaan induk di negara ini. Di bidang pajak berganda, dapat ditetapkan perjanjian tertentu. Pendapatan tak kena pajak dapat mengurangi nilai pada pendapatan dan secara khusus dapat menangani masalah kredit pajak.

Tax haven dapat diartikan sebagai tempat dimana orang asing dapat menerima berbagai keuntungan, termasuk pajak rendah atau tidak ada pajak untuk golongan pendapatan tertentu.

FASB No 52 mengharuskan mengakui dampak perubahan kurs mata uang saat terjadinya transaksi. Sebagai keuntungan dan kerugian dari transaksi tersebut diakui pada saat terjadinya, bukan pada saat transaksi tersebut diselesaikan.

Insentif pajak terdiri dari dua jenis : insentif oleh negara-negara untuk menarik investor asing dan insentif pajak oleh negara untuk mendorong ekspor barang dan jasa. Bentuk lain yang populer, insentif melibatkan ekspor. Di Uni Eropa, banyak ekspor produk-produk bernilai nol, yang berarti bahwa ekspor tidak dikenakan PPN. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menawarkan produk mereka pada harga lebih rendah. Meksiko dan Jepang juga memiliki PPN impor tetapi tidak menerapkan PPN terhadap ekspor. Di Amerika Serikat dan Inggris, banyak pihak yang berwenang dapat menawarkan penurunan atau penghapusan pajak properti lokal.

Biaya internal, sebagai biaya transfer intra perusahaan, merujuk kepada harga barang dan jasa yang ditransfer diantara anggota dari perusahaan, misalnya perusahaan induk ke perusahaan anak, antara perusahaan anak ke perusahaan induk dan seterusnya. Dalam teori, harga sebaiknya diterapkan pada harga pokok produksi, tetapi dalam kenyataannya tidak. Harga transfer juga sebagai alat kontrol manajemen dan minimalisasi pajak mungkin bertentangan dengan tujuan dari motivasi manajemen untuk menambah keuntungan.

Perusahaan dapat menggunakan transfer pricing dari keuntungan pajak ketika perusahaan anak menjual produk. Meskipun industri di negara-negara seperti Amerika telah menyatakan tentang kebijakan transfer pricing pada perusahaan domestik, mereka kini menjadi prihatin terhadap kebijakan transfer pricing dari investor asing. Faktor yang mempengaruhi harga transfer selain keuntungan perusahaan adalah perbedaan tarif pajak, pembatasan dalam pengiriman kembali dari keuntungan atau dividen, dan posisi kompetitif dari anak perusahaan asing.

Ada berbagai cara dimana perusahaan dapat memilih metode untuk layanan dan pasar luar negeri, yaitu ekspor barang dan jasa dan teknologi, cabang operasi, dan anak perusahaan asing.

»»  Baca Lebih Lanjut...